MS Access

Шебердің  көмегімен деректер қорын құру

Шебердің  көмегімен деректер қорын құру үшін мына әрекеттерді орындаңыз:

1. Файл │ Создать командасын орындаңыз.
2. Ашылған «Құрылу» диалог терезесінде «Деректер қоры» таңбашасын таңдаңыз. Экранда шебермен ұсынылған деректер қорының тізімі пайда болады (14-сурет).

 

 

14-сурет.  «Деректер қорының» жапсырмасы 

3. Тізімнен  сізге барынша сәйкес келетін  деректер қоры үлгісін таңдаңыз да, ОК батырмасын басып, деректер қорын  құру шеберін орындауға қосыңыз.
4. «Жаңа деректер қоры файлы» диалог терезесінде ашылған. Бума тізімінен құрылатын деректер қорын орналастыратын буманы таңдап, Создать батырмасын басыңыз.
5. Келесі диалог терезесінде шебер өзі құрған деректер қоры қандай ақпараттан тұратынын хабарлайды. Осы диалог терезесінің төменгі жағында мына батырмалар бар:
• Отмена – шебердің жұмысын тоқтатады.
• Назад – шебер жұмысының алдыңғы қадамына қайта келеді.
• Далее – шебер жұмысының келесі қадамына барады.
• Готово – орнатылған параметрлерімен деректер қорына шеберді жібереді.
6. Жұмысты жалғастыру үшін Далее батырмасын басыңыз.
7. Ашылған диалог терезесі (15-сурет) екі тізімнен тұрады.

Олардың бірі – деректер қорының кестелер тізімі, ал екіншісі – таңдалынған  кестенің өрістер тізімі. Бұл тізімде  кестеге енгізілген өрістер тіркелген. Көбіне кестенің барлығының дерлік, сирек  қолданылатындарынан басқа, өрістері тіркелген. Өрістер үшін жалаушаларды орнатып немесе алып тастау, кестенің өрісін таңдай аласыз. Кесте өрісін таңдаған соң, Далее батырмасын басыңыз. 

 

15-сурет.  Деректер қоры кестесінің өрістері тізімін таңдау 
 

 

                                         16-сурет. Экранда безендіру түрін таңдау 

     8.  Келесі диалог терезесінде (16-сурет) ұсынылған үлгілерден безендіру түрін таңдап, Далее батырмасын басыңыз. 

                                                  

                   17-сурет. Есеп берулердің түрін айқындауға арналған диалог терезесі. 

9. Шебер жұмысының  келесі қадамында есеп берулер құрылатын  деректер қоры үшін түрді айқындауға болады (17-сурет). Өзіңіз қалаған түрді  таңдаған соң, Далее батырмасын басыңыз.
10. Бұдан соң ашылған шебердің деректер қорын құру диалог терезесі (18-сурет) барлық есептерде болатын оның тақырыбы мен суретін (мысалы, фирманың сауда белгісі)  беруге мүмкіндік жасайды.

 

       18-сурет. Барлық есеп берулер  орналасатын деректер қорының  тақырыбы мен суретін (мысалы, фирманың сауда белгісі) беруге  арналған диалог терезесі. 

18-сурет.Жаңа деректер қорына атау беру. 

11. Егер суретті  қолданғыңыз келсе, онда Ия жалаушасын орнатыңыз. Бұл жағдайда Рисунок  батырмасында мүмкіндік болады, оны  бассаңыз, алдын ала құрылған суреті бар файлды қарауға «Суретті таңдау»  диалог терезесі ашылады. Әрі қарай  орнатуларды орындау үшін Далее  батырмасын басыңыз.
12. Соңғы диалог терезесінде Готово батырмасын басып, орнатылған параметрлерімен деректер қорын тұрғызуға шеберді іске қосыңыз. Назад батырмасын қолданып, алдыңғы қадамдарға қайта оралып, деректер қорының параметрлерін өзгертуге болады.

 

19-сурет.Шебер көмегімен деректер қорын құру үшін қажетті барлық деректерді көрсету терезесі.

