Обработка данных средствами электронных таблиц MS Excel

          Область печати — эта часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать¹¹. По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа и захватывающий все заполненные ячейки. Если часть данных не должна выводиться на бумагу, область печати можно задать вручную. Для этого надо выделить ячейки, которые должны быть включены в область печати, и дать команду Файл→Область печати → Задать. Если текущей является одна-единственная ячейка, то программа предполагает, что область печати не выделена, и выдает предупреждающее сообщение.

          Если область печати задана, то программа отображает в режиме предварительного просмотра и распечатывает только ее. Границы области печати выделяются на рабочем листе крупным пунктиром (сплошной линией в режиме разметки). Для изменения области печати можно задать новую область или при помощи команды Файл → Область печати → Убрать вернуться к параметрам, используемым по умолчанию.

          Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром. В некоторых случаях требуется, чтобы определенные ячейки располагались вместе на одной и той же печатной странице или, наоборот, разделение печатных страниц происходило в определенном месте рабочего листа. Такая возможность реализуется путем задания границ печатных страниц вручную. Чтобы вставить разрыв страницы, надо сделать текущей ячейку, которая будет располагаться в левом верхнем углу печатной страницы, и дать команду Вставка → Разрыв страницы. Программа Excel вставит принудительные разрывы страницы перед строкой и столбцом, в которых располагается данная ячейка. Если выбранная ячейка находится в первой строке или столбце А, то разрыв страницы задается только по одному направлению.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

          Наша курсовая работа позволила укрепить знания в применении такой  программы, как MS EXCEL. Именно программа Ms Excel является самой распространённой в работе с таблицами.

         Современные технологии обработки  информации часто приводят к  тому, что возникает необходимость  представления данных в виде  таблиц. В языках программирования  для такого представления служат  двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

          Электронная таблица (ЭТ) позволяет  хранить в табличной форме  большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

         При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

          Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, — выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация — AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк — с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

          Следующий объект в таблице  — диапазон ячеек. Его можно  выделить из подряд идущих  ячеек в строке, столбце или  прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

          Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.

          Иногда электронная таблица может  быть составной частью листа,  листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

          Ячейки в электронных таблицах  могут содержать числа (целые  и действительные), символьные и  строковые величины, логические  величины, формулы (алгебраические, логи-ческие, содержащие условие).

          В формулах при обращении к  ячейкам используется два способа  адресации — абсолютная и относительная  адресации. При использовании  относительной адресации копирование,  перемещение формулы, вставка  или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем — фиксирована строка, столбец может изменяться).

         При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

          Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

          Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

          Графический режим дает возможность  отображать числовую информацию  в графическом виде: диаграммы  и графики. Это позволяет считать  электронные таблицы полезным  инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

          Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Они ориентированы, прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.

     Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых, конструкторов и людей целого ряда других профессий, чья деятельность связана с расчетами.

         В наше время  программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

          В Ms Excel 2007 можно сразу найти все самые важные инструменты для редактирования ячеек, форматирования таблиц и перемещения по интерфейсу. Теперь нет необходимости искать нужное меню, если требуется быстро изменить внешний вид ячейки или применить фильтр к данным.

Ms Excel 2007 было изменено таким образом, чтобы пользователи могли легко находить и использовать его функциональные возможности. Рабочая среда оптимизирована для удобства пользователей. Добавлены новые технологии, позволяющие быстро найти, выделить и выбрать нужный элемент, а не выбирать его в сложных для понимания диалоговых окнах. Также можно быстрее получать нужные результаты, воспользовавшись наборами функций, представленными в пользовательском интерфейсе Office Fluent.

          Из всего  вышесказанного можно сделать вывод, что электронные таблицы MS Excel являются очень удобным и почти незаменимым инструментом работы, как для опытного пользователя, так и для начинающих. Эта программа сильно упрощает и делает более лёгкой и приятной работу во многих отраслях нашей жизни.

        Каждый  человек, чья работа связана с  составлением каких-либо отчётов, построением  графиков, выполнением сложных расчётов должен уметь пользоваться программой MS Excel. Это сильно упростит и сделает более быстрой и менее трудоёмкой всю рутинную работу. 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. URL: http://orda2000.narod.ru/books/study/excel/excel.htm (Дата обращения 29.04.2010)

2.   URL: http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t2_1.html (Дата обращения 29.04.2010)

3. URL: http://www.kgafk.ru/kgufk/html/exceln1.html (Дата обращения 12.05.2010)

4. URL: http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t2_2.html (Дата обращения 12.05.2010)

5. URL: http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t2_4.html (дата обращения 01.05.2010)

6. URL:  http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/HP052386071049.aspx (дата обращения 29.04.2010)

7. URL:  http://detc.usu.ru/Assets/aCOMP0021/4.htm (дата обращения 29.04.2010)

8. URL:  http://yuschikev.narod.ru/Teoria/Excel2003/Excel4.html (дата обращения 30.04.2010)

9. Шафрин Ю. А.  Информационные технологии  Часть 2. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2002. – С. 180

10. Леонтьев  В.П.  Персональный компьютер.  М.: Олма-Пресс, 2004. – С. 926