Информационные технологии

4.Определите  понятие текстового  документа, охарактеризуйте его стили, шаблоны.

     Текстовой документ-это документ ,содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

     Многие элементы текстового документа (таблицы, рисунки и т.п.) имеют графическую природу, и поэтому текстовый документ принципиально отличается от текстового файла. Поэтому редакторы текстовых документов чаще всего называют текстовыми процессорами.

     Текстовые процессоры предназначены для создания, редактирования и отображения произвольных текстовых документов — от конфетной обертки или визитной карточки до многотомной энциклопедии со множеством таблиц, рисунков, указателей.

    Ныне наиболее известны процессоры “Лексикон”, Microsoft Word, WordPerfect и др.

    Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые настольные издательские системы (НИС) — Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры (типа MS Word), а для создания и редактирования иллюстраций — графические системы (типа CorelDRAW! — векторные изображения или Adobe Photoshop — растровые изображения). Впрочем, современный Word давно примыкает к НИС, и его полиграфические возможности так велики, что почти любую книгу можно подготовить к печати, не прибегая к услугам издательских систем.

     Тем не менее Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры — например, всевозможных атласов, много­красочных (“глянцевых”) журналов и т.п.

     Необходимо четко различать три текстовых редактора, которые уже много лет функционируют в среде Windows:

1. Блокнот, создающий  текстовые файлы “канонического”  формата в кодировке CP-1251 или  Unicode.

2. WordPad — текстовый процессор (упрощенный вариант MS Word, ранее Write), создающий форматированные текстовые документы и способный служить OLE-сервером.

3. Мощный текстовый процессор MS Word . Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (например, одинаковые фрагменты текста), сходный стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т.п. Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку — шаблон. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal, Обычный), для расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов, сертификатов и т.д. Пользователь имеет возможность по команде [Файл-Создать...] создавать собственные шаблоны, например, бланки писем с логотипом и реквизитами фирмы, заготовки договоров или приглашений и т.п.            Важнейшим этапом в создании текстового документа является его оформление. В некоторых случаях этот этап имеет первостепенную важность. Например, ни один банк не примет платежное поручение, не оформленное по строго заданным правилам. Современный текстовый процессор позволяет создавать документы многих стилей. В понятие стиля включаются: шрифты, начертания и размеры заголовков, основного текста, колонтитулов, сносок; форматы строк, абзацев; размеры полей и многое другое. Все эти свойства задаются определенными параметрами. В Word существует четыре основных вида стилей:                                                                                                  стили символов;                                                                                                                                                               стили абзацев;                                                                                                                                                                    стили таблиц;                                                                                                                                                                  стили списков.

      Стилевое форматирование имеет ряд преимуществ перед ручным:

-экономит время. Применить стиль как набор элементов форматирования значительно быстрее, чем применять их один за другим.

-способствует единообразию оформления документа. При ручном форматировании одинаковые по смыслу форматирования разделы могут отличаться своими форматами, применение стиля же вносит строгость в оформление документа.

-позволяет быстро изменить вид отдельных элементов во всем документе. В этом случае достаточно внести изменения в стиль, и оформление вступит в силу во всем документе.

      Стили абзацев обычно объединяют элементы форматирования символов и абзацев и определяют вид абзаца. При этом должны быть заданы все элементы форматирования для абзаца.

     Стили символов содержат один или несколько элементов форматирования, не требуя полного определения всех элементов форматирования для символа.

      К одному и тому же тексту может быть применен стиль абзаца, стиль символов и ручное форматирование. Они выстраиваются в определенную иерархию: ручное форматирование имеет преимущество перед символьным, а стиль символов имеет преимущество перед стилем абзаца.

     Если стиль необходимо применить к одному абзацу, то достаточно установить курсор в любое место этого абзаца или выделить необходимый фрагмент.

     Стиль можно применить одним из способов.

     Панель инструментов Форматирование, список Стиль, выбрать нужный стиль.

     Панель задач Стили и форматирование, выбрать нужный стиль (для отображения панели задач использовать меню Формат ==> Стили и форматирование ).

     Установить курсор в абзац-образец, щелкнуть кнопку  на панели инструментов Стандартная, применить стиль по образцу к нужному абзацу, переместившись к нему. Используя панель задач Стили и форматирование, можно выделить все фрагменты, имеющие одинаковый стиль форматирования. Это можно сделать, например, так. Установить текстовый курсор в абзац, имеющий нужное форматирование (стиль отобразится в окне Форматирование выделенного текста панели задач), после чего выбрать на панели задач Выделить все, затем выполнить с выделенным текстом необходимое действие. Можно также использовать контекстное меню.        

      Чаще всего новые документы создаются на основе шаблона normal.dot, который уже содержит предопределенные стили. Перечислим группы этих стилей.

