Обмен данными в MS Office

Всероссийский заочный финансово-экономический

институт 

Кафедра автоматизированной обработки

Экономической информации 
 
 
 

Курсовая  работа  

по дисциплине «Информатика» 

на тему «Обмен данными в MS Office» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                     2009 г

                                    ОГЛАВЛЕНИЕ 

    Введение                                                                                                   стр.3

1. Основные понятия, используемые при изучении обмена данными

    в MS Office                                                                                               стр.4

2. Обмен данными между приложениями MS Office                              стр.6
3. Способы обмена данными                                                                   стр.11

          Заключение                                                                                            стр.16

4. Практическая часть                                                                               стр.18

    Список  использованной литературы                                                   стр.23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Обмен данными в широком смысле –  это передача информации от одного объекта к другому. В компьютерном мире до недавнего времени под обменом данными часто понимали процесс ввода и вывода данных между оперативной памятью и периферийными устройствами. С появлением концепции Windows под обменом данными стали понимать передачу данных от одного объекта к другому. В результате этого процесса объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов.

    Такими  объектами могут быть приложения, папки, документы, а передаваемыми  данными могут быть фрагменты  документов, документы, файлы, папки, т. е. объекты среды Windows. Так, в результате копирования файла или папки появляются их копии, а вследствие обмена данными между приложениями создаются составные документы, собранные из фрагментов, сформированных в разных приложениях.

    Пакет MS Office объединяет общим названием большое количество программ, и делает их единой взаимосвязанной системой. В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью MS Word, можно вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а настоящую, "живую", считающую таблицу. Именно поэтому обмен данными между приложениями играет большую роль в среде MS Office. 
 
 
 
 
 
 
 

    1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ИЗУЧЕНИИ ОБМЕНА ДАННЫМИ В MS OFFICE 

    Обмен данными – процедура приёма и передачи данных, включая кодирование, декодирование, буферизацию и проверку.

    Пользователь - человек или юридическое лицо, использующее вычислительную систему (например, ЭВМ) или программное средство (программу, процедуру и т. п.).

    Буфер обмена – буфер, используемый при обменной буферизации. Все сегменты такого буфера в отличие от простого буфера не обязательно должны быть смежными областями основной памяти [5, с.261].

    Символ – цепочка знаков, представляющая некоторое понятие реального мира.

    Клавиатура – устройство ручного ввода информации в ПК.

    Меню – список команд или функций, представляемых пользователю на выбор.

    Мышь  – устройство позиционирования, служащее для указания координат на экране.

    Окно – средство фрагментации данных при их представлении и обработки.

    Программа – формализованное описание последовательности действий устройств компьютера по реализации той или иной задачи.

    Пакет прикладных программ (ППП) – это совокупность программ и средств доступа к ним написанных для конкретной индивидуальной работы упрощения пользования.

    Папка – средство организации и представления сетевых ресурсов ПК в операционных системах Windows.

    Список – упорядоченная последовательность произвольных элементов данных.

    Файл – поименованная целостная совокупность данных в памяти ПК  

или на машинном листе.

    Текстовый редактор – обобщенное название комплекса прикладных программ для создания и редактирования текстов, программ и документов.

    Электронные таблицы - распространенное название комплекса прикладных программ для обработки, ведения и хранения структурированных данных (таблиц), в которых необходимо производить различные расчеты (например, бухгалтерия, бизнес-план).

    Составной (интегрированный) документ – документ, в котором объединены данные разного типа, созданные в разных приложениях.

    Документ-источник – документ, объект которого вы хотите связать или внедрить в свой документ.

    Документ-получатель – документ, в который вставляются OLE-объекты.

    Windows – разработанная компанией Microsoft многозадачная операционная система, которая снабжена графическим интерфейсом пользователя.

    Microsoft Office Word – мощнейший текстовый редактор с элементами издательской системы.

    Microsoft Office Excel – создание, обработка, анализ и отображение информации в форме электронных таблиц.

    Microsoft Office PowerPoint – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов.

    Object Linking and Embedding (OLE) – объектное связывание и внедрение. Разработанный компанией Microsoft  протокол обмена данными, которые представлены в виде объектов. 
 
