Автор: Пользователь скрыл имя, 03 Декабря 2011 в 14:39, контрольная работа
Определите понятие текстового документа, охарактеризуйте его стили, шаблоны.
45.Дайте понятие макроса. Охарактеризуйте процесс записи макроса, способы выполнения макроса, этапы его редактирования и использования личной книги макросов.
В Microsoft Office и Excel можно назначить макросу комбинацию клавиш. В Word щелкните на кнопке панели, чтобы связать макрос с кнопкой инструментов, также можно щелкнуть на кнопке клавишам, чтобы назначить комбинацию клавиш для вызова макроса. В Excel введите букву в текстовое поле Сочетание клавиш: Ctrl+.
В приложениях Word, Excel и PowerPoint воспользуйтесь раскрывающимся списком "Сохранить в", чтобы указать, где будет сохранен макрос. В Microsoft Word можно сохранить макрос в любом открытом шаблоне (после чего макрос будет доступен в любом документе, использующем этот шаблон) или открытом документе (в результате он будет доступен только в этом документе). В Excel имеется возможность сохранить макрос в текущей рабочей книге, в новой рабочей книге или в личной книге макросов. При выборе последней возможности макрос будет доступен во всех рабочих книгах. В PowerPoint макрос можно сохранить в любой открытой презентации.
Личная книга макросов Excel является скрытой книгой (файл называется Personal.xls), которая открывается автоматически при запуске Excel. Это очень удобно, поскольку каждый макрос, сохраненный в этой книге, будет доступен для всех открытых рабочих книг. Если вы хотите использовать эту книгу, то ее сначала нужно будет отобразить. Для этого выполните команду Окно=>Отобразить и убедитесь, что в диалоговом окне "Отобразить" выделена строчка PERSONAL.XLS. Затем щелкните по кнопке ОК.
В поле "Описание" можно ввести описание макроса.
Щелкните на кнопке ОК. В результате вы вернетесь в документ, а в строке состояния появится надпись "Запись" или ЗАП, а также отобразится панель инструментов "Остановить запись" (это очень маленькая панель, которая появляется приблизительно в центре экрана, а в ее строке заголовка отображается только "Ос")
Выполните действия, которые нужно записать в макросе. Поскольку средство записи записывает все ваши действия (кроме щелчков на кнопках, расположенных на панели инструментов "Остановить запись"), будьте внимательны и не выполняйте никаких лишних действий и команд во время записи макроса.
После того как все действия будут записаны, выполните команду Сервис=>Макрос=>Остановить запись, которая расположена на одноименной панели инструментов.
Когда вы начнете запись макроса, приложение создает "проект VBA". Это контейнер, который содержит документ, используемый для записи макроса, и специальный объект, который называется модуль и содержит операторы макросы.
Для создания
макроса в Word можно использовать два метода:
с помощью средства для записи макросов
(макрорекодера) или редактора Visual Basic.
3. Нажать ОК.
6. Нажать на кнопку .
7. Закрыть окно Найти и заменить.
8. Остановить запись через меню Сервис ® Макрос ® Остановить запись или через панель , нажав на кнопку .
Для
быстрого запуска макроса можно назначить
ему кнопку панели инструментов, команду
меню или сочетание клавиш. После этого
для выполнения макроса будет достаточно
выбрать команду в меню, нажать кнопку
на панели инструментов или нажать сочетание
клавиш. Чтобы запустить макрос, можно
также выбрать команду Макрос в меню Сервис,
команду Макросы, а затем — имя макроса,
который требуется выполнить.
1. Выбрать Сервис ® Макрос ® Макросы.
2. Выбрать имя
макроса, который требуется
3. Если нужного макроса нет в списке, выбрать другой документ, шаблон или список в списке Макросы из.
4. Нажать кнопку Выполнить (Удалить).
Чтобы не создавать одинаковые макросы, можно копировать их в специальную книгу «Personal.xlsb», сохраненную на компьютере.
По умолчанию макросы Excel действуют только в тех книгах, в которых они содержатся. Это допустимо до тех пор, пока не потребуется использовать эти макросы в других книгах. Благодаря личной книге все хранящиеся в ней макросы можно открыть в любой книге Excel на компьютере.
Личная книга (Personal.xlsb) открывается в виде скрытой книги при каждом запуске Excel. На компьютерах с установленной Windows 7 и Windows Vista личные книги сохраняются с помощью Excel в виде файла Personal.xlsb в следующих папках:
C:\Users\<имя_пользователя>\
Для создания личной книги сначала необходимо создать макрос и сохранить его в личной книге макросов. Прежде чем начать, убедитесь, что на ленте Excel есть вкладка Разработчик.
