Назначение табличных процессоров

Введение 

      Microsoft Excel входит в состав пакета MS Office и является одним

из самых популярных сегодня табличных процессоров  – программ для работы с электронными таблицами.

В ходе ввода  и обработки информации приходится осуществлять различные манипуляции с данными источника (копирование, удаление, перенос, различные расчеты и т. п.).

Важно отметить, что одни и те же действия, связанные  с обработкой и

анализом данных, можно выполнять разными способами. Советую опробовать различные варианты достижения нужных результатов с тем,  чтобы выбрать наиболее оптимальные для вас.

      Современные технологии обработки информации часто  приводят к тому, что возникает  необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

      Электронные таблицы могут применяться на любых рабочих местах, на которых требуется производить некоторые расчеты и печатать выходные формы. Наиболее часто расчеты производятся на рабочем месте экономиста, бухгалтера. 

Для самостоятельной  организации рабочего места экономиста существуют два направления: системы управления базами данных, которые требуют более серьезной подготовки в программировании, а также не совсем удобный инструментарий для создания пользователем своих выходных форм; и электронные таблицы, которые имеют некоторое ограничение по мощности, но более просты в работе.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Табличный процессор Excel

 
 
 
 
Назначение  табличных процессоров

      Табличный процессор (электронная  таблица) — программа для математической, статистической и графической обработки массивов текстовых и числовых данных в таблице. Распределяет и обрабатывает данные (текст, числа, формулы) в ячейках строк и столбцов, выводит на экран значения. Электронная таблица не только автоматизирует расчеты, но и является эффективным средством моделирования вариантов и ситуаций при изменении данных. Формулы и функции предопределяют взаимоотношения ячеек друг с другом. При изменении данных происходит мгновенный пересчет значений в ячейках, покапывая, к каким последствиям это приведет.

  Табличный процессор может обработать обширную числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги, провести исследование в экономической и правовой статистке, социологии, выдать результат не только в виде чисел, но и диаграмм, графиков, организационных схем (см. главу 16). Оценка данных, сопоставление результатов вычислений ускоряет принятие решения в управленческой и деловой деятельности.

  Самые известные табличные процессоры — Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Corel, Works. Умение работать с электронными таблицами — решительное преимущество при устройстве на работу в частную компанию.

  Информационная  структура таблицы описывается  строками с номерами 1, 2, 3,... и столбцами с буквами А, В, С,... (рис. 15.1). Поэтому ячейки (или клетки) таблицы обозначаются координатами А2, СЗ, D4, как в шахматах или игре «Морской бой».

  В ячейки можно ввести данные, задать формат их представления (проценты, руб.), установить формулы вычисления зависимых значений. Например, в ячейки столбцов «Цена за штуку», «Количество, шт.» вводят данные, а в ячейки столбца «Общая стоимость» — формулы умножения цены за штуку на количество штук.

  Ячейки  с формулами показывают значения результата вычисления, причем если данные в ячейках столбцов В и С изменить, значения ячеек столбца D будут пересчитаны. Это позволяет изучать сценарии «что, если». Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы и большие объемы исходных данных.

  Версии  табличного процессора Microsoft Excel 97/2000/ХР/2003 обмениваться файлами, так как создают их совместимыми по формату. В состав программы Excel входит система управления базами данных (СУБД), текстовый редактор, модуль деловой графики для построения наглядных диаграмм по табличным данным. Название Excel — изящная игра слов: Excellent cells — превосходные ячейки. А еще англ. excel [ik'sel] - превосходить, поэтому можно рекомендовать ударение эксель.

  Форматирование  шрифта, выравнивание, проверка орфографии, вставка объектов в редакторе  Excel аналогичны приемам текстового редактора Word. Другие операции присущи только Excel и связаны с его математическими возможностями.

Формулы 

Microsoft Excel  обрабатывает данные при помощи формул и встроенных стандартных функций.