     Стили заголовков. Для поддержки многоуровневой структуры документа используются заголовки различных уровней. Для того, чтобы в дальнейшем можно было автоматизировать составление оглавления или содержания, заголовки необходимо форматировать именно с помощью стилей, соблюдая иерархию. Заголовок при этом рассматривается как абзац.                               

    Стили текста. Наиболее распространенными являются стили Обычный и Основной текст, а также их модификации. Стили списков. Позволяют быстро придать оформление маркированным и нумерованным спискам. Стандартный набор состоит из достаточно ограниченного набора таких стилей, но он может быть расширен за счет пользовательских стилей.                                                             

    Стили гиперссылок. Стиль Гиперссылка используется для оформления ссылок на web-документы.

   Поскольку стили заголовков выстраиваются в определенную иерархическую структуру, то стилевое оформление можно использовать при выстраивании структуры документа, придавая стилям соответствующие имена, определяющие их место на ступеньке иерархии. Для оформления абзацев и их фрагментов также можно выстроить иерархию, построив необходимые стили и дав     им соответствующие имена.

   Работая со стилями, следует иметь в виду следующие обстоятельства.

1) Если вы применили  определенный стиль к элементу  документа (например, абзацу), то  в дальнейшем, если вы измените  этот стиль, автоматически изменится  оформление всех абзацев, к  которым ранее был применен  этот стиль.

2) Применив к абзацу  какой-либо стиль, вы не утрачиваете  возможности как угодно изменять его параметры (вручную). Например, изменение параметров символов в таком абзаце — обычная практика. Можно изменить и параметры абзаца, — например, удалить в нем отбивку. Однако в этом случае при повторном применении к абзацу того же стиля (например, чтобы восстановить отбивку) процессор попросит уточнить ваши намерения :

3) Если вы изменили  не стиль, а оформление абзаца (символов), форматированного каким-либо  стилем, то судьба остальных абзацев  (символов), форматированных тем  же стилем, зависит от состояния  флажка.

       С помощью кнопки Клавиша… можно установить для определенного стиля сочетание клавиш, например:  + 2. Normal.dot). Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо "вписывать" нужные данные.

Для решения таких  задач в текстовом редакторе  Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

        Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа".

       Для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет Microsoft Office при его установке, либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка "Шаблоны на узле Office Online"). В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например "Современная записка". В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью.

      Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)". Обратите внимание на место сохранения нового шаблона - по умолчанию шаблоны сохраняются в папке "Шаблоны", которая размещена в директории Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft. Это расположение менять не рекомендуется.

     После того, как шаблон сохранен, его можно использовать для создания документов. Выбрав "Файл -> Создать" и воспользовавшись ссылкой "На моем компьютере" увидеть сохраненный ранее шаблон можно на вкладке "Общие".

      И еще один секрет - на основе готового шаблона, то ли стандартного, то ли ранее созданного пользователем, можно создать новый шаблон. Сделать это удобно опять же в том случае, когда необходимо создавать много одинаковых документов, пусть с незначительными отличиями от уже существующего шаблона. Создать новый шаблон на основе готового шаблона можно так же, как и на его основе новый файл - выберите для этого "Файл -> Создать", воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере", в окне "Шаблоны" выделите нужный шаблон и отметьте переключатель "Шаблон", который размещен над кнопками "Ок" и "Отмена". В результате будет создан новый шаблон, в котором будут размещены элементы предыдущего шаблона, при этом в новый шаблон можно внести все необходимые изменения . 

45.Дайте  понятие макроса.  Охарактеризуйте  процесс записи  макроса, способы  выполнения макроса,  этапы его редактирования  и использования  личной книги макросов.                  

       Для автоматизации работы в текстовом редакторе или в табличном процессоре часто применяются макросы. Необходимость использования макросов возникает при многократном повторении нескольких команд или для программирования действий, не заложенных в программе. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

     Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения работы. Макросы часто используются для следующих целей:

· для ускорения  часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

· для объединения  нескольких команд, например, для вставки  таблицы с указанными размерами  и границами и определенным числом строк и столбцов;

· для упрощения  доступа к параметрам в диалоговых окнах;

· для автоматизации  обработки сложных последовательных действий в задачах.                                             

    Самый простой способ создать макрос - воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать (таким образом можно выделить текст, а также выбирать команды меню или изменить опции диалогового окна.) Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

    Для записи макроса выполните следующие действия:

   Откройте и подготовьте приложение, в котором будет записывать макрос. В Microsoft Office, например, если хотите записать последовательность параметров форматирования, выделите текст, с которым будете работать.

   Выберите команду меню Сервис=>Максрос=>Начать запись. НА экране появится диалоговое окно Запись макроса.

   В поле Имя макроса по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменить любым другим. Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов. Имя не может состоять более чем из 255 символов. (Этого более чем достаточно. Поскольку вы часто будете вводить имена макросов, рекомендую давать макросам относительно короткие и более информативные имена). Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания "_". В именах не допускается использование точек и пробелов.