Контрольная работа по "Информатике"

ЭТ MS Excel характеризуются 2 свойствами: дискретностью и адресуемостью. Под дискретностью понимают, что ЭТ состоят из ячеек (клеток), а под адресуемостью понимают, что каждая  ячейка имеет уникальное имя - адрес, который однозначно определяет месторасположение данных в ЭТ. Адрес ячейки образован именем столбца и номером строки. Например, K25 - это ячейка, расположенная на пересечении столбца K и 25 строки.

Блок - прямоугольная область смежных или несмежных , расположенных в разных местах ячеек. Диапазон ячеек  определяет массив ЭТ именем левой верхней ячейки и именем правой нижней ячейки разделенных знаком : Часто в операциях обработки используются не отдельная ячейка, а блок ячеек. Для выделения блока смежных ячеек необходимо предварительно нажать и держать клавишу «Ctrl>» во время выделения необходимой области

Копирование данных и формул в диапазоны  смежных ячеек выполняется Маркером автозаполнения, который находится в нижнем правом углу курсора Excel и изображается в виде квадратика. Курсора Excel отображается в виде рамки вокруг текущей ячейки или выделенного диапазона ячеек.

Формулы MS Excel представляют совокупность констант, переменных, функций, соединенных операциями + ,- ,* , / ,^ , < , >, = , >= , <= , <> , И , ИЛИ , НЕ. Круглые скобки определяют приоритет исполнения операций. Ссылки являются именованными константами или переменными. Признаком ввода формулы является знак = , который вводится или вызывается щелчком по кнопке в строке формул. Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Числа включают цифры и символы-разделители; десятичная запятая, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение (р или $). Текст - это последовательность букв, цифр, специальных символов. Переменные называются ссылками.

В MS Excel используется относительная, абсолютная и смешанная адресация ячеек, которые используется для ссылок в формулах. Ссылка - идентификатор  ячейки, определяющий значения данных, которые используются в вычислениях MS Excel.

При относительной адресации в  формулах Excel запоминается расположение данных относительно текущей ячейки. При копировании и переносе формул относительные ссылки автоматически  изменяются, поэтому они являются переменными. Например, D254 , CA12:EN72

Если необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то нужно воспользоваться абсолютной адресацией., которая определяет месторасположение ячеек относительно начала листа ЭТ ячейки A1.  Для её задания перед именем столбца и перед номером строки вводится символ $. При копировании и переносе формул абсолютные ссылки не изменяются, поэтому они являются константами. Например, $Z$36 , $AA$144:$CC$2400

При смешанной адресации символ $ ставится, только перед именем столбца  или перед номером строки. Тогда  при копировании один параметр адреса изменяется, а другой остается постоянным. Например, $Q625 , W$255 , $IC8:$ID64, R$5000:V$10000

 

Мастер функций вызывается щелчком  по кнопке    на панели инструментов Стандартная. Мастер функций загружает  окно диалога на 1 шаге которого выбирают из списков категорию и имя функции. На 2 шаге Мастер функций вводятся аргументы функции, которые отделяются друг от друга ; и могут быть константами, переменными, вложенными функциями, формулами.

Списки ЭТ MS Excel

В Microsoft Excel в качестве реляционной базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных. Столбцы списков становятся полями базы данных. Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.·Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, необходимо ввести данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями. На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно. Недопустимо форматирование объединением ячеек. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

Форма - это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.

Создание формы Excel

1. Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.
2. Выберите команду Форма в меню Данные.
3. Нажмите кнопку Добавить.
4. Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.
5. Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER.

По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Строки в списке можно сортировать  по значениям ячеек одного или  нескольких столбцов. Строки, столбцы  или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

По умолчанию списки сортируются  в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке.

Порядок сортировки строк списков

Лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов.

1. Укажите любую ячейку в сортируемом списке.
2. Выберите команду Сортировка в меню Данные.
3. Укажите столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по.  Чтобы отсортировать данные по более, чем трем столбцам одновременно, отсортируйте список сначала по трем наименее значимым столбцам. Например, если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется отсортировать по полям «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Имя» и «Отчество», выберите сначала «Имя» в поле Сортировать по, «Отчество» в поле Затем по и отсортируйте список. Затем выберите «Отдел» в поле Сортировать по, «Должность» в поле Затем по, «Фамилия» в поле В последнюю очередь, по и отсортируйте список.
4. Выберите другие параметры сортировки и нажмите кнопку OK.
5. Повторите шаги 2 - 4 для следующих более значимых столбцов.

Если сортировка ведется по нескольким столбцам, то строки с одинаковыми  значениями в столбце, указанном  в поле Сортировать по, сортируются  в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь, по.

При сортировке строк, входящих в структуру, будут упорядочены группы самого верхнего (первого) уровня. Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.

 

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Выделите ячейки в фильтруемом списке.
2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем команду Автофильтр.
3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.
4. Выберите значение в списке.
5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце  или применить отличные от равенства  операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт  Условие. Чтобы получить более подробные сведения об отображении строк с использованием условий сравнения, нажмите .

Если данные уже отфильтрованы  по одному из столбцов, то при использовании  фильтра для другого столбца  будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора.

Порядок фильтрации расширенным фильтром:

1. Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов.
2. Вставьте скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора.
3. Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.
4. Укажите ячейку в списке.
5. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем команду Расширенный фильтр.
6. Чтобы посмотреть результат фильтрации, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.
7. Введите в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

Виды условий отбора Расширенного фильтра

При настройке автофильтра или  вводе условий отбора в диапазоне  условий расширенного фильтра можно  использовать перечисленные ниже элементы условий.

Чтобы отобрать строки, содержащие ячейки с заданным значением, введите требуемые  число, дату, текстовую или логическую константу в ячейку ниже заголовка  столбца диапазона условий. Например, чтобы отобрать строки, в которых индекс отделения связи равен 115522, введите в диапазоне условий число 115522 ниже заголовка «Индекс отделения связи».

При использовании текстовой константы  в качестве условия отбора будут  отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Например, при вводе условия «Анг» будут отобраны строки с ячейками, содержащими слова Ангара, Англия и Ангола. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести условие:

=''=текст''

Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой  могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов.

Чтобы найти	Используйте знак	Пример
Любой символ в той же позиции, что  и знак вопроса	? (знак вопроса)	д?м задает поиск "дым" и "дом"
Любую последовательность символов в  той же позиции, что и звездочка	* (звездочка)	*ино задает поиск "Люблино"  и "Выхино"
Знак вопроса, звездочка или  тильда	~ (тильда), за которой следует  ?, * или ~	Что~? Задает поиск "Что?"
Значения сравнения

Чтобы отобрать строки с ячейками, имеющими значения в заданных границах, следует использовать оператор сравнения. Условие отбора с оператором сравнения следует ввести в ячейку ниже заголовка столбца в диапазоне условий. Например, чтобы отобрать строки, имеющие значения ячеек большие или равные 1000, введите условие отбора >=1000 ниже заголовка «Количество». Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.

Для подведения итогов и анализа  выделенных данных списков Excel используют промежуточные итоги, сводные таблицы, отчеты Access.

Вычисление промежуточных итогов

1. Отсортируйте список в первую очередь по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог, по нему будет выполняться группировка данных. Например, чтобы просуммировать единицы продукции, проданные каждым лицом в списке продавцов, объемы продаж и количество проданного, отсортируйте список по столбцу продавцов.
2. Выделите ячейки в этом списке.
3. Выберите команду Итоги в меню Данные.
4. Выберите столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на шаге 1.
5. Выберите функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция. Для получения более подробных сведений по итоговым функциям нажмите кнопку  .
6. Выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по.