Информационные технологии

ЭФД подразделяются на: формы, предназначенные для сбора данных и последующей статистической обработки; формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие ознакомления и подтверждения; формы удаленного пользования по сети Internet (Web-формы). Они всегда связаны с базами данных и проходят этапы: проектирования; увязывания с источниками информации; определения формы представления (экранная, бумажная или файловая); назначения и доступа. Использование ЭФД позволяет создавать электронные картотеки документов. Электронная картотека документов – система, обеспечивающая пользователю быстрый доступ к любому документу путем удобного их хранения, систематизации и маршрутизации, разграничения доступа.

ЭФД являются основой  применения современных информационных технологий, особенно Internet технологий, в электронные системы управления документооборотом предприятия (ЭСУД) и в системы автоматизации делопроизводства предприятия (САДП). Возникли такие понятия, как электронный конверт, Web документ, автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой и т.д.

Электронный конверт – документ, доступ к которому организован секретными ключами отправителя и получателя. Для запечатывания такого конверта используются два ключа: секретный ключ отправителя и открытый ключ получателя. Из них создается общий ключ. При распечатывании электронного конверта используется уже открытый ключ отправителя и секретный ключ получателя. Они устроены так, что получается тот же общий ключ. Это удобно тем, что нет необходимости  встречаться с абонентами, достаточно разослать им один и тот же открытый электронный ключ.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческой информации, характеризующейся ограниченным перечнем выполняемых, строго регламентированных деловых процессов.

На большинстве современных  предприятий рано или поздно встает проблема ввода, хранения и систематизации большого объема информации: договора, приказы, финансовая и проектная  документация и т.д. Они накапливаются  на столах сотрудников или в файловых системах компьютеров, затрудняя поиск информации, коллективную работу над документами, согласование и соблюдение конфиденциальности. Поэтому сегодня на любом современном предприятии требуется внедрение оперативных систем, позволяющих повысить эффективность работы  с документами в масштабах всего предприятия или компании. Для этой цели были созданы ЭСУД и САДП. На сегодняшний день ЭСУД современного предприятия выполняет следующие функции:

1. Объединение разрозненных документов предприятия в единую информационную систему.
2. Хранение и поиск документов.
3. Оперативное реферирование документов.
4. Нумерация версий документов.
5. Обеспечение многоуровневой защиты документов.
6. Администрирование учета и архивирования.
7. Работа с разнообразными формами документов.
8. Поддержка произвольных взаимосвязей между документами.
9. Автоматический перевод запроса на другой язык.
10. Выдача и возврат документов библиотечного типа.

Иногда эти системы называют DMS (Document Management Systems) или EDMS (Electronic Document Management Systems).

Основной частью информационного обеспечения ЭСУД является база данных ЭФД, которая становится элементом централизованной базы данных всей организации и формируется как электронный архив документов. Для управления базой данных ЭФД разрабатывается программное обеспечение, состоящее из следующих компонентов:

1. Системы управления документооборотом, реализующей администрирование, систематизацию, маршрутизацию, координацию документопотоков, контроль за обработкой и исполнением.
2. Программного обеспечения для управления хранением документов.
3. Системы экспорта и импорта, поиска документов.
4. Системы управления полномочиями пользователей.
5. Набора стандартных бизнес-приложений, используемых сотрудниками для подготовки документов и т.д.

Внедрение ЭСУД позволит организовать совместный доступ к информационному ресурсу предприятия и оптимизировать профессиональную деятельность специалистов. На рынке программного обеспечения ЭСУД организациям предлагаются системы:

«БОСС-Референт». Разработка компании «АйТи». Она является составной частью системы «БОСС», включающей, кроме этого подсистемы «БОСС-Кадровик», «БОСС-Бухгалтерия».

Система «Дело». Получила распространение в России. Разработка компании «ЭОС». Для формирования форм и отчетов система интегрирована с MS Word и MS Excel. Разработан и Web ориентированный вариант системы для работы с документами в сети Internet. Реализована интеграция с пакетом сканирования документов Fine Reader.

«Крон». Программное обеспечение разработана компанией «Анкей», предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства и содержит следующие компоненты: систему управления документами, обеспечивающую электронную подпись; почтовую систему, интегрированную с телексом, факсом и системой Х 400; систему регистрации и исполнения документов.

«DOCS Open/Fusion». Разработка фирмы PC DOCS, предназначена для крупных фирм. Основные компоненты:

• Хранение документов практически без ограничения объемов.
• Администрирование доступа к документам.
• Быстрый поиск с использованием высокоскоростных SQL серверов.
• Одновременная работа с бумажными и электронными документами.
• Ведение до 99 версий и 26 подверсий документов.

Использует SQL-серверы Oracle, MS SQL Server и Sybase. Поддерживает все разновидности операционных систем MS Windows и UNIX.

Кроме вышеизложенных существуют системы «DocuLive», «Panagon», «VIP Enterprise», «Documentum», «Action Metro» и т.д.

Управление современным  предприятием основано на согласовании между собой информационных, материальных, финансовых и кадровых ресурсов. Одной  из проблем становится координация деятельности сотрудников, выбор оптимальной тактики и стратегии управления. Последние требуют получения достоверной информации для своевременных адекватных управленческих решений. Для разрешения этой проблемы используются САДП или так называемые «Work-Flow» системы.