Готово  батырмасын басқан соң, өзіңіз берген өрістермен шебер енгізудің қарапайым  пішіні мен ақпаратты қарауға, сонымен  бірге қарапайым есеп берулерден тұратын деректер қорын құруға көшесіз. Деректер қорын құру үрдісін аяқтағаннан  кейін, дайын деректер қорын пайдалана  аласыз: кестеге деректерді енгізу, оларды көру және баспадан шығару. 

 

20-сурет.  Жаңа негізгі батырмалы  форма. 

Егер  ұсынылған деректер қорының нұсқасы  қанағаттандырмаса, онда бос деректер қорын құрып, оған кестелерді, сұраныстарды, пішіндерді және есеп берулерді қоса аласыз. Оны қалай жасау керектігін алда қарастырамыз. 

МS Access бағдарламасында кестелер құру.

Кестелер  деректер қорының негізі болып табылады, нақты соларда барлық деректер сақталады. Пішімді немесе есеп беруді құру алдында  әуелі кестені алуыңыз қажет.

Кестелерге  орналасатын кестені немесе деректі  тиянақты жоспарлау талап етіледі. Бұл тақырыпта талаптарыңызды қанағаттандыратын  кестені құруға мүмкіндік берер  кестені жобалаудың негізгі кезеңдерін қарастырамыз.

Access-те  «кесте» термині нені білдіреді  ?

Кесте – бұл деректеріңізді сақтайтын  объекті. Кестені құруда біртипті ақпараттан тұратын өрісті анықтайсыз. Мысалы, мекен – жай, аты немесе телефон  номері. Кестелер әрқайсысы белгілі  бір мағынаны сипаттайтын жүздеген жазбалардан тұруы мүмкін. Мысалы, әрбір клиент жайлы жазба оның атын, мекен-жайын және телефон номерін  қосады. Кесте режимінде кесте  баған мен жолдан тұрады. (21-сурет). Әрбір қатар – бұл жазба, ал әрбір баған - өріс.

 

 

21-сурет.  Кесте режимінде кестені көру.

Кестелер  құрылымы

Кестелер  құрылымын құрар алдында деректер қорын құру нәтижесінде жететін  мақсатыңызды көрсетуіңіз керек. Қойылған мақсаттан оған жету үшін қолданылатын кестенің қандай болуы керек екенін айқындап алып, қажетті кестені құруға кірісіңіз.

Егер  біркестелік деректер қорын құрсаңыз, онда кестенің құрылымын айқындау қиын емес.

Көпкестелі  деректер қорын жобалау мәселелері келесі тарауда қарастырылады.

Кестенің  құрылымын құру процесін мысал ретінде  қарастырайық. Қайсы бір адамдар  тобының атынан және тегінен тұратын  деректер қорын құру керек болсын. Сонымен қатар, деректер қорында  номері, мекен-жайы, өнеркәсіп аты  және кредит және т.б. қосымша деректер бар болуы тиіс. Мұндай деректер қорын арнайы «Телефондық анықтамалық» болып есептеледі. Бұл мысал келесі тарауларда жиі қолданылады.

Қазір қойылған есепті шешу үшін Телефонды  – мекен жайлық кітап деп аталатын біркесте жеткілікті. Кестеге барлық қажет ақпаратты қосу үшін оның құрылымы келесі өрістерден тұруы тиіс:

Кестенің  құрылымын айқындағаннан кейін, MS Access-те оны құруға кірісеміз.  MS Access-те кестені құру деректер қоры терезесінде  жзүзеге асырылады:

1. Өзіңіз құрған деректер қорының терезесін ашып, «Кестелер» категориясын таңдаңыз.
2. Деректер қорының терезесінде Создать батырмасын басыңыз.
3. «Жаңа кесте» диалог терезесі ашылады, оның оң жағында келесі атқарылатын жұмыстардың нұсқалар тізімі табылады:
• Кестелер режимі – кестелер режимінде жаңа кестені құруға мүмкіндік береді.
• Конструктор – кестелер конструкторында жаңа кесте құруға мүмкіндік береді.
• Кесте шебері – шебер көмегімен жаңа кесте құруға мүмкіндік береді.
• Кестелер импорты – сыртқы файлдан ағымдағы деректер қорына кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
• Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен кестелер құруды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
4. Осы диалог терезесінде кестеңізді құруға сәйкес нұсқаны таңдап, ОК батырмасын басыңыз.
5. Таңдалған құралдың көмегімен кесте құрылымын құрыңыз.
6. Кестені оның ішіндегі ақпаратпен байланыстыру үшін әрбір кестеге оның аты меншіктеледі. Кесте атын «Сақтау» диалог терезесінде беріп, ОК батырмасын басыңыз.

