Методи роботи з текстовим процесором Microsoft Word

У полі Вставити заслання (Insert reference to) виберіть типа даних, на які вироблятиметься заслання, наприклад Текст заголовка (Heading text). 

У полі Для якого  заголовка (For which heading) виберіть елемент, на який потрібно послатися. 

Закінчивши роботу з вікном, натискуйте кнопку Вставити (Insert). 

Нумеровані назви 

Word дозволяє до  певного об'єкту документа: малюнку,  таблиці, діаграмі додати нумеровану  назву, тобто назва об'єкту  і його порядковий номер, наприклад,  «Рис. 1», «Рис. 2» і так далі  При додаванні або видаленні  об'єкту, номери останніх об'єктів,  що належать до цієї назви,  автоматично оновлюються, тобто  якщо ви вставите в середині  документа малюнок і дасте  йому номер, то все подальші  номери малюнків автоматично  зміняться. Текст нумерованої  назви умовно можна розділити  на три частини: постійну, автоматичну  нумерацію і текст, що вводиться  користувачем. Наприклад, в нумерованій  назві «Таблиця 1. Моделі комп'ютерів»  слово «Таблиця» відноситься  до постійної частини, «1» —  поле, що має автоматичну нумерацію,  «Моделі комп'ютерів» — текст,  що вводиться користувачем. На  нумеровані назви можна посилатися  в перехресному засланні. 

У полі формат номера (Number format) введіть назву Глава. 

У списку почати з (Start at) встановите номер глави і натискуйте кнопку ОК. 

Виберіть команду  Заслання (Reference), Назва (Caption) у меню Вставка (Insert). 

Натискуйте кнопку Нумерація (Numbering) (мал. 8.5). Відкриється діалогове вікно Нумерація назв (Caption Numbering) (мал. 8.6). Встановите прапорець Включити номер глави (Include chapter number). Задайте роздільник, наприклад, крапку. Перед номером малюнка або таблиці автоматично вказуватиметься номер глави. 

Виноски 

Виноски використовуються в публікаціях для створення  заслань на першоджерела або для  пояснення фрагментів тексту. Число, символ або комбінація символів, що показують, що для цього місця  документа є додаткові відомості, називаються знаком виноски, так, якщо знаком виноски буде цифра 5, наприклад, платы5, то можна поглянути додаткові відомості, приведені під номером 5. 

Виноски діляться на звичайних і кінцевих. Звичайна виноска  розташовується внизу сторінки, кінцева  в кінці розділу або документа. Як звичайні виноски використовують знаки типа «*» або числа, як кінцеві  виноски — число. При роботі в  звичайному режимі, режимі структури  і веб-сервера-документа область виносок розташовується в окремій частині вікна з власними смугами прокрутки. 

Аби створити виноску, встановите курсор на місці вставки  і виберіть в меню Вставка (Insert) команду Заслання (Reference) Виноска (Footnote). 

У діалоговому вікні, що відкрилося, в групі Положення (Location) положенням перемикача задайте, які вставлятимуться виноски: звичайні виноски (Footnote) або кінцеві виноски (Endnote). 

У розділі Формат (Format) виберіть Формат номера (Number format). 

Кнопка Символ (Symbol) викликає вікно, в якому можна вибрати спеціальний символ як знак виноски. 

Вставка поточного  часу і дати 

При написанні листів, складанні ряду документів, наприклад, протоколів зборів, ми вказуємо дату і  поточний час. Комп'ютер дозволяє автоматизувати цей процес, фіксуючи час початку/кінця  складання документа по своєму годиннику. 

Установка прапорця Оновлювати автоматично (Update automatically) забезпечує вставку дати і часу як поля. Це означає, що дата і час оновлюватимуться автоматично при кожному друці документа. 

Поля 

Поля використовуються в документі для розміщення змінних  даних. Вони містять набір команд, що дозволяє розмістити необхідну інформацію у визначеному місці документа. Ця інформація може мінятися залежно  від заданих умов. Наприклад, поле номера сторінки. Поле містить назву  типа поля і інструкції, які полягають  у фігурні дужки. 

Аби побачити всіх можливих типів полів, виберіть значення (Все) (Аll). У списку Поля (Fieldnames) виберіть типа поля для вставки. 

