Некоторые руководители создают свои информационно-аналитические  подразделения, следуя узким представлениям об их функционировании. Поэтому информационно-аналитические  подразделения иногда занимаются секретарскими делами, под их «вывеской» часто скрываются пресс-службы, службы референтов и др.

Но если информационно-аналитические  подразделения не занимаются прямой задачей - поставлять информацию в объеме и виде, достаточном для принятия решения, они понапрасну тратят деньги, а руководитель понапрасну растрачивает рабочее время и квалификацию своих сотрудников. Поэтому перед руководителем организации в отношении таких подразделений должен стоять только один вопрос: как обеспечить получение необходимой информации? Все остальное - штат, руководитель информационно-аналитического подразделения, техническое оснащение, квалификация сотрудников - зависит от этого первого и основного вопроса.

Принципы  отрицательной обратной связи в работе информационно-аналитических подразделений

Другая сторона  деятельности информационно-аналитического подразделения в целом, если понимать его работу не как работу архива или другого хранилища информации, - это информационный и аналитический  контроль за исполнением властных решений, или так называемая «обратная связь». Совершенно очевидно, что принятие властных решений обязательно должно сопровождаться контролем за их исполнением. Это позволяет своевременно увидеть проблемы и решить их до того, как негативные последствия станут необратимыми.

Архив или другое хранилище данных могут и должны быть в сфере внимания информационно-аналитических  подразделений, но для органов власти важной является проблема корректировки  их деятельности в связи с изменяющимися  условиями. А это невозможно сделать без отслеживания и анализа информации средствами информационно-аналитических подразделений. Как правило, вопрос заключается в том, как это сделать? Ведь не секрет, что плановые отчеты не представляют достаточно подробной и аналитической информации. Данные, взятые сами по себе, безотносительно к другим сторонам (или сферам) властного регулирования, не дают полного и основательного представления о состоянии дел даже в одной области.

Здесь является важным целостный взгляд на область  регулирования, который можно обеспечить:

1. имея базы данных по соответствующим областям управления;
2. располагая соответствующими материальными и кадровыми ресурсами;
3. обладая технологиями решения проблем и спектром информационно-аналитических возможностей;
4. привлекая экспертные группы для решения проблем;
5. отслеживая влияние управленческого решения на объект регулирования.

Соответственно, первый руководитель не может и не должен быть задействован во всех указанных  действиях. Своевременная и полноценная  помощь информационно-аналитического подразделения в таких условиях является очень ценным подспорьем. Смысл обратной связи в данном случае заключается в том, чтобы сравнить фактическое значение с нормой и установить возможные параметры корректирующего воздействия. Если обратная связь уменьшает ошибку (разность между фактическим значением и нормой), а не усугубляет ее, она называется отрицательной. Положительная обратная связь увеличивает ошибку.

Под осуществлением отрицательной обратной связи информационно-аналитическим подразделением в системе органов исполнительной государственной власти допустимо понимать следующий комплекс действий:

1. сбор информации;
2. создание базы данных;
3. хранение информации;
4. обобщение информации;
5. обработку информации;
6. подготовку аналитического документа;
7. подготовку экспертных оценок;
8. подготовку альтернативных вариантов развития ситуации;
9. определение проектов решения;
10. представление итогового документа руководителю.

В некоторых  источниках к этому списку добавляется  презентационная деятельность, деятельность по организации связей с общественностью (PR), различные виды деятельности пресс-службы и пр. Важно, что информационно-аналитические подразделения не могут и не должны брать на себя право применения корректирующего воздействия, но могут и должны предоставить информацию необходимого уровня обобщения для обеспечения принятия управленческого решения.