Электронный офис

Содержание

    Введение

1. Понятие электронного офиса
2. Задачи и технический состав электронного офиса
3. Задачи ЭО
4. Технический состав
5. Microsoft Office
6. Текстовые редакторы
7. Электронные таблицы
8. Электронные презентации
9. Оптическое распознавание текста
10. Графические редакторы
11. Правовые системы

Заключение

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему  изменению технического оснащения  аппарата управления и рождению его  нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах.

     В последние  годы за рубежом и у  нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

     Цель  данной работы – рассмотреть понятие  «электронного офиса», изучить, что  он в себя включает, и оценить  насколько эффективно используется «электронный офис» в наши дни. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие электронного офиса

     Отличительной чертой перехода к «электронному  офису» является получение возможности  использовать технику для обработки  содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют  только менять форму или расположение информации. Они переводят се из устной формы в письменную, электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

Компьютер меняет содержание поступающей в  него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения.

     В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в  офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

     Благодаря многообразным информационным потокам каждое предприятие имеет возможность мгновенно узнавать о состоянии спроса и предложения, ориентироваться на рынке сырья, труда, инноваций и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурентоспособности.

     Прежде  всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным  офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

• высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес - компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
• высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
• высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
• применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
• возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
• возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

 
 
 

Основными компонентами таких систем являются:

• внешние коммуникационные каналы
• кабельная система здания
• сетевое и коммуникационное оборудование и ПО
• различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Задачи  и технический состав электронного офиса

Задачи ЭО

Электронный офис является инструментальным средством  локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ  специалистов для организации электронного документооборота.

К задачам ЭО относятся:

• делопроизводство;
• создание отчетов;
• поиск, ввод и обновление информации;
• составление расписаний;
• обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач в условиях организации  электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

     Технический состав

Для реализации поставленных целей электронный  офис должен быть укомплектован необходимым  набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств  электронного офиса (ЭО) входят следующие  технические средства:

• Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия
• Печатающие устройства
• Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами
• Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО
• Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Microsoft Office

     В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные  пакеты, получившие название офисных  систем. К наиболее популярным офисным  системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft  и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время  является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.

     Microsoft Word данная программа получила самое широкое распространение по всему миру и фактически стала стандартом программного обеспечения для обработки текста. Почти любое предприятие использует это приложение как основной инструмент работы с документами, да и знакомство с компьютером у многих людей начинается с изучения именно этой программы.

     Для большинства работ, требующих выполнения определенного количества математических расчетов, удобно использовать электронные таблицы Microsoft Excel. Удобное табличное представление данных вместе с возможностью применения к ним арифметических операций и более 300 имеющихся в распоряжении пользователя готовых функций делает Microsoft Excel незаменимым помощником бухгалтеров, экономистов, инженеров и многих других категорий работников. Обладая столь высокой «вычислительной мощностью», Microsoft Excel замечательно справляется не только с математическими вычислениями с малым количеством аргументов, но и с обработкой больших массивов данных.

     Кроме возможности применения большого количества математических, тригонометрических, статистических, финансовых, текстовых  и прочих функций Microsoft Excel предоставляет ряд возможностей по быстрому нахождению требуемых значений (например, используя механизм фильтрации записей или функции подбора решения), а также представления исходных данных и результатов вычислений как в табличном, так и в удобном для восприятия графическом виде с помощью различных типов диаграмм.

     Microsoft Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

     В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного  пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных  продуктов улучшаются встроенные в  эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

На каждого  специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ. Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Текстовые редакторы

     Текстовый редактор — компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п.

     Типы  текстовых редакторов