MS Access

1. Сандық типтің деректерін енгізгенде деректерді автоматты түрде тексеру жүргізілед. Егер деректер мәтіндік немесе арнайы симдолдардан тұрса, MS Access ескерту жасап, қате деректер енгізілмейді.
2. Тек сандық өрістермен ғана математикалық операциялардың орындалуы мүмкін.

Өріс  өлшемі (Размер поля) қасиеті мәнін  қолданып, сандық типтегі өрістер  үшін келесі пішімді орнатуға болады:

3. Ақшалай  тип

Ақша  өрісі сандық өріске ұқсас. Сандық өрістен  айырмашылығы - Өріс пішімі қасиетінің ақша өрісі Ақшалай мәніне автоматты  түрде орнатылады, ал Ондық таңбалар саны қасиеті қажет кезінде өзгертуге  болатын, үтірден кейінгі екі  таңбаға тең мәнді қабылдайды. Ақша типінің көмегімен бүтін 15 таңбаға  дейінгі дәлдікпен есептеуді  және бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін  есептеуді орындай алады. Мұнда  өріс мөлшері 8 байтты құрады.

4. Санауыш  тип 

Санауыш типінің өрісі мәндері түзетілмейтін, алайда кестеге әрбір жаңа жазба  қосуды автоматты түрде орнататын  деректерді сақтауға арналған. Олардың  мәндері бірегей, әрбір жаңа жазба  қосқан сайын 1-ге тізбектей артып  отыруы немесе кез-келген сан болуы  мүмкін.

5. Мерзім / уақыт типі

Деректер  арнайы пішімде келтірілген өрістердің датасы мен уақытын сақтау үшін қолданылуы бірқатар қосымша артықшылықтарын  ұсынады:

1. MS Access даталарды бірінші пішімде енгізуге  және бейнелеуге мүмкіндік береді.  Мерзімді /уақытты бейнлеудің нақты  нұсқасы кестенің конструктор  терезесінің Өріс пішімі қасиетінде  орнатылады. Деректер сақтауда бұл  пішімдер деректердің ішкі көрінісіне  автоматты түрленеді.            

2. MS Access-ке  деректерді енгізгенде деректердің  пішімін тексереді және тек  дұрыс даталарды енгізуге мүмкіндік  береді.

Берілген  типтің өрісінде 100 жылдың 1 қаңтарынан 9999 жылдың 31 желтоқсанына дейінгі кез-келген дата мен уақыт бар болады. Бұл  типтің деректері 8 байт орын алады.

6. Логикалық  тип

Логикалық өрістер екі мәннің бірін ғана қабылдайтын деректерді сақтау үшін қолданылады. Логикалық өрістің  Өріс пішімі арнайы пішімдерді немесе Ақиқат / Жалған, Ия / Жоқ немесе Қосу / Жою – үш құрамдастардың бірін  қолдануға мүмкіндік береді. Мұнда  Ақиқат, Ия және Қосу – True логикалық  мәніне, ал Жалған, Жоқ және Жою – False логикалық мәніне эквивалентті. Егер құрамдас пішімді таңдап, сосын  эквивалентті логикалық мәнді енгізсеңіз, онда енгізілген мән таңдалынған  пішімде бейнеленеді. Мысалы, егер True немесе Қосу мәні Өріс пішімі қасиетінде көрсетілген Ия / Жоқ үшін Өріс типінің  басқару элементіне енгізілсе, онда енгізілген мән Ия-ға автоматты түрленеді.

7. Кез-келген  ұзындықтың мәтіндік өрістері  типі

Кез-келген ұзындықтың мәтіндік өрістері (МЕМО өрісі) қарапайым мәтіндік өрістегідей  деректер типінен тұруы мүмкін. Бұл  өрістердің арасындағы айырмашылық – МЕМО мөлшері 255 символмен ғана шектелмей, 65535 символдан тұруы мүмкін.