Малюнки 

Малюнки додають  документу велику наочність і  виразність, допомагають краще зрозуміти  текст. У додатки Microsoft Office можна  вставляти растрові і векторні малюнки  більшості графічних форматів. Растрові малюнки створюються при роботі з цифровою відеокамерою, з програмою Microsoft Paint, при скануванні графіки і фотографії. Вони складаються з великої кількості крапок. При збільшенні малюнка збільшуються розміри кожної точки малюнка. На прямих лініях з'являються зубчасті відрізки. Файли растрових малюнків мають розширення .bmp, .png, jpg .tif, .pcx і .gif. 

Векторні малюнки  створюються лініями, кривими і  іншими об'єктами. Вони краще масштабуються. Векторні зображення створюються при  використанні панелі інструментів Малювання, описаною нижче. 

Будь-який намальований або вставлений малюнок, який можна  редагувати вважається графічним об'єктом. Графічними об'єктами є автофігури, лінії і об'єкти WordArt. До малюнків відносяться зображення, що сканують, точкові малюнки (растрова графіка), фотографії. У ряді випадків для редагування малюнка з використанням панелі інструментів Малювання малюнок слід розгрупувати і перетворити на графічний об'єкт. 

Вставка і збереження малюнка 

Команда Об'єкт (Object) у меню Вставка (Insert) у вікнах програм Word, Excel, PowerPoint дозволяє вставити малюнок, який можна буде редагувати надалі за допомогою програми, в якій він створювався. 

Для вставки малюнка  встановите курсор на місце вставки, вкажіть в меню Вставка (Insert) команду Малюнок (Picture) і виберіть одну з команд: Картинки (Clip Art), З файлу (From File), Co сканера або камери (From Scanner or Camera), Організаційна діаграма (Organization Chart). Створити малюнок (New Drawing), Автофігури (AutoShapes), Об'єкт WordArt (WordArt), Діаграма (Chart). 

Для використання деяких форматів файлів необхідно встановити спеціальні графічні фільтри. Всі графічні фільтри автоматично встановлюються лише при повній установці Word. Ви можете проглянути, які фільтри для малюнків встановлені на вашому комп'ютері, вибравши в меню Вставка (Insert) команду Малюнок (Picture), З файлу (From File). У діалоговому вікні Додавання малюнка (Insert Picture) відкрийте список, що розкривається Тип файлу (Files of Type). Для перегляду малюнків в діалоговому вікні Додавання малюнкане відкриваючи файлів, натискуйте кнопку Вистави (Views) на панелі інструментів і виберіть в списку Ескізи (Thumbnails) або Перегляд (Preview). 

При збереженні документа, що містить малюнки, Word автоматично  підбирає для кожного графічного зображення оптимальний формат файлу. Наприклад, у форматі *,JPEG зберігаються фотографії *.GIF — штрихові малюнки. За бажання ви може самі задати ці параметри. 

Вставка картинки з  колекції 

У Word 2003 включена нова колекція кліпів, що містить всілякі  малюнки, фотографії, звукові файли  і відеокліпи. 

Для перегляду картинок, представлених в області завдань  Колекція кліпів натискуйте кнопку Почати. Наведіть покажчик миші на картинку, що цікавить вас. Після клацання кнопки праворуч від виділеної картинки відкривається контекстне меню, що дозволяє вставити, копіювати, видалити і так далі картинку. 

Заслання Картинки на вузлі Office Online дозволяє вставити кліп із спеціального сервера Microsoft, якщо у вас є доступ до Інтернет. Після клацання заслання Упорядкувати картинки вам запропонують систематизувати кліпи мультимедіа на диску вашого комп'ютера і покажуть список колекцій. 

Вставка спеціальних  символів і знаків 

Word передбачає можливість  вставки в документ спеціальних  символів і знаків, не представлених  на клавіатурі, наприклад, міжнародних  символів грошових одиниць (е,  е), букв національних алфавітів  (е, е), декоративних, математичних  або Юникод символів. 

Office 2003 дозволяє змінювати  розміри таблиці з відкритою  вкладкою Символи, переміщаючи  її кордони мишею. Клацання  миші на символі дозволяє побачити  його в збільшеному масштабі. Утримуючи такою, що натискує  ліву кнопку миші, переміщаючи  покажчик, можна проглянути всі  символи в збільшеному масштабі. Для вибору символу з клавіатури  натискуйте кілька разів клавішу  Tab, поки курсор не виявиться в області розташування символів, і клавішами із стрілками виберіть потрібний символ. 

