Информационные технологии

   В Microsoft Office и Excel можно назначить макросу комбинацию клавиш. В Word щелкните на кнопке панели, чтобы связать макрос с кнопкой инструментов, также можно щелкнуть на кнопке клавишам, чтобы назначить комбинацию клавиш для вызова макроса. В Excel введите букву в текстовое поле Сочетание клавиш: Ctrl+.

В приложениях Word, Excel и PowerPoint воспользуйтесь раскрывающимся списком "Сохранить в", чтобы указать, где будет сохранен макрос. В Microsoft Word можно сохранить макрос в любом открытом шаблоне (после чего макрос будет доступен в любом документе, использующем этот шаблон) или открытом документе (в результате он будет доступен только в этом документе). В Excel имеется возможность сохранить макрос в текущей рабочей книге, в новой рабочей книге или в личной книге макросов. При выборе последней возможности макрос будет доступен во всех рабочих книгах. В PowerPoint макрос можно сохранить в любой открытой презентации.

      Личная книга макросов Excel является скрытой книгой (файл называется Personal.xls), которая открывается автоматически при запуске Excel. Это очень удобно, поскольку каждый макрос, сохраненный в этой книге, будет доступен для всех открытых рабочих книг. Если вы хотите использовать эту книгу, то ее сначала нужно будет отобразить. Для этого выполните команду Окно=>Отобразить и убедитесь, что в диалоговом окне "Отобразить" выделена строчка PERSONAL.XLS. Затем щелкните по кнопке ОК.

В поле "Описание" можно ввести описание макроса.

       Щелкните на кнопке ОК. В результате вы вернетесь в документ, а в строке состояния появится надпись "Запись" или ЗАП, а также отобразится панель инструментов "Остановить запись" (это очень маленькая панель, которая появляется приблизительно в центре экрана, а в ее строке заголовка отображается только "Ос")

     Выполните действия, которые нужно записать в макросе. Поскольку средство записи записывает все ваши действия (кроме щелчков на кнопках, расположенных на панели инструментов "Остановить запись"), будьте внимательны и не выполняйте никаких лишних действий и команд во время записи макроса.

      После того как все действия будут записаны, выполните команду Сервис=>Макрос=>Остановить запись, которая расположена на одноименной панели инструментов.

    Когда вы начнете запись макроса, приложение создает "проект VBA". Это контейнер, который содержит документ, используемый для записи макроса, и специальный объект, который называется модуль и содержит операторы макросы.

    Для создания макроса в Word можно использовать два метода: с помощью средства для записи макросов (макрорекодера) или редактора Visual Basic.                                                                               Средство записи макросов позволяет быстро создавать макросы с минимальными усилиями. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Допускается применение мыши для выбора команд и параметров. Однако действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Например, с помощью мыши нельзя перемещать курсор, копировать и перемещать объекты, в том числе перетаскиванием. Для записи этих действий используйте клавиатуру. Запись макроса можно временно приостанавливать и затем возобновлять с того места, где запись была остановлена. Пример.  Разработать макрос, заменяющий слово Word на MS Word.       .                                                                             1. Выполнить Сервис ® Макрос ® Начать запись                                                                                                         2. Присвоить имя макросу, можно оставить таким же  Макрос1                                                                 

3. Нажать ОК.                                                                                                                                                                         4. На экране появляется панель и измениться курсор.                                                                              5. Выполнить Правка®Заменить. Соответственно рисунку заполнить поля в окне.

6. Нажать на кнопку  .

7. Закрыть окно Найти  и заменить.

8. Остановить запись  через меню Сервис ® Макрос  ® Остановить запись или через  панель , нажав на кнопку .

      Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. После этого для выполнения макроса будет достаточно выбрать команду в меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш. Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис, команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.                                                                                                                                 Выполнение  макроса.

1. Выбрать Сервис  ® Макрос ® Макросы. 

2. Выбрать имя  макроса, который требуется выполнить,  в списке Имя. 

3. Если нужного  макроса нет в списке, выбрать  другой документ, шаблон или список  в списке Макросы из.

4. Нажать кнопку Выполнить (Удалить).

         Чтобы не создавать одинаковые макросы, можно копировать их в специальную книгу «Personal.xlsb», сохраненную на компьютере.

         По умолчанию макросы Excel действуют только в тех книгах, в которых они содержатся. Это допустимо до тех пор, пока не потребуется использовать эти макросы в других книгах. Благодаря личной книге все хранящиеся в ней макросы можно открыть в любой книге Excel на компьютере.

       Личная книга (Personal.xlsb) открывается в виде скрытой книги при каждом запуске Excel. На компьютерах с установленной Windows 7 и Windows Vista личные книги сохраняются с помощью Excel в виде файла Personal.xlsb в следующих папках:

C:\Users\<имя_пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

       Для создания личной книги сначала необходимо создать макрос и сохранить его в личной книге макросов. Прежде чем начать, убедитесь, что на ленте Excel есть вкладка Разработчик.

Отображение вкладки  Разработчик в Excel 2010

Отображение вкладки  Разработчик в Excel 2007

      Теперь все готово для записи и сохранения макроса в личной книге макросов. На этом примере рассматривается создание простого макроса с помощью функции записи макросов. Это макрос будет применять полужирное начертание к тексту в текущей ячейке.

1.В ячейке A1 введите  какой-либо текст, например, “Какой-либо  текст”.