8. OLE  объектісінің типі

MS Access кестелерде  бейнелерді және басқа екі  еселенген деректерді (мысалы, MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, сурет,  дыбыстық жазба) сақтайды. OLE объектісі  өрісінің деректер типі осыған  арналған. Бұл деректер типінің  өрісіне енгізе алатын деректер  көлемі 1 Гигабайтпен шектелген.

 10. Ауыстыру шеберінің деректер типі

Бұл типті  таңдау тұрақты мәндер немесе басқа  кестедегі мәндер жиыны бар ашылған  тізімнен мәндерді таңдауды ұсынатын өрістерді құру үшін арналған ауыстыру шеберін іске қосады. Берілген өрістің  мөлшері ауыстыру ретінде қолданылатын (әдетте, 4 байт) түйінді өріс өлшемімен  сәйкес келеді.  

Шебердің  көмегімен кесте құру

MS Access өзіңізге  қажетті прототип ретінде қолдана  алатын бірқатар кестелерден  тұрады. Шеберді қолданған кезде  кестені құратын уақытты ғана  үнемдеп қоймай, кесте өрістерінің  стандартты аттары мен деректер  типтерін қамтамасыз етеді.

Кесте құруға арналған шеберді құру үшін, «Жаңа кесте» диалог терезесінде  Кесте шебері опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Экранда 23-суретте көрсетілген  диалог терезесі ашылады.

Алдымен Кесте үлгілері тізімінен өзіңіз құрғалы жатқан кестеге ұқсас  кестенің прототипін таңдау керек. Одан кейін Өріс үлгілері тізімінен кестенің өрісін таңдап, оларды Жаңа кесте өрістері тізіміне орналастырыңыз.

                          

23-сурет.  Таңдалған кесте үшін кестелер мен өрістерді таңдау

Өрістерді таңдау үшін Өріс үлгілері тізімінің  оң жағында орналасқан бағыттауыш батырмалар (кнопки со стрелками) қолданыңыз:

Переименовать поле батырмасын қолданып, қажет кезінде  Жаңа кестенің өрісі тізімінен таңдалған  кез-келген өрістің атауын өзгертуге  болады.

Құрылатын кестенің өрістер тізімін қалыптастырып  алып, Далее батырмасын басыңыз.

Кестені құрудың келесі қадамында кестенің атын бересіз және түйінді сөзді  анықтайсыз. Шебер ат қоюда өз нұсқасын ұсынады, оны Tab пернесін басу арқылы қабылдайсыз. Егер кестеге қандайда бір басқа  атты меншіктегіңіз келсе, оны мәтіндік өріске енгізіңіз.

Енді  кесте үшін бастапқы кілтті автоматты  түрде таңдап, келесі диалог терезесіне көшу үшін Далее батырмасын басуды шеберге көрсету керек. Егер деректер қорында бұрын құрылған кесте  бар болса, үшінші қадамда шебер  сізге құрылған кестені бұрынғы  құрылғанмен байланыстыруға көмектеседі. Деректер қорындағы құрылған кестені  бұрынғы құрылған кестемен байланыстыру үшін тізімнен кесте деректер қорының  тізімінде бар кестені өзіңіз байланыстырғыңыз келгенмен таңдап, Связи батырмасын басыңыз. «Байланыстар»  диалог терезесінде құрылғалы тұрған байланыс типін көрсетіңіз.

Сіз MS Access-ке кестені құруға арналған барлық қажетті  ақпаратты көрсетіңіз. Келесі қадамда  алдағы жұмысыңыздың режимін көрсете  аласыз:

• Кестенің құрылымын өзгерту – шебер жұмысты аяқтаған соң, экранда кестенің құрылған құрылымының мүмкін модификациясы үшін конструктор режимі ашылады.
• Деректерді тікелей кестеге енгізу – шебер жұмысты аяқтаған соң, экранда кестеге деректерді енгізуді бастауға мүмкіндік беретін кесте режимі ашылады.
• Деректерді кестеге шебер құрған пішім көмегімен енгізу – шебер жұмысты аяқтаған соң, экранда құрылған кестеге ақпаратты енгізудің экрандық пішімі ашылады.

