МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАРИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ГОУ  ВПО «МарГТУ»)

ВЫСШИЙ  КОЛЛЕДЖ МАРГТУ «ПОЛИТЕХНИК» 

Отделение специальностей социально- экономического профиля и начального профессионального образования

Специальность 100201.51 Туризм 
 
 

РЕФЕРАТ

По дисциплине  «Информационная технология профессиональной деятельности»

Студентки Шерстнёвой Ксении Александровны 

На тему: «Организация архива электронных документов» 
 
 

Автор работы:

Студентка группы Т-21 К.А. Шерстнёва  _________________

                                                          (подпись)

Руководитель:

преподаватель Л.И. Логинова    _________________

                                                            (подпись) 

   Дата  сдачи:

   «___» _________ 20___г.

Оценка: _____________

2011

 

Содержание 

 

Введение.

 

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов. 

Необходимо  сразу отметить, что архив электронных  документов – это не просто отдельный  сервер, компьютер или место для  складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая  система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата. 

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов. 

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях. 

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

– в  оперативном использовании в  организации;

– в  архивах организации при обеспечении  кратковременного хранения (до 5–7 лет);

– в  ведомственном архиве, архиве фирмы  или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения. 

Несмотря  на то, что электронные документы  появились несколько десятилетий  назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д. 

Если  говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск) [1], который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. 

Опыт  хранения электронных документов в  нашей стране гораздо меньше, чем  в западных странах, и накапливаться  он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала–середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования как правило погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70–80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований [2]. 

Недавнее  исследование по наличию информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, проведенное ВНИИДАД, показало, что лишь немногие из них обладают неким подобием архива электронных документов (МНС, Государственный таможенный комитет, МЧС, Минимущество) [3]. В этих организациях только начинает развиваться нормативно-методическая база такого архива организации, сами документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере. 

Архивная  служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов  федерации только начинают рассматривать  возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

– Центр  электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары, создан в 1996 г.;

– Центральный  архив документов на электронных  носителях Москвы (ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;

– Центр  электронной документации Республики Калмыкия, создан в 2002 г. 

Нормативное и методическое обеспечение  архивного хранения электронных документов.

 

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее  время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003). 

Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с  электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач. 

Вопросы терминологии электронных  документов.

 

Одна  из первых проблем, связанных с организацией архивного хранения электронных документов, терминологическая: что, собственно, такое "электронный документ? Материален он или эфемерен? 

Согласно  федеральному закону "Об электронной  цифровой подписи" (2002) "электронный  документ" – это "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме". Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие "документ" как – "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе. 

Однако  следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный  документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать "документом", когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора. 

Отмеченные  особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и  применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения  и прочтения) следует всякий раз  учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности. 

Проблемы  обеспечения сохранности  электронных документов.

 

Работы  по обеспечению сохранности электронных  документов можно разделить на три  вида: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде. 

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя. 

Важен также выбор типа носителя, его  долговечность. Этот выбор зависит  от вида электронного документа и  срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.