      Формула — уравнение или выражение. В ячейке электронной таблицы формула — введенное выражение, всегда начинающееся со знаки равенства = и содержащее далее константы (числа), операторы, функции и ссылки - адреса ячеек. Введенные в формулу адреса ячеек определяют, как значение ячейки зависит отданных в других ячейках текущего листа, листов той же книги или других книг. Например, в ячейке С5 формула =A4*D7 будет умножать данные из ячейки А4 на данные из ячейки D7. В ячейке листа формула видна только в момент ввода или редактирования, а после ввода ячейка выводит результат исчислений. Когда табличный курсор выделяет ячейку с формулой, формулу видно в строке формул.

  В ячейке Excel математические формулы могут содержать не более 240 символов.

  Константа представляет собой готовое (не вычисляемое, постоянное) значение, которое введено в ячейку: текст, целые и дробные десятичные числа (в том числе процентные и денежные форматы), даты, время. Например, число 210, дата 09.04.2004 и текст «Осужден по статье» являются константами, а выражение =(35+590)*23 и =0,13*CУMM(C9:D29) являются формулами, в которые входят числовые константы 35, 590, 23 и 0,13. Сами формулы не являются константами.

  Операторы определяют действия в формуле (сложение, умножение, деление, сравнение, а также объединение). Арифметические операторы +, —, *, / вводят знаки плюс, минус, умножить, разделить, например: =(B4+25*C4)/(D5—F5). Оператор процентов % записывается вплотную к числу или адресу ячейки и соответствует делению на 100. формула =(1+5%) вычислит значение 105%, а формула =С5*(1+5%) о эквивалентна =С5*1,05 и вычисляет 105% от числа в ячейке С5. Оператор возведения в степень  (крышка) находится на клавише 6_англ.

Импример, формула =3^Л4 означает З⁴ и возвратит значение 81.

  Внимание! Термин «возвращать» в отношении формул и функций табличный обработки данных означает «выводить в качестве значения ячейки». Набираются и вводятся данные, формулы, функции, и послу исчисления возвращается результат — число, текст.

  Формула =5+2*3 возвращает число 11, но формула =(5+2)*3, с теми же числами, сначала вычислит значение 7 в скобках, потом умножит на 3 и возвратит число 21.

  Операторы сравнения: = (равно), < (меньше), > (больше), <= (меньше или равно), >= (больше или равно), <> (не равно) — применяются в качестве условий и критериев логических и статистических функций.

  Операторы ссылки: двоеточие между адресами первой и последнем ячейки прямоугольного диапазона (C9:D29) и точка с запятой, которая отделяет несколько параметров, например CP3HA4(B9:B29;D9:D29;200)

  Синтаксис написания формулы задает последовательность вычислений, а в функциях — правила написания их имен и задаваемых аргументов (переменных). По умолчанию Excel вычисляет формулу слева направо, начиная со знака равенства, и возвращает число.

  Ячейка, содержащая формулу со ссылкой на адрес, называется зависимой ячейкой, поскольку ее значение зависит от значения другой ячейки, на которую она ссылается. Независимая ячейка — ячейка с числом или ячейка с формулой из числовых констант — не содержит адресов-ссылок на другие ячейки.

  Например, ячейка с формулой =2*2 независимая, а ячейка с формулой =В9*К15 зависимая и пересчитает значение заново, если изменить данные в ячейке К15, на которую формула ссылается. Пересчет значений в зависимых ячейках при изменении

Функции в Microsoft Excel

Понятие функции, категории  функций, применение Мастера функций

Слово «функция» (от лат. functio — исполнение) в обычном понимании означает деятельность, обязанность, работу, роль. В математике функция — переменная величина, зависимая от изменения независимой переменной - аргумента. Функция может быть представлена  соответствием у —f(x), а также формулой, таблицей, графиком, диаграммой

  В программе Excel для вычислений заготовлено много стандартных формул, называемых функциями. Функции Excel имеют строго определенные имена. Функция, как и формула, вводится в ячейку после знака равенства.

  Структура функции начинается со знака равенства, за которым следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Функция, стоящая в ячейке таблицы, может использовать в качестве аргументов числа и адреса нескольких других ячеек с данными.

  Имя функции можно выбрать по списку Мастера функций (см ниже).

