Обработка данных средствами электронных таблиц MS Excel

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ 

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«ЧУВАШСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ имени  И.Н. УЛЬЯНОВА» 
 
 
 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ 
 
 

КАФЕДРА АРХИВОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 
 

ОБРАБОТКА ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ ЭЛЕКТРОННЫХ  ТАБЛИЦ MS EXCEL. 
 
 
 
 
 
 

      Выполнила:

      студентка группы

      Никитина  Наталья 

                                                                           

                                                                          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

ГЛАВА1.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОНОЙ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL…………………………………………………………………………………………....5

1.1 ЯЧЕЙКИ  И ИХ АДРЕСАЦИЯ…………………………………………….…6

1.2 ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ………7

ГЛАВА 2. СОДЕРЖАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ……………………..9

2.1 ФОРМУЛЫ И ССЫЛКИ НА ЯЧЕЙКИ……………………………………..9

2.2 АБСОЛЮТНЫЕ И ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ………………………10

2.3 КОПИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЕК……………………………...11

2.4 АВТОМАТИЗАЦИЯ ВВОДА………………………………………………12

2.5 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТАНДАРТНЫХ ФУНКЦИЙ……………………...14

ГЛАВА 3. ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ ДЛЯ  РАСЧЕТОВ…16

3.1 ИТОГОВЫЕ  ВЫЧИСЛЕНИЯ………………………………………………16

3.2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ  НАДСТРОЕК………………………………………...17

ГЛАВА 4. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ И ГРАФИКОВ………………….…19

4.1 ВЫБОР  ТИПА ДИАГРАММ, ВЫБОР ДАННЫХ, ОФОРМЛЕНИЕ  ДИАГРАММЫ И ЕЕ РАЗМЕЩЕНИЕ…………………………………………19

4.2 РЕДАКИРОВАНИЕ  ДИАГРАММЫ……………………………………….21

ГЛАВА 5. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ EXCEL…………………………………22

5.1 ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ  ПРОСМОТР………………………………………22

5.2 ПЕЧАТЬ  ДОКУМЕНТА И ВЫБОР ОБЛАСТИ  ПЕЧАТИ…………….....23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….................25

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………….30 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

          Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

        Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение  электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• решения  задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

• обработки  результатов экспериментов;

• проведения поиска оптимальных значений параметров;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

          Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими

табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

          Excel — пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Для ведения домашней бухгалтерии Excel тоже вполне подходит.

Основное  отличие электронных таблиц от тех  табличек, которые можно строить  в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления. Ведь вордовская табличка —  это просто способ расположения слов и чисел, вы не сможете попросить свой текстовый редактор, к примеру, посчитать сумму чисел по столбцу, а результат поместить в такую-то ячейку. То есть попросить-то сможете, а вот посчитать всего этого Word не сумеет. Зато Excel сумеет.

          Оформление таблиц может быть самым разнообразным (а это немаловажно, когда нужно распечатать прайс-лист, справку или презентационный материал), возможности форматирования данных — как в хорошем текст-процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д. и т.п.

       Цель моей работы — изучение функциональных возможностей технологии системы электронных таблиц Excel.

     Задачи, поставленные при выполнении курсовой работы:

• выявить основные понятия электронных таблиц

• рассмотреть содержание электронной таблицы

• проанализировать как электронная таблица используется для различных расчетов

• рассмотреть как строиться диаграммы в табличных процессорах.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОНОЙ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL

     Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

          Электронная таблица — это специальная модель структурирования, представления и обработки произвольной информации, тесно связанная с текстовыми документами.¹

          Документ Excel называется рабочей книгой (рис.1). Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

       Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки ).

рис.1²

   1. Поле названия главного окна.

   2. Строка меню.

   3. Кнопки управления 

   4. Панели инструментов.

   5. Поле имени. 

   6. Строка формулы. 

   7. Строка состояния 

   8. Поле названия окна рабочей  книги (дочернее окно Excel).

   9. Активный лист рабочей книги. 

  10. Кнопка выделения всего листа. 

  11. Активная (текущая) ячейка.

  12. Имя столбца.

  13. Имя строки. 

1.1 ЯЧЕЙКИ И ИХ АДРЕСАЦИЯ

          На пересечении столбцов и строк образуются  ячейки таблицы. Ячейки – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес³. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DЕ324. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенных в разных ячейках. Активная ячейка - это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой при щелчке по ней мышью. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором

          Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Активная ячейка − это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой при щелчке по ней мышью⁴. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором

          На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположенных углах прямоугольника, например: А1:С15.

          Если требует выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке  столбца (строки). Протягиванием указателя по  заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

1.2 ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ.

          Отдельная ячейка может содержать  данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

         Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод в формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

          Ввод текста и чисел. Текст - это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток⁵. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.