Лабораторная работа

Сортировка  будет произведена.

• Подвести итоги по заданному полу:

Последовательность  действий:

• Выделить всю таблицу вместе с шапкой;
• Выполнить команду меню Данные/Итоги;
• В открывшимся окне, в строке При каждом изменении в: выбрать заданное поле (по которому таблица отсортирована - Наименование товара);
• В строке Операция выбрать любую операцию, например, Сумма;
• В строке Добавить итоги по поставить галочки против тех полей, по которым необходимо получить итоги (например по полю Количество и Сумма);

Примечание: итоги можно подвести только по числовым полям.

• Нажмите ОК.

2.2. Подвести  вложенные промежуточные итоги  по поле, например Наименование товара и по Получателю.

• Отсортировать таблицу по заданным полям:

Последовательность  действий:

• Выделить всю таблицу вместе с шапкой;
• Выполнить команду меню Данные/Сортировка;
• В открывшимся окне, в строке Сортировка по, выбрать заданное первое поле - Наименование товара;
• В строке Затем, выбрать второе заданное поле - Получатель;
• Нажмите ОК.

    Сортировка будет произведена.

• Подвести вложенные итоги по заданным полям:

Последовательность  действий:

• Выделить всю таблицу вместе с шапкой;
• Выполнить команду меню Данные/Итоги;
• В открывшимся окне, в строке При каждом изменении в: выбрать заданное первое поле (по которому таблица отсортирована - Наименование товара);
• В строке Операция выбрать любую операцию, например, Сумма;
• В строке Добавить итоги по поставить галочки против тех полей, по которым необходимо получить итоги (например по полю Количество и Сумма);

Примечание: итоги можно подвести только по числовым полям.

• Нажмите ОК.

В таблице  подведены итоги по первому отсортированному полю.

• Выделить всю таблицу вместе с шапкой;
• Выполнить команду меню Данные/Итоги;
• В открывшимся окне, в строке При каждом изменении в: выбрать заданное второе поле (по которому таблица отсортирована - Получатель);
• В строке Операция выбрать любую операцию, например, Сумма;
• В строке Добавить итоги по поставить галочки против тех полей, по которым необходимо получить итоги (например по полю Сумма);
• Снять галочку в строке Заметить текущие итоги;
• Нажмите ОК.

Подвелись промежуточные итоги по двум полям.

2.3.Подвести  вложенные промежуточные итоги  по Месяцу и Наименованию товара; Месяц и Получатель; по Наименование товара и Месяцу; по Получателю и Месяцу. 

Часть 4. Консолидация. Сводные  таблицы. 

1. Консолидация  данных.

   Консолидация  позволяет обобщать информацию, расположенную  на нескольких рабочих листах. Прежде всего, нужно выделить ячейку, которая  будет служить левой верхней  ячейкой для блока с результатами консолидации.

Последовательность  действий:

• Добавить, если необходимо, еще один лист (выполнить команду Вставка/Лист);
• Установить курсор в ячейку А1;
• Выберем в меню Данные/Консолидация;
• В появившимся диалоговом окне, в выпадающем списке Функция выберем, например, функцию Сумма, т.е. данные, будут суммироваться. Но можно выбрать и другую итоговую функцию: посмотрите список;
• Следующее поле: Ссылка. Выполним последовательность действий: установив фокус ввода в этом поле, будем по очереди выделять диапазоны для консолидации; для этого перейдем на лист первого месяца, выделим диапазон таблицы вместе с шапкой, без поля № п/п и без итогов, появится выделенный диапазон, щелкнем кнопку Добавить – адрес диапазона переместиться в окно Список диапазонов. Перейдем на лист второго месяца и также выделим диапазон, щелкнем кнопку Добавить, таким же образом выделите диапазон третьего месяца;
• В диалоговом окне имеется блок Использовать в качестве имен из двух флажков подписи верхней строки и значения левого столбца. Установим оба параметра. Эти флажки нужно установить, потому что информация в таблице будет идентифицироваться по названиям строк и столбцов.
• Флажок Создавать связи с исходными данными. Если он не будет установлен, то при внесении изменений в один из диапазонов месяца, данные в консолидируемой таблице не изменяться.
• Сделать консолидацию по минимуму, максимуму, среднему. Для этого можно, выделить лист, Удалить содержимое лист, выполнить команду Данные/Консолидация. В появившимся диалоговом окне, поменять Функцию, т.к. диапазоны сохраняться.