Керекті режимді орнатып, Готово батырмасын басыңыз. Бұл қадаммен шеберді кестені  қалыптастыруға жібересіз. Бұл процесс  аяқталған соң, өзіңіз таңдаған опциядан тәуелсіз экранда кестенің конструкторы терезесі, кестенің көру терезесі немесе кестеге деректерді енгізудің экрандық пішімі ашылады.

Access  бағдарламасының әр түрлі форматтағы  басқа файл деректерін ДҚ деректеріне  айналдыру мүмкіндігі бар. Оның  суретте көрсетілген терезеде  орындауға болады.

Деректерді DBASE, FOXPRO сияқты ДҚ–нан мейлінше оңай орындалады. Өйткені, олардың құрылымдары ұқсас, яғни ДҚ – да деректер кесте түрінде  жүргізуге мүмкіндік береді. Ал, EXCEL электронды кестесімен импорттау  оңай жұмыс емес. Оның жұмыс парағы да бағандардан тұрғанымен, олар ДҚ бағандар сияқты емес. Өйткені, олар әр түрлі типтегі берілгендерді  сақтай алады. Мұндай импорттау кезінде  қолданушыға бірнеше қосымша  сұрақтар беріледі. Сол сұрақтарға жауап бере отырып, импорттау жұмысын  орындауға болады. Бірақ, оның өзінде берілгендер толық көшірілмеуі  мүмкін. Ақпараттық жүйелер қолданылатын берілгендерден тұратын текстік  файлдарды импорттауға болады. Мұндай файлдардың ерекшелігі оларда берілгендер  белгілі бір ретпен жазылады.

Деректерді  импорттау арнайы Шебер арқылы орындалады. Оның жұмысы параметрлерді анықтаудан басталып, алты қадамнан тұратын Шебер терезелерінде қажетті таңдауларды орната отырып, ең соңғы терезедегі Дайын батырмасын  басумен аяқталады. Сонда бастапқы алынған файлдағы деректер Access ДҚ – ның деректеріне айналады. Сонымен, импорттау процесінде Access кестесінің өрістері анықталып, ондағы деректер сырттағы басқа файлдан алынады.

ДҚ–ның Access – те қолдау табатын бірнеше  форматтары бар. Сондықтан кейбір жағдайларда  ДҚ – нан импорттаудың орнына файлмен  байланыс орнату жеткілікті. Бұл тәсіл әр түрлі ДҚБЖ–де құрылған екі ақпараттық жүйені интегралдауға мүмкіндік береді. Сонымен кестелермен байланыс режимінің алгоритмі мынадай:

1. Жаңа кесте сұхбаттық терезесінде кестелермен байланыс тәсілін белгілеп, ОК батырмасын басу керек.
2. Пайда болған Байланыс терезесінде байланыс жасайтын файл және оның типі таңдалады.
3. Жабу батырмасын басып, байланыс процедурасын аяқтау керек.                              

     Осы қадамдардан кейін ағымдық қатынаста байланысқан ДҚ жайында ақпарат сақтау үшін, INF типтегі файл құрылады да, атауы байланыс файлы атауымен аттас кесте пайда болады. Байланысқан кестеде жаңа өріс құруға болмайды, бірақ жазбалар қосу мүмкіндігі бар.

MS Access бағдарламасында  кесте құрылымын құру.

Біз MS Access-те деректер типін және кестенің жеке қасиеттерін қарастырған соң, кесте  құрылымын құруға кірісуге болады. Кестенің құрылымын құрудың мысалы ретінде Телефонды-мекен жайлық кітап кестесін құруды қарастыралық.

