Office Word 2007. MS Excel

Файл может  содержать несколько взаимосвязанных  рабочих листов,  образующих   единый  трехмерный  документ  (блокнот, рабочую папку).  С помощью трехмерных документов  пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

Трехмерные  документы   (блокноты,   папки)   -   одно  из важнейших новшеств программы  Excel  версии  5.0,  позволяющее значительно   упростить   и  ускорить  работу  с  таблицами  и управление рабочими листами.  В новой версии рабочие документы могут  содержать  до  255 таблиц,  диаграмм или VBA-программ в       одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,  относящуюся  к  одной теме,  и  хранить ее в одном файле,  что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.Это преимущество  новых  документов  особенно проявляется при  связывании  данных  в  таблицах.  В   предыдущей   версии программы в случае,  если нужно было использовать результат из какой-либо  ячейки  другой  таблицы,   приходилось   открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении  информационных  связей  между  таблицами  одного документа   не   нужно  ничего  открывать,  т.к.  все  таблицы       находятся в одном файле. 

Новая технология  облегчает  также  анализ данных.  Чтобы проанализировать данные,  расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

ПОСТРОЕНИЕ  ТАБЛИЦ

Все данные таблицы записываются в так называемые  ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы.  По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel  в стандартном   формате,  который  устанавливается  при  запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.В программе  Excel  имеются  контекстные  меню,   которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.  Эти меню содержат много директив обработки и форматирования  таблиц.  Директивы  форматирования можно также вызвать    на    панели    форматирования    (вторая    строка пиктографического  меню),  щелкнув  мышью  по  соответствующей      пиктограмме.

ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Возможность использования формул и функций  является одним из важнейших свойств  программы обработки  электронных  таблиц. Это,  в  частности,  позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы,  которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить  формулу  от  текста.  После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащее  аргументы, арифметические операции и функции.В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.  Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).Формула может  содержать  ссылки   на   ячейки,   которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.  Однажды введенная формула может  быть  в  любое  время модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную  ссылку  в  большой таблице.Кроме этого,  программа  Excel  позволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколько  операций.  Для наглядности можно включить текстовый  режим,  тогда  программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

ПОСТРОЕНИЕ  И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические диаграммы  оживляют  сухие  колонки  цифр   в таблице,  поэтому  уже  в  ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.  В пятую версию Excel  включен  новый Конструктор диаграмм,  который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый  тип  трехмерных  диаграмм  -  так  называемые кольцевые диаграммы,  которые   дополняют   поверхностные   и   сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.Диаграмму модно  расположить   рядом   с   таблицей   или разместить ее на отдельном рабочем листе.Конструктор диаграмм является одним  из  наиболее  мощных средств в программе Excel.  Построение диаграммы с его помощью выполняется  за  несколько  шагов.  Конструктору   указывается исходная область таблицы,  тип диаграммы, используемые надписи и цвета.  На основной панели имеется  пиктограмма  для  вызова Конструктора диаграмм.

ФУНКЦИИ

Для выполнения   табличных   вычислений   нужны  формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются  очень часто,   то  программа  Excel  предлагает  более  200  заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции  разделены  по  категориям,  чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на   всех   этапах  работы  правильно  применять  функции.  Он позволяет построить и вычислить  большинство  функций  за  два шага.В программе  имеется  упорядоченный  по  алфавиту  полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя;  в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому  при  поиске  по  категориям  полезно  воспользоваться краткими  описаниями  функций,  которые предлагает Конструктор функций.  Функция  оперирует   некоторыми   данными,   которые       называются  ее  аргументами.  Аргумент  функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек.  Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

ОБМЕН ДАННЫМИ

Обмен данными  позволяет пользователю Excel импортировать в свои  таблицы  объекты из других прикладных программ и передавать  (экспортировать)  свои  таблицы  для встраивания в другие объекты.Концепция обмена   данными  является  одной  из  основных концепций   среды   Windows.    Между    объектами,    которые обрабатываются  различными прикладными программами,  создаются информационные связи,  например,  между таблицами и  текстами. Эти  информационные  связи реализованы динамически,  например, копия  таблицы,  встроенная   в   текст,   будет   обновляться  (актуализироваться)  всякий раз,  когда в ее оригинал вносятся изменения.К сожалению,  не  все  прикладные  программы поддерживают механизм обмена данными,  но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

ОБРАБОТКА СПИСКОВ

Списки позволяют    эффективно    работать   с   большими однородными наборами данных.Списком будем   называть   упорядоченный   набор  данных, имеющих  одинаковую  структуру.  Например,  списком   является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их  телефонов.  Каждый  элемент  списка  занимает  одну строку,  в  которой  данные распределяются по нескольким полям (столбцам).  В программе  Excel  списки  являются  специальным видом  таблиц,  для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как  внутренние  базы  данных,  в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.В пятой версии  программы  Excel  разработчики  из  фирмы Microsoft   значительно  упростили  работу  со  списками.  Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить  только те  части  списка,  которые  нужны для выполнения определенной задачи.

АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа  больших  списков  данных  в  программе  Excel предусмотрены специальные средства.Под анализом данных здесь понимаются методы,  позволяющие лучше  понять тенденции и закономерности,  которым подчиняются табличные данные.  Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую   версию  программы  Excel,  предназначены  для  анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага.  Структуру опорной таблицы можно легко  изменить  в  интерактивном  режиме  путем       перемещения  названий  полей  данных  из одной части таблицы в другую.Кроме опорных таблиц,  в программе Excel имеются и другие методы  анализа  наборов  данных.  Очень   полезной   является директива   поиска  решения  уравнений,  которая  по  заданным значениям  полей  находит  другие  значения,   удовлетворяющие определенным соотношениям.

БАЗЫ ДАННЫХ

В комплект  поставки Excel 5.0 входит программа обработки  внешних баз данных MS Query.Программа Query  (Запрос)  может  работать  с  текстовыми файлами и с  данными,  которые  были  подготовлены  следующими программами   управления  базами  данных:  Ms  Access,  dBASE, FoxPro,  Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на  диске  в формате,  одной из перечисленных выше баз данных,  будем называть внешней базой данных.Если в  процессе  работы  с  таблицей  в  программе Excel возникает необходимость  обратиться  к  внешней  базе  данных, нужно  запустить  программу Query.  Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные  данные в  программе  Excel.  В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query. 

КОНФИГУРИРОВАНИЕ  ПРОГРАММЫ EXCEL 

Программу Excel можно настраивать в соответствии с    индивидуальными  запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel,  определив круг  наиболее часто  используемых функций,  может организовать работу с ними наиболее удобным  для  себя  образом.  С  другой  стороны,  те функции  программы,  которые  никогда  не используются,  можно     вообще  убрать  из  конфигурации,  чтобы  сэкономить   ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.