Отображение вкладки Разработчик в Excel 2010
Отображение вкладки Разработчик в Excel 2007
Теперь все готово для записи и сохранения макроса в личной книге макросов. На этом примере рассматривается создание простого макроса с помощью функции записи макросов. Это макрос будет применять полужирное начертание к тексту в текущей ячейке.
1.В ячейке A1 введите какой-либо текст, например, “Какой-либо текст”.
2.На вкладке Разработчик
в группе Код нажмите кнопку
Запись макроса.
6.Нажмите сочетание клавиш CTRL+B, чтобы применить полужирное начертание.
Это единственное действие, записанное в макросе.
7.На вкладке Разработчик
в группе Код нажмите кнопку
Остановить запись.
Отобразится сообщение с предложением сохранить изменения, внесенные в личную книгу макросов.
9.Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить личную книгу.
При следующем запуске Excel личная книга
загрузится, но не будет отображаться,
поскольку является скрытой по умолчанию.
В заключение хочется еще раз подчеркнуть, что использование макросов позволяет без особых усилий создавать приложения, автоматизирующие многие действия пользователя. Рекомендуется начинать с создания таких приложений, прежде чем углубляться в изучение языка программирования VBA. Однако сложные многопользовательские приложения следует сразу разрабатывать, используя язык программирования VBA, не создавая сложных комбинаций из макросов и модулей.
21. Дайте понятие о системе электронного архива.
Развитие информационных технологий на сегодняшний день - самое масштабное, во многом опережающее другие отрасли скоростью и мощью внедряемых инноваций. В основном, ИТ-услуги направлены на оптимизацию всех сфер бизнеса. Отдельное внимание уделяется и электронному документообороту различных предприятий.
Большее удобство работы с документами обеспечивает возможность перевести всю документацию предприятия из бумажного вида в электронный. Поэтому организация архивации и хранения, обработки, редактирования, перемещения и, самое главное, обеспечения безопасности тоже должны быть реорганизованы. Электронный вид документов дает возможность реализовать все вышеперечисленные действия с документами, причем эффективнее, нежели с бумажными версиями.
Создание
современных сервисов при работе с архивом
данных строятся на базовых функциях и
потребностях. К ним относятся:
Возможность внедрения в архив расширенного электронного поиска по заданным критериям;
Доступ в архив документов всем отделам организации, но с различными правами доступа.
Электронный документооборот призван обеспечить эффективное управление информацией для оперативного и прямого взаимодействия между отделами. Такой способ организации информации на предприятии позволит повысить производительность труда сотрудников и сократить время на принятие управленческих решений. Данная разработка компании «Qulix Systems» станет основным элементом системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Электронный архив – это эффективная и удобная организация и надёжное хранение документов при постоянном оперативном доступе. Электронный архив (ЭЛАР) разработан на основе хранилища ECM-платформы Alfresco, которая является сервисно-ориентированной системой масштаба предприятия и обеспечивает наше решение бесспорными преимуществами.
Прежде всего, решение позволяет успешно справляться с многочисленными задачами, ежедневно возникающими на предприятии. Внедрение системы цифрового архива обеспечит :
-рост производительности работы предприятия;
-оперативный и простой доступ ко всей необходимой информации;
-защиту хранимых документов;
-снижение материальных затрат на архив благодаря увеличению производительности работы сотрудников компании;
-уменьшение издержек на расходные материалы, которые требуются для функционирования бумажного документооборота;
-централизованное хранение документации и возможность её коллективного использования;
-повышение уровня взаимодействия между отделами компании;
-улучшение контроля исполнения работ по документам;
-сокращение потребности в дополнительном персонале;
-обеспечение дистанционным доступом ко всем хранящимся электронным документам;
-защиту документов от повреждения.
В итоге, модуль позволит вам значительно снизить расходы на хранение документов вашего предприятия, функционально решить ряд основных задач. Во-первых, с помощью электронного архива на предприятии создается единая база документов и учётной информации любых форматов в соответствии с необходимыми правилами и классификациями. Во-вторых, архив документации будет более функционален и позволит сэкономить финансовые средства. И, в-третьих, у руководителей и топ-менеджеров появится возможность личного контроля за документооборотом как внутри предприятия, так и за его пределами.
Все требования документооборота могут быть учтены. Кроме того, ввод электронных версий документов позволит упростить и ускорить поиск документов, а также обеспечить доступ к учётной информации и документам в соответствии с правами доступа, которые можно устанавливать и изменять.
В состав документов в электронном виде архива организации входят:
-документы постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения,
образовавшиеся в деятельности
структурных подразделений
- архивные копии информационных ресурсов (банки данных, базы данных, web-сайты, реестры, регистры, кадастры);