Лабораторная работа по "Информатикен"

     Введите записи в таблицы в соответствии с их полями.

5. Чем характеризуется  каждое поле таблицы базы данных  MS Access?

Ответ:

     Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит. Поля могут содержать данные следующих основных типов:  

• счетчик — целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;  
• текстовый — тексты, содержащие до 255 символов; 
• числовой — числа; 
• дата/время — дата или время; 
• денежный — числа в денежном формате; 
• логический — значения Истина (Да) или Ложь (Нет); 
• поле объекта OLE  - изображение или рисунок 
• гиперссылка — ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт).

 

 

    Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:  

• размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;
• формат поля - устанавливает формат данных;
• обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить

6. Что такое  ключ и как определяется ключевое  поле в таблице базы данных?

Ответ:

     Ключевое поле - это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице.

      Для определения первичного ключа выделите поле и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню Правка. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

счетчик, простой  ключ и составной ключ.

     Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчик с именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальное значение.

     Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

     В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составной ключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

7. Как осуществляется  импорт данных из MS Excel в MS Access?

Ответ:

     Существует несколько способов обмена данными между приложениями Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.

• Чтобы содержащиеся в Excel данные переместить в Access, можно скопировать данные листа Excel и вставить их в таблицу Access, импортировать лист Excel в таблицу Access или связать лист Excel с таблицей Access.

 

 ПРИМЕЧАНИЯ 

• В приложении Excel слово "импорт" имеет иное значение, чем в Access. В Excel "импорт" означает установление постоянного подключения к данным, которые могут быть обновлены. В Access "импорт" означает однократный перенос данных без постоянного подключения к данным.
• Книгу Excel невозможно сохранить в виде базы данных Access. Ни в Excel, ни в Access нет возможности создать базу данных Access на основе данных Excel.

8. Как устанавливается  связь таблиц в реляционной  базе данных?

Ответ:

     Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Это позволит автоматически выбирать связанные данные из таблиц, в отчетах, запросах и формах. При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним ключом.

     Установление связи между таблицами возможно только при следующих условиях:

· Связываемые таблицы  должны иметь поля с одинаковым типом  данных и размером, причем имена  полей могут быть различными;

· Обе таблицы сохраняются  в одной базе данных Access.

     От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи:

1. Отношение «один-к-одному»  создается в том случае, когда  оба связываемых поля являются  ключевыми

2. Отношение «один-ко-многим»  создается в том случае, когда  только одно из полей является  ключевым. При таком отношении  главной таблицей является таблица,  которая содержит первичный ключ  и составляет часть «один»  в этом отношении. Таблица со  стороны «много» является подчиненной  таблицей. Связывающее поле в  ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной  таблицы, является полем внешнего  ключа.

3. Связь с отношением  «многие-ко-многим» фактически представляет  две связи с отношением «один-ко-многим»  через третью таблицу, ключ  которой состоит из двух и  более полей, которые являются  полями внешнего ключа в двух  других таблицах.

      Если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст «Не определено».

1. Откройте окно Схема данных, нажав кнопку на панели инструментов

2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных, список которых будет отображен в диалоговом окне. Можно добавить все таблицы сразу, выделив 1-ую таблицу и нажав Shift - последнюю таблицу.

3. Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных  со списками своих полей.

4. Установите связь между  таблицами  по простому ключу. Для этого в окне Схема данных установите курсор мыши на ключевое поле главной таблицы  и перетащите это поле на поле в подчиненной таблице. Для удаления ошибочной связи в окне Схема данных выделите ненужную связь и нажмите Del.

5. В открывшемся окне Изменение связей в строке Тип отношения установится один-ко-многим. Отметьте доступный для этого типа отношений параметр Обеспечение целостности данных.

6. Установите флажки каскадное обновление и удаление связанных полей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах. Нажмите Создать. Чтобы линии связи не пересекались и были удобны для восприятия, расположите таблицы в окне Схемы данных в соответствии с их относительной подчиненностью.

9. Для чего предназначены  запросы к базе данных?

Ответ:

     Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Запрос - это объект базы данных, допускающий многократное использование. Результат запроса – набор записей представленных в табличном виде, который можно изменять, добавлять и удалять. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые и изменяемые в исходных таблицах. Сами запросы могут служить, наряду с таблицами, источниками записей для всех объектов базы данных.

    Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

1. QBE- запросы (Query By Example –Запросы по образцу)

· Запрос на выборку;

· Перекрестный запрос;

· Запрос на создание таблицы;

· Запрос на обновление;

· Запрос на добавление записей;

· Запрос на удаление записей;

· Параметрический запрос.

2. Запросы на языке  SQL ( Structured Query Language – Структурированный язык запросов). SQL – стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных базы данных, представляющая собой последовательность инструкции. При выполнении QBE – запросов они транслируются в соответствующие SQL –запросы.

      В учебных целях запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Он открывает бланк запроса по образцу, состоящий из двух областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

 

10. Как формируется  бланк запроса в СУБД MS Access?

Ответ:

    Создание (формирование) запросов

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language). 
 
    QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. 
 
     SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL. 
 
      Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Создание запроса  на выборку с помощью Мастера

При создании query необходимо определить:

·  Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

·  Предмет поиска в  базе данных

·  Перечень полей в  результате выполнения запроса

       В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

       В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. 
 
      Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый query.

 

Создание запроса  на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно  создать следующие виды запросов:

·  Простой

·  По условию

·  Параметрические

·  Итоговые

·  С вычисляемыми полями

      Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку». 
 
      В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным. 
 
     Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними. 
 
     В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

 

·  Поле – указывает  имена полей, которые участвуют  в запросе

·  Имя таблицы –  имя таблицы, с которой выбрано  это поле

·  Сортировка – указывает  тип сортировки

·  Вывод на экран –  устанавливает флажок просмотра  поля на экране

·  Условия отбора  - задаются критерии поиска

·  Или – задаются дополнительные критерии отбора

 

     В окне  «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

·  Выбрать таблицу  – источник, из которой производится выборка записей.

·  Переместить имена  полей с источника в Бланк  запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы  Студенты отбуксировать поле Фамилии  во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать  поле Оценка в третье поле и из таблицы  Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

·  Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

·  В строке вывод на экран автоматически устанавливается  флажок просмотра найденной информации в поле.

·  В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска.

·  После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить  – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса  в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

     Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

    Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

    Параметрические запросы 
Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя. 
 
Последовательность создания параметрического запроса:

·  Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

·  В Бланк запроса  в строке Условия отбора ввести условие  отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

·  Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться  в окно базы данных, где созданный  query будет выделен.