Информационные технологии в системе документационного обеспечения управления

   Министерство  образования и науки Российской Федерации

   Государственное образовательное учреждение

   Высшего профессионального образования

   «Рязанский  государственный университет имени  С.А. Есенина» 
 

   Факультет экономики 

   Кафедра «Финансово-кредитных  отношений» 
 

   Контрольная работа

   по  дисциплине «Информационные системы в экономике»

   на  тему «Информационные технологии в системе документационного обеспечения управления». 
 

            Выполнила:

     студентка 2 курса

     группа «в/о»

     спец. «Финансы и кредит»

     Толкачева А.Г.

     Проверил:

     Андреев В.В. 
 
 

   Рязань  2012 г.

     Содержание 

     Современные офисные информационные технологии 3

     Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления 11

     Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота 13

     Список литературы 19 
 
 
 

 

Современные офисные информационные технологии

    Управленческая  деятельность в любой организации  также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие  технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение  компьютерами отдельных рабочих  мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило  количество ошибок и улучшило общий  внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью.

    На  этом этапе компьютеризации ДОУ  наибольшее значение имеют программные  средства автоматизированного рабочего места.

    Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

    Системные программные средства предназначены  для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе  выделяют:

• тестовые, диагностические и антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки.

    Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений  операционных систем, в том числе  за счет интеграции в них всех перечисленных  выше программных средств.

    Среди прикладных программных средств, необходимых  для компьютеризации документационного  обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

• широко используемые типовые:

• системы подготовки текстовых документов;
• личные информационные системы;
• системы управления базами данных;
• программы по распознаванию текстов;
• программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации;

• менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:

 

• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

    Системы подготовки текстовых документов предназначены  для организации технологии изготовления управленческих документов и различных  информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они  делятся на текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы.

    Редактор  текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.

    Использование для подготовки и печати документа  редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию  электрической пишущей машинки, только более производительной из-за легкости повторения, печати с хранимой в электронной памяти заготовки  и возможности, как исправления  опечаток, так и частичной переработки  текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

    Из  множества имеющихся программ-редакторов можно выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.

    Одним из важнейших свойств текстовых  процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии  на экране. Не последнюю роль при  выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль  работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому  наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в  которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

    Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления  его в напечатанном виде. Предварительная  настройка текстового процессора и  принтера, на котором предполагается печатать текст, позволит:

• выводить текст, обеспечивающий заданный вид страницы на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
• предварительно задавать такие параметры, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
• автоматически проверять орфографию и получать подсказки при выборе синонимов;
• выводить и редактировать таблицы и формулы;
• объединять документы в процессе подготовки текста к печати;
• автоматически составлять оглавление и алфавитный справочник.

    Но  практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру  данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру  документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

    В целях совместимости текстовых  документов при переносе их из среды  одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное  обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в  формате текстового процессора-получателя документа.

    К текстовым процессорам, позволяющим  подготовить и напечатать сложные  и большие по объему документы, включая  книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Лексикон и др. Однако для большинства офисов системы Word и WordPerfect не нужны: они сложны, содержат много невостребуемых возможностей.

    Вторая  группа текстовых процессоров имеет  существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работает быстрее и требует меньше памяти, ими легче пользоваться. К ним можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Но фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word, версий 6.0, 97, 2000, 2002.

    Настольные  издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Настольные издательства, по сути, являются инструментом верстальщика и предназначены  не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они  позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры  отступов, дают возможность комбинировать  различные шрифты. Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются  только на лазерных принтерах.

    К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Освоение сложных в эксплуатации «настольных типографий» вряд ли целесообразно для тех, кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо или объявление.

    Системы Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически, для тиражирования красочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

    Предложенная  классификация систем подготовки текстов  во многом условна, т. к. появляются новые  усовершенствованные версии, что  размывает границы между классами.

    Личные  информационные системы предназначены  для информационного обслуживания рабочего места управленческого  работника и, по существу, выполняют  функции секретаря или электронного органайзера:

• планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
• ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
• соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;
• ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

    Системы управления базами данных предназначены  для создания, хранения и манипулирования  массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются  способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в  базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так  и при работе в компьютерной сети.

    Системы обработки финансово-экономической  информации предназначены для обработки  числовых данных, характеризующих различные  производственно-экономические и  финансовые явления и объекты, и  составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических  материалов. Они включают:

• универсальные табличные процессоры;
• специализированные бухгалтерские программы;
• специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

    Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы:

• Corel Office Professional фирмы Corel;
• Word Perfect Suite for Windows фирмы Corel;
• Works for Windows фирмы Microsoft;
• MS Office for MAC фирмы Microsoft;
• Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
• SmartSuite for Win фирмы Lotus.

    С появлением операционной системы Windows были разработаны версии табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel, Lotus, Corel Quattro.

    Системы подготовки презентаций предназначены  для подготовки графических и  текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение  к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет  говорить о реализации гипермедиа-технологий.

    Сегодня вышеперечисленные программы редко  рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых  документов в пакет входит электронная  таблица, программа презентационной  графики и система управления базами данных (СУБД), личный планировщик  и др.

    Например, текстовый процессор WordPerfect в настоящее время не продается как автономный продукт, а только в составе пакета Corel Office Professional. На рынке прикладных программных комплексов доминируют три компании: Microsoft, Corel и Lotus. Все они развиваются по общим законам. Прежде всего - это полная унификация: общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению таких типичных задач, как управление файлами, редактирование, форматирование, печать, работа с электронной почтой и поиск подсказки справочной системы, интеграция с глобальной вычислительной сетью Интернет.