Информационные технологии в системе документационного обеспечения управления

    Программы прикладных комплексов оснащены инструментами  для коллективной работы: имеют средства редактирования и сохранения документов основных типов в формате HTML для Интернет.

    Офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания  и редактирования исправлений, что  значительно упрощает процесс учета  мнений коллектива авторов. Для комментирования  документа без его изменения  имеются примечания. Для внесения изменений непосредственно в  текст, служит режим записи исправлений, позволяющий отследить, в каких  местах документа текст или графика  были добавлены, удалены или перемещены. Среди средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий и всплывающие окна с именем автора и датой внесения изменений.

    При включении компьютера в общую  сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления  о вручении, которое встроено в  большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно  была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

    Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих  доступ к документу, и права каждого  из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для  чтения, можно запретить сохранять  документ под любым иным именем или  изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

    Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме  текстового процессора Microsoft World, содержит:

• табличный процессор - Excel;
• систему управления базой данных - Access;
• личный планировщик - Outlook;
• средство создания презентаций - Power Point;
• систему электронной почты - Outlook Express;
• средство создания web-страниц - Front Page;
• средство обработки фотоизображений - Photo Editor.

    Системы управления проектами предназначены  для планирования и управления ресурсами  различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских  и проектно-строительных работ.

    Экспертные  системы и системы поддержки  принятия решений предназначены  для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

    Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования  так называемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

    Все современные офисные пакеты и  операционные системы адаптированы к работе в сетевой конфигурации, на смену автоматизированным рабочим  местам пришли информационные технологии.

    Информационная  технология - это система методов  и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления  и использования информации на основе применения технических средств.

    Каждый  конкретный информационный процесс  может быть реализован отдельной  технологией с использованием своей  технической базы, системы управления техническими средствами - для вычислительной техники это программные средства - и организационно-методического  обеспечения - правил, инструкций.

    Но  управленческая деятельность основана на реализации практически всех перечисленных  видов информационных технологий в  соответствии с последовательностью  и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому  современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании  различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. В связи с этим не совсем корректно под современными или новыми информационными технологиями понимаются только компьютерные технологии.

    В настоящее время речь идет о структурной  человеко-машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы: возможности компьютеров  расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и  пополнения ее базы знаний, а возможности  пользователя - за счет автоматизации  тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на компьютер  по экономическим или техническим  соображениям.

    Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так  и на корпоративных компьютерах.

    Персональные  компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых  полностью направлены на обеспечение  деятельности одного рабочего места  управленческого работника. Это  наиболее многочисленный класс средств  вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также компьютеры Macintosh фирмы Apple.

    Корпоративные компьютеры - это многопользовательские  вычислительные системы, имеющие центральный  блок большой вычислительной мощности со значительными информационными  ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования, устройство печати.

    Современная область использования корпоративных  компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация  различных информационных систем, обслуживающих  большое количество пользователей  в рамках одной функции: биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и  т.п.

    В настоящее время преобладает  тенденция объединения компьютеров  и рабочих мест в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет  интегрировать ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий, ведь в качестве рабочих  мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут  быть использованы и персональные компьютеры.

    Принципиальное  отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации  процессов изменения формы или  местоположения информации, но и в  изменении ее содержания.

    Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности.

    Первая - информационная технология приспосабливается  к организационной структуре  в ее существующем виде, и происходит модернизация сложившихся методов  работы:

• рационализируются рабочие места, происходит перераспределение функций между техническими работниками и специалистами в пользу последних;
• происходит оптимизация функций сбора и обработки информации - физический поток документов, с функцией принятия решений - информационный поток;
• вопросам коммуникаций пока отводится второстепенная роль.

    Вторая - организационная структура модернизируется  таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект:

• основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных;
• вводятся новые рабочие места, ликвидируются старые должности, производится запроектированное перераспределение обязанностей практически между всеми сотрудниками фирмы;
• разрабатывается новое нормативно-методическое обеспечение по организации документационного обеспечения, проводится сплошное переобучение сотрудников в работе по новым технологиям;
• продуктивность организационной структуры возрастает, т.к. перераспределяются архивы электронных данных, снижается объем циркулирующей по каналам документной информации для достижения сбалансированности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач.

    Итак, первая стратегия ориентируется  на существующую структуру и сложившиеся  отношения в организации, при  этом степень риска от внедрения  сводится к минимуму, затраты минимальны и организационная структура  не рационализируется; вторая - на будущую  структуру, при которой система  расширяется строго в соответствии с информационными потребностями, в заданных параметрах, но без учета  человеческого фактора. В любом  случае меняется подход к использованию  компьютерной техники: она становится основой оснащения рабочих мест. За счет универсальности используемых программных средств происходит технологическая, методическая, организационная интеграция информационных систем и процессов.

Внедрение комплексных систем автоматизации документационного  обеспечения управления

    Создание  и внедрение комплексных систем автоматизации документационного  обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

• в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

• в области контроля исполнения:

• обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

• в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

    Внедрение программной системы автоматизации  ДОУ должно создать аппаратно-программную  основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Особенности современного рынка  программных систем в области автоматизации  делопроизводства и  документооборота

    В настоящее время рынок программных  систем в области автоматизации  делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

• у фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции,
• у организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта,
• на предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.

    Программные системы, реализующие первый вариант  стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование  в государственных учреждениях  и сохраняют все традиции и  нормы делопроизводства, принятые в  конкретной организации. Задача таких  систем - обеспечение сопровождения  бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке  документов. Такие системы способны существенно расширить рамки  традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки  документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для  постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.