Біз кестені  құрудың негізгі қадамдарын қысқаша  қарастырдық, ал енді кестенің құрылымын  құрудың жекелеген тәсілдерін барынша  толығырақ қарастырамыз. 

Конструктор терезесінде кестенің құрылуы құрылатын  кестенің параметрлерін айқындаудың  едәуір кең мүмкіндігін береді. Кестелер конструкторына өту үшін «Жаңа кесте» диалог терезесінде Конструктор  опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Нәтижесінде бұл әрекеттерді  орындау үшін кестенің конструкторы терезесі ашылады (22-сурет).  

 

22-сурет.  Кесте конструкторының терезесі. 

Диалог  терезесінің жоғарғы жағында  құрылатын кестенің мынадай атрибуттары: өріс атауы, деректер түрі және сипаттамасы  бар кесте болады. Бұл негізгі  атрибуттардан басқа, кестенің әрбір  өрісі конструктордың төменгі жағында  бейнеленген және деректерді енгізудің  шарттарымен анықталатын қосымша  қасиеттерге ие. Кестенің әрбір өрісінің атауына, ереже бойынша, берілген өрісте сақталатын ақпаратты сипаттайтын  кез-келген ат таңдалады. Өрістің типі осы өрісте сақталатын деректер типімен  анықталады. Енді кесте өрістерінің  анықтамаларын қарастырайық. 

Өріс  атауы

Өріс  атауы Өріс аты бағанында енгізіледі. Өріске атауын бергенде мына ережелерді сақтау керек:

• Өріс атауы 64 символға дейін болуы мүмкін, бірақ бұл мүмкіндікті пайдаланып ұзын атты қоюдың қажеті жоқ.
• Өріс атауы әріп, нүкте (.), леп белгісі (!), апостраф (‘), тік жақша ([]) және ASCII 0-31 кодты басқарушы символдардан басқа, цифр, бос орын және арнайы символдардан тұруы мүмкін.
• Өріс атауы бос орыннан басталмауы тиіс.
• Бір кестедегі екі өріс бір атаумен аталмайды.

Өріс  атауы кестелер деректеріне сілтеме  жасау үшін қолданылады. Сақталынатын деректердің типін айқындауға деректер типі пайдаланылады. Өрістің деректер типі Деректер типі бағаны өрісінде енгізіледі. MS Access-те келесі типтердің деректері  мүмкін болып табылады:

• Мәтіндік
• Сандық
• Ақшалай
• Санауыш
• Мерзім/уақыттар
• Логикалық
• МЕМО өрісі
• ОLЕ объектісінің өрісі
• Гиперсілтеме
• Ауыстырулар шебері

 

Әрбір деректер типі конструктор терезесінің  «Өріс қасиеттері» бөлімінде  бейнеленетін өз қасиеттерімен үлестіріледі. 
 

1. Мәтіндік  тип

Үнсіздік  бойынша өріс атын енгізгенде, MS Access оған деректердің мәтіндік түрін  өріс ені 50-ге тең болатындай етіп меншіктейді. Өріс енін өзгерту үшін «Қасиеттер өрісі» бөлімінің Өріс мөлшері жолында  өріс енін айқындайтын (1-ден 255-ке дейін) санды беру қажет. Мысалы, өріс енін 25-ке тең десеңіз, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан асатын мән  енбейді.

Төменде осындай өрістің түрлі жазбалары  енгізілген деректер мысалдары келтірілген:

      Музыкалық орталық

      ОКБ «ЦИКЛОН»

      123-34-78 (үйдікі)

2. Сандық  тип

Мәтіндік  өріспен танысқанда, мүмкін символдар  ретінде өрістің бұл типі сандардан  тұратынын білдіңіздер. Осыған байланысты мынадай сұрақ туады: өрістің  сандық типі неліктен енгізіледі ? Сандық типті қолданудың негізгі дәлелі ретінде мыналарды қарастырамыз.