  Аргументами функции могут быть числа, текст, логические значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ), адреса ячеек, диапазоны адресов (массивы) и формулы с константами и другими функциями (применяются множенные функции).

  В Excel ХР/2003 при вводе функции появляется всплывающая подсказка с синтаксисом ее структуры.

  Для выбора функции из списка и определения  ее параметров привводе удобно пользоваться Мастером функций. Окно Мастера функций открывается командой Вставка, Функция или нажатием клавиш Shift+F3. Кроме того, окно выбора и ввода функций в Excel 2000 открывает кнопка fx, а в Excel ХР/2003 распахивает примыкающая кнопка Σ Другие функции (правее кнопки Σ).

  В окне Мастер функций следует выбрать категорию функций: магматические, статистические, финансовые, дата и время, текстовые, логические или др. По выбранной категории поле Функция приводит список соответствующих функций и справку по выбранной функции. Кик отдельная рубрика приводится список десяти недавно использовавшихся функций.

  Вторая  панель Мастера функций появляется после того, как имя функции выбрано. Когда имя просто введено с клавиатуры или надо исправить ранее введенную функцию, то надо в строке формул нажми, в Excel 2000 кнопку = Изменить формулу, а в Excel ХР/2003 кнопку fx Вставка функции. Появляющаяся панель формул наглядно отображает функцию, строки для ввода ее аргументов, покакает возвращаемое функцией значение.

  При выделении или правке ячейки в окне программы в поле Имя (где обычно видно адрес ячейки) появляется имя функции. Примыкающей кнопкой можно распахнуть список ранее использованных функций, чтобы вставить функцию в строку формул. А еще имя функции можно набрать в строке формул от руки и только затем включить панель Мастера функций.

  Панель  функции можно использовать для изменения уже написанной функции в формуле. На панели отобразится первая функция формулы, а также поля всех аргументов функции.

  Изменение функции происходит путем выбора курсором в строке формул необходимой части функции. Данные для расчета вводя и поля аргументов функции. В полях аргументов справа временного и свертывания диалогового окна, чтобы открыть лист таблицы, мышью уточнить диапазон ячеек, откуда взять данные для расчета.

Статистические  функции

Наиболее  часто применяемые статистические функции:

=СУММ — суммирует числа в диапазоне ячеек таблицы (позволяет не вводить формулу сложения значений в адресах многих ячеек).

=МАКС - возвращает  наибольшее значение из набора  значении,

=МИН — возвращает  наименьшее значение из набора  значений.

=СРЗНАЧ —  возвращает среднее значение набора значений.

Варианты применения функции СУММ показаны на примерах: =СУММ(С5;Н12;К8), =CyMM(G5:G7;K8:L15;280),

=CyMM(G5.G7), =CyMM(G5:G7).

  Требуется соблюдать синтаксис функции: вводить сначала знак равенства, затем имя функции (русскими буквами), в скобках — аргумент функции (число, имена ячеек, диапазон ячеек). При наличии у функции нескольких аргументов их требуется располагать в скобках в правильном порядке, отделяя точкой с запятой. Например, функция СУММ(В5:С12;Е6:Е11;500) складывает значения двух диапазонов ячеек и еще число 500. Первый диапазон - это прямоугольный блок задаваемый адресом левой верхней ячейки В5 и правой нижней С2 (между адресами крайних ячеек диапазона стоит двоеточие). После точки с запятой указан второй диапазон — Е6:Е11.

  Функцию СУММ можно вставить кнопкой Автосумма (на панели Стандартная) с греческой буквой [Σ] — сигма. Если поставить табличный курсор в ячейку, где надо разместить значение «Итого», и нажать кнопку Автосумма, то программа вставит функцию суммировании ни диапазону ближайших ячеек с числами, выделит рамкой диапазон Если диапазон ячеек, который выделен программой, не устраивает, можно исправить границы диапазона с клавиатуры или изменим мерцающую рамку диапазона указателем мыши. В последних версии Excel кнопку [Σ] можно распахнуть и выбрать варианты различных функций.