Аби вставити символ з таблиці в документ, виконаєте  наступні дії: 

Встановите курсор на місце вставки, виберіть команду  Символ (Symbol) з меню Вставка (Insert). 

У вікні Символ (Symbol) відкрийте вкладку Символи (Symbols) і в списку, що розкривається Шрифт (Font) виберіть потрібний шрифт, наприклад Times New Roman. 

Виберіть символ і двічі клацніть його або натискуйте кнопку Вставити (Insert). Перейдіть до наступного символу і повторите операцію. 

Закрийте вікно, клацнувши  кнопку Закрити (Close). До тих пір, поки ви не виберете символ, на цій кнопці буде написано Відміна (Cancel).

4.               

Підготовка та друк документа

Документ можна  надрукувати декількома способами: 

1. Якщо документ  не відкритий: 

перемістите значок файлу з теки Мій комп'ютер (My Computer) або провідника Windows на відповідний значок принтера в теці Принтери (Printers); 

виділите значок файлу у вікні програми Мій  комп'ютер (My Computer) або провідника і виберіть команду Друк (Print) у меню Файл (File); 

2. Якщо документ  відкритий і представлений в  активному вікні: 

виберіть команду  Друк (Print) у меню Файл (File) і задайте установки для друку в діалоговому вікні Друк (Print) тобто задайте, на якому принтері друкуватиметься документ, кількість копій і так далі Команду Друк дублюють клавіші Ctrl+Shift+F12; 

натискуйте кнопку Друк (Print) на панелі інструментів Стандартна — буде роздрукована одна копія всього документа відповідно до установок, зроблених за умовчанням, без відображення на екрані діалогового вікна; 

натискуйте клавіші  Ctrl+P; 

у діалоговому вікні  Попередній перегляд (Print Preview) натискуйте кнопку Друк або виберіть команду Друк (Print) у меню Файл (File). 

Друк документів виконується у фоновому режимі, який дозволяє продовжити роботу практично  відразу після відправки документа  на друк. 

Налаштування друку 

Після активізації  команди Друк (Print) у меню Файл (File) з'являється вікно, яке дозволяє зробити установки, приведені нижче. Вибрані налаштування діють протягом поточного сеансу роботи. При новому запуску програми вони змінюються на заданих за умовчанням. У рамці Принтер (Printer): 

У списку, що розкривається  ім'я (Name) вибирається модель принтера, на якому вироблятиметься друк документа. Якщо встановлено декілька принтерів, то можна задати будь-який з них як стандартний (за умовчанням). На нім буде виконаний друк, якщо не будуть зроблені спеціальні установки. 

Установка прапорця друк у файл (Print to file) забезпечує запис документа в спеціальний файл друку, що дозволяє, записавши файл на магнітний носій, перенести його на інший комп'ютер і .напечатать на іншому принтері, не відкриваючи вихідного застосування. Файл має розширення *.рrn і зазвичай використовується, якщо на робочому місці користувача немає принтера, що забезпечує потрібну якість друку або коли ви хочете роздрукувати файл на іншому принтері, зберігши налаштування, пов'язані з розміткою сторінок. На пристрої для друку документа необхідно встановити той драйвер принтера, для якого записаний файл. 

У групі Копії (Copies): 

У полі число копій (Number of copies) вводять з клавіатури число, вказуюче, яка кількість копій має бути надруковане. Число копій можна задати за допомогою миші, клацнувши необхідну кількість разів одну із стрілок з правого боку поля. Всі копії однієї сторінки друкуються один за одним. 

Установка прапорця розібрати по копіях (Collate) забезпечує друк спочатку всіх сторінок першої копії документа, потім другої і так далі, що дозволяє уникнути плутанини при розбиранні документа. Прапорець рекомендується зняти, якщо виконується друк у файл. 
 

Після клацання кнопки Властивості (Properties) або активізації однойменної команди в меню Файл з'являється нове діалогове вікно з декількома вкладками. Вкладки використовуються для налаштування друкуючого пристрою і організації друку документа. Перелік параметрів, представлених на вкладках, залежить від друкуючого пристрою. 

Група Масштаб (Zoom) дозволяє виконати друк на папері нестандартного розміру. 

Після того, як ви натискуватимете  кнопку ОК у рядку стану вікна  документа відображуватиметься  значок принтера і кількість підготовлених  для друку сторінок . Після завершення друку документа значок зникає.