Использование баз данных и СУБД для обработки экономической информации

Существует возможность вывести данные в перекрестной таблице без создания в базе данных отдельного запроса. Для этого следует использовать мастер сводных таблиц. В сводной таблице пользователь имеет возможность изменять заголовки строк или столбцов, что позволяет анализировать данные различными способами.

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет. Для получения дополнительных сведений о запросах с параметрами нажмите кнопку.

В Microsoft Access можно создать специальную форму или диалоговое окно, которое вместо диалогового окна запроса с параметрами будет выводить приглашение на ввод параметров запроса. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Для создания простой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.

Пользователь Microsoft Access имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Сила реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access существует множество способов отобрать только требуемые данные при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей:

- с помощью диалогового окна Поиск легко найти конкретные записи или определенные значения в полях. При обнаружении каждого вхождения требуемого элемента выполняется перемещение по записям. Если нужно заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном Замена.

- фильтры позволяют временно изолировать и просмотреть конкретный набор записей в открытой форме или в открытом объекте в режиме таблицы.

- запросы дают возможность работать с конкретным набором записей, которые удовлетворяют условиям, заданным для одной или нескольких таблиц базы данных. При выполнении запроса становится возможной независимая работа с этим набором записей в конкретной форме или в объекте в режиме таблицы.

При использовании индексов в Microsoft Access сортировка и поиск записей ускоряется. В таблицах Microsoft Access индексы используются также как и в книгах: чтобы найти данные, осуществляется их поиск в индексе. Можно создать индексы, основанные на одном или нескольких полях. Составные индексы позволяют пользователю провести различия между записями, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Microsoft Access поддерживает импорт или связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access (версий 1.x, 2.0 и 7.0/95 и 8.0/97), а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft Fox Pro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование и связывание языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находиться на персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Microsoft Access сохраняет порядок сортировки при сохранении формы или объекта в режиме таблицы и повторно применяет его при новом открытии объекта или при создании новой формы или отчета на основе этого объекта.

Особенности сортировки записей:

- при сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он перейдет и к новой форме или отчету.

- в одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.

  - порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных.

- если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

- для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.

  - цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью необходимо ввести нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Val([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время, тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.

2.2 Visual Fox Pro

Visual Fox Pro представляет собой систему управления базами данных (СУБД), которая функционирует в среде Windows. Это полноценное 32-разрядное приложение. Visual Fox Pro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием xBase и SQL, диалекты которых встроены во многие СУБД. Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным. Применяется для приложений масштаба предприятия для работы на различных платформах: Windows 3.x, Windows 95, Macintosh. Кроме того, Visual Fox Pro является объектно-ориентированным языком программирования.

Visual Fox Pro, являясь системой управления реляционными базами данных, содержит в себе все необходимые средства для работы с реляционными СУБД. В Visual Fox  Pro добавлено понятие базы данных, содержащей таблицы, связи между ними, хранимые процедуры, что позволяет обеспечивать целостность реляционной базы данных на уровне СУБД.

Кроме того, это позволяет разрабатывать клиент-серверные приложения, строящиеся на законах бизнес-логики.

Visual Fox Pro содержит в себе или использует средства Windows, позволяющие взаимодействовать с другими приложениями Windows, а также получать доступ к SQL- серверам баз данных, таким как: Oracle, MS SQL Server и др., посредством ODBC.

Имеющаяся среда разработки позволяет даже неопытному пользователю в краткие сроки разработать базу данных и средства по ее сопровождению.

Начиная с пятой версии, Visual Fox Pro  может  выполнять  функции  OLE-

сервера. OLE-сервер  —  это  приложение,  которое  может  предоставить  свои

объекты для управления другой программе, поддерживающей OLE Automation.

Эта новая возможность существенно расширяет возможности  использования

Visual Fox Pro.

Выводы и предложения

При рассмотрении данной работы были рассмотрены основные задачи которые заключались в том, чтобы рассмотреть  такие понятия, как, банк данных, база данных, что представляет собой система управления базой данных. Также были рассмотрены  состав базы данных, система управления базой данных. В процессе работы были выяснены функции системы управления базой данных. К функциям системы управления базой данных относится защита данных от пользователя (защита данных осуществляется самой СУБД модели данных, поддерживаемые системой управления базой данных); помочь пользователю в манипулировании данными (помощь пользователю осуществляется в основном в обеспечении его командами или готовыми программами, выполняющими стандартные функции, такие как поиск или модификация информации); управление буферами оперативной памяти; управление транзакциями. Одним из основных требований к СУБД является надежность хранения данных во внешней памяти.

В данной работе более подробно были рассмотрены модели данных, поддерживаемые СУБД, такие как иерархические; сетевые; реляционные; объектно-ориентированные.

В мире существуют различные программы системы управления базой данных: Microsoft Access, Microsoft Visual Fox Pro, Microsoft Visual Basic. Эти программы имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Поэтому в качестве примера были рассмотрены наиболее популярные системы управления базой данных на примере таких программ как: Microsoft Access, и более коротко Visual Fox Pro. 

Тематический охват баз данных практически безграничен, а их пользователем может быть практически каждый. Не смотря на растущее значение в общественном производстве, индустрия информации не является самостоятельной отраслью. Она обеспечивает эффективную работу других отраслей общественного производства, то есть является инфраструктурной отраслью.

От успеха разработки систем управления базы данных зависит, насколько база данных станет удобной, будут ли с ней работать конечные пользователи и будет ли программа использоваться вообще.

Список использованной литературы:

1. Агибалов А.В., Горюхина Е.Ю. Автоматизированные системы обработки экономической информации: Учебное пособие. – Воронеж: ВГАУ, 1998. – 64с.

2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.

3. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник для вузов. – М.: Финансы истатистика, 1995.

4. Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1/ Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптаев В. – М.: ABF, 1995.

5. Когалвский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1992.

6. Кулев С.А., Камялин А.К. Основы управления базами данных: Учебное пособие. – Воронеж: ВГАУ, 1996. – 65 с.