В основе САДП лежат следующие  базовые понятия:

• Деловой процесс (Business Process) – это логически завершенный набор деловых процедур, поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей.
• Объект (Object) – информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе.
• Операция – действие, выполняемое в рамках бизнес-процесса.
• Событие – внешнее, не контролируемое в рамках процесса, действие, произошедшее с объектом (например: изменение ставки налога, поломка оборудования).
• Исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение операций бизнес-процесса (например: менеджер, директор).
• Деловая процедура – неделимый логический этап делового процесса.
• Описание процесса (Process Definition) – формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процессов. Электронное графическое представление этого процесса называется картой делового процесса.
• Данные – информация, необходимая для осуществления действия.
• Инструменты (Tools) – специализированные информационные системы, обрабатывающие информацию, связанную с работой или заданием.

САДП предназначена  для решения задач разработки описаний бизнес-процессов, управления исполнением самих бизнес-процессов и интеграции приложений выполненных процессов. В составе САДП моно выделить следующие основные компоненты:

Методология описания деловых процессов. Самой распространенной методологией сегодня является методология направленного графа компании Action Technologies. В качестве элементарной составляющей делового процесса она рассматривает цикл, построенный между заказчиком и исполнителем работы. В цикл включены все возможные действия, которые возникают при взаимодействии двух сотрудников: например, отказ от выполнения. Цикл имеет следующие параметры: условия, время и характер завершения, стоимость. Данная методология хороша тем, что она целостная, т.е. ни одно задание не потеряется и не зайдет в тупик. К этой методологии прикладывается графический редактор, позволяющий спроектировать карту делового процесса.

Преобразователь методологии  в конкретный автоматизированный деловой  процесс (АДП-приложение). Этот модуль выступает связывающим звеном между методологией и конкретным АДП-приложением. Обычно это конвертор, который исходя из карты деловых процессов и их заданных параметров, формирует базу данных с соответствующей структурой, а также создает параметры отслеживания исполнения бизнес-правил.

Модуль исполнения АДП-приложения. Данный модуль взаимодействует со сформированными правилами, преобразователем методологии и исполняет их.

Рабочее место пользователя. Интерфейс пользователя долен включать окно входящих заданий к пользователю и окно исходящих заданий от пользователя.

Любая система типа «Work-Flow» реализуют следующие функции:

• Определение и описание деловых процессов.
• Мониторинг деловых процессов.
• Выполнение деловых процессов.
• Взаимодействие с другими «Work-Flow» системами.
• Интеграция исполняемых в процессе приложений.

          На сегодняшний день на рынке  программного обеспечения САДП  предлагаются «Work-Flow»-продукты: «WorkRoute II», «Staffware» и «FormFlow». Одной из наиболее мощных и гибких систем является система маршрутизации заданий и документов с контролем исполнения «WorkRoute II», разработанная российской компанией «Весть». Основное назначение этой системы – создание электронных моделей деловых процессов, автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. В состав комплекса входят все необходимые модули для: проверки правильности и имитации работоспособности карт бизнес-процессов; мониторинга графика выполнения работ по отдельным этапам; переделки карт процессов, по которым запущены работы; формирования пользовательского интерфейса.

 

 

 

Список литературы

 

1. Валуев С.А., Игнатьева  А.В. Организационный менеджмент: Учебное пособие. - М.: «Нефть и  газ», 1993.

2.Байков В.Д., Предтеченский  А.Г. Internet, первые шаги в России. – СПб.: АОЗТ «Издательство Буковского», 1996.

3. Кобелев О.А., Кремер  А.С., Пирогов С.В., Золотухина А.Ф.  Электронная коммерция. Термины  и определения. 

Учебное пособие. – М.: МГУК, 2001.

4. Гражданский кодекс  Р.  Ф.  Части 1 и 2.

5. Основы электронной  коммерции. Учебное пособие. – М.: МГУК, 2001.

6. Попков В. П., Петров  К. А. Электронная коммерция  и бизнес в Интернет.

7. Провайдеры электронной  коммерции // Мир Связи, № 1, 2000.

8. Садков Д., Габидуллин  А. Измерение эффективности Интернет  – бизнеса: ePerformance компании McKinsey // Мир электронной коммерции. 2000. №4.

9. Сальников Электронные  деньги.// Мир карточек. -1996.-№12

10. Семин Григорий Автоматизация  коммерческого банка: взгляд из  России.// Read.me -1996. -№10.

11. Сизов В.И. Вариации  на тему электронного магазина, ч.1 Компьютер Пресс, №2 (134),2001.

12. Соколова А. Н., Геращенко  Н. И. Электронная коммерция:  мировой и российский опыт. М.: Открытые системы, 2000.

13. Успенский И. Энциклопедия  Интернет – бизнеса. – Спб:  Питер, 2001.

14. Царёв В.В., Кантарович А.А. Электронная коммерция. Издательство «Питер», 2002.

15. Электронная коммерция  глазами покупателей / / Мир электронной  коммерции. 2000. № 2.