2.4. Формы и отчеты WYSIWYG

Окна  конструкторов форм и отчетов  имеют одинаковый интерфейс и  предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы  и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать  в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Многотабличные  запросы и отношения

  Одна  из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

  Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые  обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

Графики и диаграммы

  В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Возможности DDE и OLE

С помощью  DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

3- ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL

    Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

    Вплоть  до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с  точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. На современном  рынке завоевала популярность версия 7.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

    Каков же состав основных компонентов Excel 97? Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.

    Имеются возможности для создания презентационной  графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

    В Excel 97 можно создавать макросы и приложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel 97 VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.

    Excel 97 располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц в документ, созданный средствами редактора Word 97. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь.

    Для работы Excel 97 требуется следующее аппаратное и программное обеспечение:

• операционная система Microsoft Windows 95/98 или операционная система Microsoft Windows NT Workstation версии не ниже 3.51;
• персональный компьютер с процессором 80486 DX (рекомендуется компьютер с процессором Pentium);
• оперативная память объемом 8 Мб минимум при работе с Windows 95 и 16 Мб при работе с Windows NT Workstation;
• устройство для чтения компакт-дисков;
• не менее 31 Мб свободной памяти на жестком диске;
• манипулятор «мышь»;
• видеоадаптер VGA или с более высокой разрешающей способностью, например 256-цветный SVGA-видеоадаптер.

3.1. ФУНКЦИИ EXCEL

     Для выполнения табличных вычислений нужны  формулы. Поскольку некоторые формулы  и их комбинации встречаются очень  часто, то программа Excel 97 предлагает более 200 заранее запрограммированных  формул, которые называются функциями.

     Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.

      В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

     

     Рис.14. Пиктограмма Конструктора функций  на панели инструментов Excel 97

     Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций (рис.14) откройте диалоговое окно Конструктора.

 

     Рис.15. Диалоговое окно Конструктора функций (шаг 1) 

     В левом поле этого окна перечислены  категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной  категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.

     Щелкните  мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким  описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции  и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОK.

     На  втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

     

     Рис.16. Конструктор функций (шаг 2)

     Щелкните  по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

     Автосумма. Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограмме сложения .

     В наборной строке появится знак равенства  и слово "СУММ", за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

     В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы.

     Адреса  групп можно ввести с клавиатуры.

     

 

     Рис.17. Применение режима Автосумма

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ  ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL 97

Обмен данными

     Обмен данными позволяет пользователю Excel 97 импортировать в свои таблицы  объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

     Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между  объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти  информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

Обработка списков

     Списки  позволяют эффективно работать с  большими однородными наборами данных.

     Списком будем называть упорядоченный набор  данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены  фамилии абонентов и номера их телефонов. В программе Excel 97 разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки: ввод списка данных, поиск элемента в списке, редактирование списков, фильтрация данных, сортировка данных, анализ данных (поиск тенденций и закономерностей)

Базы  данных