1. Өткен тарауды меңгеруде өзіңіз құрған деректер қорын ашыңыз. Егер әлі өз деректер қорыңызды ашпасаңыз, оны қазір жасаңыз.
2. Кестенің конструкторы терезесінде Өріс аты бағанында Тегі дегенді енгізіңіз.
3. Деректер типі бағанына көшіңіз. Бағанда Мәтіндік мәні пайда болды. Тіктөртбұрыштың оң жағында тізімді ашуға арналған батырманы басыңыз, барлық деректер типінен тұратын тізімді көресіз.
4. Сипаттама  бағанына көшіп, Сипаттама бағанына түсіндірме мәтінді енгізіңіз.
5. Осыған ұқсас түрде кестенің барлық өрістері сипаттамаларын енгізіңіз.
6. Кестенің құрылымын енгізіп болған соң, оны Файл / Сохранить командасын орындау арқылы сақтаңыз, сосын атау ретінде телефонды –мекен жайлық кітап енгізіңіз.
7. MS Access сізге бастапқы кілт құруды ұсынады. Келесі бөлімде бастапқы кілт не екенін талқылаймыз. Ал қазір Ия –ны басыңыз, сосын MS Access бастапқы кілтті автоматты түрде орнатады және кестені көрсетілген атпен сақтайды.

 

Бастапқы  кілт

Бастапқы  кілт жазбаны бірмәнді ұқсататын  ақпараттан тұрады. Кестеңізде бастапқы кілтті өз бетіңізбен анықтар алдында, өзіңіз құрған кестелердің барлық өрістерін  қарап шығыңыз. Әрбір жазба үшін бірегей ең болмағанда бір өріс бар  ма ?

Осы мәселенің  жақсырақ шешімі кестедегі әрбір  жазбаға сәйкес теңестірілген номерді  қоюда. MS Access, оған сіз бастапқы кілтті құруды ұсынғанда, осыны жасаған. Ол Код өрісін Санауыш деректер типімен  құрады. Бұл әрбір жаңа жазбаны  құруда санауыш мәні 1-ге көбейетінін  білдіреді. Бұл номер әрбір жаңа жазба үшін арналған бастапқы кілт болып табылады.

Егер MS Access қолданатын стандартты тәсіл қанағаттандырмай, бастапқы кілтті өзіңіз жеке орнатқыңыз келсе, бастапқы кілт ретінде қолдануға  болатын өрісті таңдаңыз. Әрі қарай  «Кестелер конструкторы» саймандар  тақтасында Ключевое поле батырмасын басыңыз. Таңдалған өрістің таңбалау аймағында кілт бейнесімен пиктограмма пайда болады.  

Кесте құрылымының модификациясы

Егер  бір де бір қате жібермей, кесте  құрылымын сипаттаған болсаңыз, онда құрылған кестенің құрылымын сақтау қажет.

Алайда  құрылымды берерде қате жіберіп  қоюыңыз мүмкін. MS Access қателерді  жөндеуге арналған құралдарды сізге  ұсынады. Оларға жататындар:

• Өріс атауын және │ немесе оның типін өзгерту.
• Қалып қойған өрісті қою.
• Қате енгізілген өрісті жою.
• Кестедегі өрістердің жол тәртібін өзгерту.

Деректер  қорына кіретін кестенің құрылымын  модификациялау үшін деректер қорының  терезесінде модификацияланатын кестені  таңдап, Конструктор батырмасын басыңыз. Экранда таңдалған кестенің құрылымынан  тұратын конструктор терезесі ашылады. 

Өріс  атауын және │немесе оның типін  өзгерту

Айталық, өрістің атын немесе оның типін бергенде қате кеткен болсын. Қате өрісті енгізуді аяқтаған соң табылды дейік. Нұсқағышты өзгертілуге тиіс өріс атауына орнатыңыз. Өріс атындағы бұрыс символдарды  жою үшін Backspace немесе Delete пернесін қолданып, өрістің дұрыс атын енгізіңіз.

Егер  өріс типін өзгерту керек болса, Деректер типі бағанындағы сәйкес өрісті тышқанмен бассаңыз, өрістің оң жағында  тізімнің ашылу батырмасы пайда  болады. Батырманы басып, тізімнен тиісті типті таңдаңыз.