Использование информационных технологий при решении зкономических задач

      Представим  графически: 

Рисунок 2.1  

 
 

Рисунок 2.2

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2.3 

 
 

Рисунок 2.4 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Консолидированный баланс по предприятию рассчитывается как разность суммарных поступлений  и платежей всех подразделений по каждому месяцу плюс средства на начальный период года, которые остались с прошлого года (рис.2.4)

Таблица 2.4 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Выводы. 

      Взятие  кредита не рассматривалось, т.к. отрицательного баланса кроме как в марте  и сентябре не наблюдалось. Из расчетов видим, что кредит нам не нужен. В марте и сентябре была нехватка денежных средств, она перекрывалась на следующие месяцы Поэтому руководство не приняло решения о взятии кредита, а обошлось  сокращением внутренних расходов. Не взяв кредит предприятие не потерпело больших проблем, а еще даже накопило к концу года 135 млн. руб. Консолидированный план финансово реализуем и без заемных средств. 
 
 
 
 

2.2 Задание №2 – « Разработка баз данных при помощи Microsoft Access»

 

      Системы управления базами данных (СУБД). Развитие информационных технологий привело  к созданию компьютерных баз данных. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами — системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных (БД), которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных (СУБД) — программы, управляющие хранением и обработкой данных.

      В настоящее время термины база данных и система управления базами данных используются исключительно  как относящиеся к компьютерам. Большинство баз данных, независимо от того, реализованы ли они на компьютере или нет, для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые и называются записями и полями, соответственно

      Системой  управления базами данных является приложение Access, входящее в Microsoft Office.

      Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Помимо этого Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с данными в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

      Когда необходимо хранить и использовать большие объемы данных, необходим инструмент для простой и быстрой обработки информации. В семействе Microsoft Office таким инструментом является MS Access.

      MS Access позволяет создавать персональные базы данных, используя реляционную модель. Он обеспечивает гибкие средства ввода, поиска, сортировки и корректировки данных, используя визуальные средства разработки.

      MS Access позволяет быстро создавать формы пользовательского интерфейса, без использования навыков программирования. Используя визуальные построители, пользователи могут создать необходимые отчеты для вывода данных или результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа, повышает выразительность создаваемых средств.

      Для профессионалов, MS Access предоставляет гибкие средства программирования, основанные на Visual Basic.

      В Access используется стандартный для среды Windows&Offiсе многооконный интерфейс, но в отличие от других приложений, не многодокументный. Единовременно может быть открыта только одна база данных, содержащая обязательное окно базы данных и окна для работы с объектами базы данных. В каждый момент времени одно из окон является активным и в нем курсором отмечается активный объект.

      Компоненты MS Access 

      MS Access состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и представления информации.

      Этими компонентами являются таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и модули. Для создания форм и отчетов используются конструкторы, поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. В MS Access вся информация содержится в таблицах.

      Формы используются для ввода и просмотра  таблиц в окне формы. Формы позволяют  ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в  требуемом виде. С помощью мастера  вы можете создать форму, поместив в  нее поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм вы можете создавать формы любой степени сложности.

      Отчеты  используются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью  конструктора отчетов вы можете разработать собственный отчет, включающий группировку данных, групповые И вычисляемые поля, и оформить их соответствующим образом.

      Запрос  является средством извлечения информации из базы данных. В MS Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу

      Окно  базы, данных состоит из шести вкладок: «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы» и «Модули. Каждая вкладка  содержит объекты текущей базы данных, тип которых указан ярлыком вкладки.

      Кнопка  Конструктор предназначена для модификации выбранного объекта, а кнопка Создать — для его создания. 

      Создание  таблиц 

      Создание  таблицы состоит в задании  ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных. ,

        Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Эта программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2... Наиболее универсальный ручной метод предоставляет Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

      Системы управления базами данных должны учитывать, что с базами могут одновременно работать много людей. Если бы с базами работали как с документами в  текстовом процессоре, то один человек, открывший файл для редактирования, монополизировал бы этот файл и блокировал бы к нему доступ других пользователей до тех пор, пока файл не будет закрыт и сохранен.

      В базах данных один пользователь, вносящий изменения в базу, блокирует только одну запись, с которой он работает, причем ненадолго.

      Если  в локальной или глобальной сети с одной базой работают несколько  пользователей, то каждый может видеть в режиме реального времени те изменения, которые вносят в базу его коллеги.

      Для доступа к данным есть другое, гораздо  более гибкое и удобное средство — запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

      Важным  свойством запросов является то, что  при создании результирующей таблицы  можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

      И еще одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю. 

      Запросы на выборку. 

      Цель  запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

      Как и другие объекты Access, запросы можно создавать автоматически с помощью Мастера или вручную.

      Во  многих случаях пользователю надо предоставить возможность выбора того, что он хочет найти в таблицах базы данных. Для этого существует специальный вид запроса - запрос с параметром.

      Существует  несколько видов запросов на изменение. Самый простой и понятный —  это запрос на создание таблицы.  
 

        Формы 

      Форма представляет собой некий электронный  бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти; поля, и данные автоматически  заносятся в таблицы базы.

      Данные  в таблицу можно вносить и  без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

      Во-первых, малоквалифицированному персоналу  нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе).

      Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Например, один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой — только номера их расчетных счетов, а третий — только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

      В-третьих, ввод данных в таблицу — чрезвычайно  утомительное занятие. Уже после  нескольких часов работы люди делают ошибки Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таю образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.