2.На вкладке Разработчик  в группе Код нажмите кнопку  Запись макроса.                                                                                                                    3. В диалоговом окне Запись макроса в поле Имя макроса введите имя макроса, например, Полужирный_шрифт. Имя не должно содержать пробелы.                                                                              4.В поле Сохранить в выберите пункт Личная книга макросов.                                                                                                                            5.  Нажмите кнопку ОК.

6.Нажмите сочетание  клавиш CTRL+B, чтобы применить полужирное  начертание.

Это единственное действие, записанное в макросе.

7.На вкладке Разработчик  в группе Код нажмите кнопку Остановить запись.                                                                                                                          8. Закройте все открытые книги, а затем — программу Excel.

Отобразится сообщение  с предложением сохранить изменения, внесенные в личную книгу макросов.

9.Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить личную книгу.

        При следующем запуске Excel личная книга загрузится, но не будет отображаться, поскольку является скрытой по умолчанию.                                                                                                                              Если нужно, чтобы  макрос был всегда доступен при работе в приложении Excel, выберите вариант Личная книга макросов. При выборе варианта Личная книга макросов создается скрытая личная книга макросов (Personal.xlsb) (если она еще не существует), в которой сохраняется данный макрос. В Microsoft Windows Vista эта книга сохраняется в папке C:\Users\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart. В Microsoft Windows XP эта книга сохраняется в папке C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart, откуда она будет автоматически загружаться при каждом запуске приложения Excel. Если необходимо автоматически выполнять макрос из личной книги в другой книге, необходимо также сохранить эту книгу в папке XLStart, чтобы при запуске приложения Excel открывались обе книги.                                                                                                                                                                              

        В заключение хочется еще раз подчеркнуть, что использование макросов позволяет без особых усилий создавать приложения, автоматизирующие многие действия пользователя. Рекомендуется начинать с создания таких приложений, прежде чем углубляться в изучение языка программирования VBA. Однако сложные многопользовательские приложения следует сразу разрабатывать, используя язык программирования VBA, не создавая сложных комбинаций из макросов и модулей.

21. Дайте понятие  о системе электронного  архива.

       Развитие информационных технологий на сегодняшний день - самое масштабное, во многом опережающее другие отрасли скоростью и мощью внедряемых инноваций. В основном, ИТ-услуги направлены на оптимизацию всех сфер бизнеса. Отдельное внимание уделяется и электронному документообороту различных предприятий.

       Большее удобство работы с документами обеспечивает возможность перевести всю документацию предприятия из бумажного вида в электронный. Поэтому организация архивации и хранения, обработки, редактирования, перемещения и, самое главное, обеспечения безопасности тоже должны быть реорганизованы. Электронный вид документов дает возможность реализовать все вышеперечисленные действия с документами, причем эффективнее, нежели с бумажными версиями.

      Создание современных сервисов при работе с архивом данных строятся на базовых функциях и потребностях. К ним относятся:                                                                                                                              Возможность связать бумажные и электронные документы;                                                                              Способность обработки большого массива архива данных;

Возможность внедрения  в архив расширенного электронного поиска по заданным критериям;

Доступ в архив  документов всем отделам организации, но с различными правами доступа.

          Электронный документооборот призван обеспечить эффективное управление информацией для оперативного и прямого взаимодействия между отделами. Такой способ организации информации на предприятии  позволит повысить производительность труда сотрудников и сократить время на принятие управленческих решений. Данная разработка компании «Qulix Systems» станет основным элементом системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Электронный архив – это эффективная и удобная организация и надёжное хранение документов при постоянном оперативном доступе. Электронный архив (ЭЛАР) разработан на основе хранилища ECM-платформы Alfresco, которая является сервисно-ориентированной системой масштаба предприятия и обеспечивает наше решение бесспорными преимуществами.

           Прежде всего, решение позволяет успешно справляться с многочисленными задачами, ежедневно возникающими на предприятии. Внедрение системы цифрового архива обеспечит :

-рост производительности работы предприятия;

-оперативный и простой доступ ко всей необходимой информации;

-защиту хранимых документов;

-снижение материальных затрат на архив благодаря увеличению производительности работы сотрудников компании;

-уменьшение издержек на расходные материалы, которые требуются для функционирования бумажного документооборота;

-централизованное хранение документации и возможность её коллективного использования;

-повышение уровня взаимодействия между отделами компании;

-улучшение контроля исполнения работ по документам;

-сокращение потребности в дополнительном персонале;

-обеспечение дистанционным доступом ко всем хранящимся электронным документам;

-защиту документов от повреждения.

             В итоге, модуль позволит вам значительно снизить расходы на хранение документов вашего предприятия, функционально решить ряд основных задач. Во-первых, с помощью электронного архива на предприятии создается единая база документов и учётной информации любых форматов в соответствии с необходимыми правилами и классификациями. Во-вторых, архив документации будет более функционален и позволит сэкономить финансовые средства. И, в-третьих, у руководителей и топ-менеджеров появится возможность личного контроля за документооборотом как внутри предприятия, так и за его пределами.

           Все требования документооборота могут быть учтены. Кроме того, ввод электронных версий документов позволит упростить и ускорить поиск документов, а также обеспечить доступ к учётной информации и документам в соответствии с правами доступа, которые  можно устанавливать и изменять.

В состав документов в электронном виде архива организации  входят:

-документы постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности  структурных подразделений организации  (в том числе научно-техническая,  аудиовизуальная документация), документы  по личному составу в электронном  виде;

- архивные копии  информационных ресурсов (банки  данных, базы данных, web-сайты, реестры, регистры, кадастры);