2. Создание сводной таблицы в списке или базе данных.

Последовательность  действий:

• Выберем меню Данные/Сводная таблица. Запускается Мастер сводных таблиц;
• Шаг 1 из 3, выбираем источник данных. Создать таблицу на основе данных, находящихся: установим переключатель в положении в списке или базе данных Microsoft Excel (по умолчанию этот пункт уже выделен); Вид создаваемого отчета: переключатель в положении Сводная таблица;
• Нажмем кнопку Далее;
• Шаг 2 из 3, предлагается Укажите диапазон, содержащий исходные данные. Диапазон: базы данных – данные по кварталу, полученные, с помощью установки связей.
• Нажмем кнопку Далее.
• Шаг 3 из 3, Поместить таблицу в: переключатель новый лист;
• Нажмем кнопку Макет;
• В диалоговом окне, мы видим, еще не заполненный макет. Из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащите нужные поля в области формируемой таблицы. В область поля Данные обычно помещают числовые поля;
• Для создания таблицы нажмите кнопку Готово.

2.1.Обновление  сводной таблицы. 

    Изменим один из показателей в исходной таблицы, сводная таблица при этом не изменилась. Чтобы изменения в исходной списке отразились в сводной таблице, нужно  установить курсор на лист сводной  таблицы и выбрать в меню команду  Данные/обновить данные.

2.2.Изменение итоговой функции.

    Мастер  функции выбрал по умолчанию количество значений, но можно выбрать и другие итоговые функции. Выбелите какую-либо ячейку в области данных, для которой  хотите изменить итоговую функцию и  щелкните кнопку Параметры поля из меню, вызванного правой кнопкой мыши. Будет выведено диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы. Здесь в окне Операция можно выбрать нужную функцию. Отобразить сводную таблицу по минимальному, максимальному и среднему значению числовых показателей.

3. Создание сводной таблицы в нескольких диапазонах консолидации.

Последовательность  действий:

• Выберем меню Данные/Сводная таблица. Запускается Мастер сводных таблиц;
• Шаг 1 из 3, выбираем источник данных. Создать таблицу на основе данных, находящихся: установим переключатель в положении в нескольких диапазонах консолидации; Вид создаваемого отчета: переключатель в положении Сводная таблица;
• Нажмем кнопку Далее;
• Шаг 2а из 3, переключатель в положении Создать одно поле страницы;
• Нажмем кнопку Далее;
• Шаг 2а из 3, Где расположены диапазоны страниц, которые следует консолидировать? Укажите Диапазон: Проделайте это точно так, как в диалоговом окне Консолидация;
• Нажмем кнопку Далее;
• Шаг 3 из 3, Поместить таблицу в: переключатель новый лист;
• Нажмем кнопку Макет;
• Перетащите нужные поля в области диаграммы Строка и Столбец (в шаблоне поля уже расположены, но можно поменять их местами);
• Для создания таблицы нажмите кнопку Готово.
• В поле Страница1, объектам присвойте названия ваших страниц, т.е. месяцев (название месяцев присваиваются по алфавиту).

    Редактирование  сводной таблицы в нескольких диапазонах консолидации осуществляется, так же, как и в сводной таблице, как базе данных. 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Для каких  целей применяются электронные  таблицы?
2. Возможности Excel.
3. Какие электронные таблицы вы знаете?
4. Основные термины прикладной программы Excel.
5. Что такое содержимое ячейки, значение содержимого ячейки, формат ячейки и ее адрес?
6. Какие операции и функции используют при написании формул в ячейках электронных таблиц?
7. Данные каких типов могут быть записаны в ячейку?
8. Какие значения может принимать содержимое ячейки?
9. Как изменить размер ячейки?
10. Как записываются абсолютные и относительные адреса ячеек?
11. Когда необходимо использовать абсолютные адреса ячеек?
12. Основные команды системы.
13. Форматы файлов. Вывод на печать.