Электронный офис

Введение

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно-вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций.

В последние годы за рубежом  и нас в стране появилось понятие «электронный офис», которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами.

Тенденции последних лет  на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин «электронный офис» более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно-вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Цель данной работы –  рассмотреть понятие «электронного  офиса», изучить, что он в себя включает.

1. Сущность и задачи электронного офиса

Электронный офис - это универсальное  средство автоматизированного обслуживания пользователей.

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и  факсимильный аппарат позволяют  только менять форму или расположение информации. Они переводят все из устной формы в письменную, электрическую форму и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в  соответствии со сложным набором  процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые  из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого  персонала и руководителей. Это  перемещает технику офиса с периферии  деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков  информации и механизмов ее переработки  и анализа может быть представлена в следующем виде (см. приложение 1).

В «электронном офисе» техника  используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря  и клерка. Однако успех микрокомпьютера  в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным  информационным потокам каждое предприятие  имеет возможность мгновенно  узнавать о состоянии спроса и  предложения, ориентироваться на рынке  сырья, труда, инноваций и т.п. Это  освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурентоспособности.

Прежде всего, следует  остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным  офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

• высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
• высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
• высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
• применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
• возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
• возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Основными компонентами таких  систем являются:

• внешние коммуникационные каналы;
• кабельная система здания;
• сетевое и коммуникационное оборудование и ПО;
• различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

Электронный офис является инструментальным средством локальной  вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ  специалистов для организации электронного документооборота. К задачам можно отнести:

• делопроизводство;
• создание отчетов;
• поиск, ввод и обновление информации;
• составление расписаний;
• обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач  в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована  работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы  формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

• Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.
• Печатающие устройства.
• Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.
• Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.
• Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

2. Программное обеспечение офисных систем

В настоящее время на рынке  программного обеспечения имеются  мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует  отнести Microsoft Office фирмы Microsoft  и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время  является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.

В целом основная тенденция  в развитии программных продуктов  данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных  продуктов улучшаются встроенные в  эти средства возможности грамматического  и лексического контроля. В новой  системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может  настраивать структуру меню «под себя».

На каждого специалиста  из офиса любого уровня возлагаются  определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор  состава и возможностей используемых программ.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора  и т.п.) необходимо иметь представление  о новых возможностях программных  средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого  большое значение для организации  управления офисом имеет возможность  информационного обмена между сотрудниками.

Текстовый редактор — компьютерная программа, предназначенная для  создания и изменения текстовых  файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п.

Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие  среды, содержащие редактор.

Первый тип ориентирован на работу с последовательностью  символов в текстовых файлах. Такие  редакторы обеспечивают расширенную  функциональность — подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т. п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ.

Второй тип текстовых  редакторов имеет расширенные функции  форматирования текста, внедрения в  него графики и формул, таблиц и  объектов. Такие редакторы часто  называют текстовыми процессорами и  предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Классический пример — Microsoft Word.

Также выделяют более общий  класс программ — текстовые рабочие  среды. По сути, такие среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые  разнообразные задачи: с помощью  надстроек они позволяют писать и читать письма, веб-каналы, вести  дневник, управлять списками адресов  и задач. Представители этого  класса — Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут  служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние  всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.

Электронные таблицы (или  табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для  проведения табличных расчетов. Появление  электронных таблиц исторически  совпадает с началом распространения  персональных компьютеров. Первая программа  для работы с электронными таблицами  — табличный процессор, была создана  в 1979 году, предназначалась для компьютеров  типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность  графического представления данных (диаграммы); Использование электронной  таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные  таблицы имеют меньшие возможности  в этой области. Однако некоторые  операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в  них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в  таблице.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Презентация представляет сочетание  компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.

Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя современными компьютерными средствами возможность взаимодействия с изображением.

Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно  взаимодействовать с ним через  меню управления.

Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом  стиле.

Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации  с использованием аудио- и видеовставок, делать презентации динамичными  и интерактивными, использовать в  них гипертекстовые ссылки.