Что можно  ожидать от внедрения информационных систем

внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
• предоставлению потребителям уникальных услуг;
• отысканию новых рыночных ниш;
• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

1.2. ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Информационная  система по отысканию  рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

определять  группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в  своей стратегии на наиболее многочисленную группу;

посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

предоставлять постоянным покупателям товары и  услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой  платежей.

Информационные  системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.

Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

Информационные  системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

Информационные  системы автоматизации  технологии ("менеджмент уступок"). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.

Пример 3. Информационные система по продаже авиабилетов позволяет проанализировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5 раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.

Пример 4. Информационная система банка обеспечивает все виды оплат по счетам его клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с информационными системами других банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные услуги. 

2- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ  БАЗАМИ ДАННЫХ  MICROSOFT ACCESS. ИМПОРТ И ЭКСПОРТ ТАБЛИЦ.

    В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует  отдельного определения каждого  элемента базы данных. Имеется также  возможность сразу создать с  помощью мастера базу данных

определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое

время изменить и расширить созданную  базу данных.

    Если Вы создаете новую базу  данных (только в этом случае), появится диалоговое окно "Файл  новой базы данных", в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой

базы  данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет  расширение .mdb. Для того, чтобы получить копию базы данных, необходимо скопировать файл, в котором она содержится, так как

команда Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как/экспорт (Save As/export). Эта команда позволяет  сохранить вне базы данных ее отдельные  объекты.

   При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы. 

   2.1. Работа с таблицами.

   Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").

   Существует два режима работы  с таблицей. Вы можете выбрать  режим Конструктор или Режим  таблицы, кликнув на специальной  кнопке на панели инструментов.

   В режиме конструктора таблицы  можно создать целую таблицу,  добавляя новые поля или удаляя  и настраивая существующие поля  таблицы. 

   Чтобы добавить поле, в верхней  части окна таблицы следует  ввести имя поля и определить  его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля".

   Тип данных определяет, какого  вида данные допускается вводить  в поле. Например, недопустим ввод  текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа  данных обеспечивает ввод данных  в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец "Тип данных",  нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка.

   Каждое поле имеет свойства, изменяя  которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты  (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

   Уникальная метка, называемая  ключом, используется для определения  каждой записи таблицы. Подобно  тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ  на панели инструментов.

   В режиме таблицы добавляются,  редактируются или просматриваются  табличные данные. Также можно  проверить орфографию и напечатать  табличные данные, отфильтровать  и отсортировать записи, изменить  внешний вид таблицы или изменить  структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

   Для добавления записей используется  кнопка Новая запись  на панели  инструментов. При нажатии этой  кнопки в конце таблицы появляется  незаполненная строка.

   Для удаления записей необходимо  выбрать любое поле записи  и нажать кнопку удалить запись  на панели инструментов.

   Строки в таблице можно отсортировать  согласно содержимому одного  или нескольких столбцов. Для  этого выберите поле, по которому  будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка  по возрастанию или Сортировка по убыванию  на панели инструментов.

   Фильтрация позволяет просмотреть  в форме только определенные  записи. Выберите данные, по которым  следует провести отбор, и нажмите  кнопку Фильтр по выделенному  на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.  

   2.2. Типы данных.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается  вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле  МЕМО

                Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Числовой

Числовые  данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время

Даты  и время, относящиеся к годам  с 100 по 9999, включительно.

Денежный

Денежные  значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

Счетчик

Уникальные  последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в                  таблицу.

Логический

Логические  значения, а также поля, которые  могут содержать одно из двух возможных  значений (True/False, Да/Нет).

Поле  объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись  или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер  подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор  значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор  этого параметра в списке в  ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля. 

2.3. Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

  Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

  Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.