 
 
 

2. ОБМЕН ДАННЫМИ МЕЖДУ ПРИЛОЖЕНИЯМИ MS OFFICE

    Microsoft Offiсe – пакет прикладных программ, позволяющий решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Offiсe настолько тесно связаны между собой, что часто их совокупность рассматривается как единая программа.

    За непродолжительное время пакет превратился в широко интегрированную систему, включающую не только уже ставшие привычными пользователям средства(текстовый и табличный процессоры, системы управления базами данных, системы управления персональной информацией и ряд других), но и серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для совместной работы по решению широкого круга бизнес – задач.

    В состав пакета входят два блока компонентов – основные и вспомогательные.

    Блок  основных компонентов состоит из следующих приложений:

    ▪ текстовый процессор Microsoft Word. Универсальный редактор текстовых  документов, снабженный большим набором инструментов, присущих настольной издательской системе, позволяющий создавать документы самого высокого уровня сложности;

    ▪ система электронных таблиц (табличный  процессор) Microsoft Excel.

    Область применения табличного процессора весьма широка: от выполнения элементарных вычислений до создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм, и финансовых моделей. Электронная таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями. К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относятся возможности. разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах, на базе встроенных функций и программы создавать собственные функции и формулы любого уровня сложности, создавать качественные двух и трехмерные графики и диаграммы, обрабатывать информацию баз данных в списках, анализировать данные и разрабатывать сценарии, повышать производительность работы за счет создания и применения макросов;

    ▪ система подготовки презентаций  Microsoft PowerРoint. Разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа экспозиций. Программа позволяет строить презентацию на основе стандартных наборов слайдов или же задавать свое собственное содержание с помощью презентационных средств PowerPoint и данных из Word, Excel или Access. Приложение снабжено большим набором шаблонов слайдов. В слайд могут быть помещены текстовая информация, различного рода графики и диаграммы, графические изображения. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда, и при смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций;

    ▪ система управления персональной информацией Microsoft Outlook – приложение, выполняющее функции электронной записной книжки, дневника, средства для составления личного расписания, графика встреч и прочее, с возможностью работать с электронной почтой;

    ▪ система управления базами данных Microsoft Access – приложение для работы с базами данных, с помощью которого можно создавать и вести списки клиентов, хранить учетную информацию о товарах и другие упорядоченные данные. Для удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов поиска системы предоставляет возможность создавать различные формы, запросы и отчеты, как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати;

    ▪ система управления веб - узлами Microsoft FrontPage – приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и  редактированию веб-страниц пользователю, не знакомому со специальными языками программирования;

    ▪ настольная издательская система Microsoft Publisher. Основное предназначение этого приложения – средство для создания профессионально оформленных публикаций – брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс оформления документа;

    ▪ система управления проектами Microsoft Project. Продукт имеет удобные средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы её анализа;

    ▪ система подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические), циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого уровня сложности.

    К числу вспомогательных приложений относятся:

    ▪ интерпретатор запросов к внешним  базам данных Microsoft Query;

    ▪ программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart;

    ▪ программа создания диаграмм Microsoft Graph;

    ▪ программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

    ▪ редактор математических формул Microsoft Equation;

    ▪ программа распознавания текстов Microsoft Office Document Imaging;

    ▪ средства рисования Microsoft Draw;

    ▪ географические карты Microsoft Map;

    ▪ служба индексации документов Microsoft Find Fast;

    ▪ коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt;

    ▪ панель Microsoft Office.

    Панель Microsoft Office является своего рода «пультом дистанционного управления» и представляет собой набор настраиваемых кнопок, расположенных вдоль одной из сторон экрана.

    В результате процесса обмен данных, объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов.

    MS Office отличается тесной интеграцией приложений. Это значит, что все программы, входящие в состав MS Office, могут обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Приложения MS Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из MS Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в MS PowerPoint. Можно поместить кусок таблицы из MS Excel в текст документа MS Word или в слайд MS PowerPoint, а можно импортировать в базу данных MS Access. Кроме того, любое приложение MS Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.