Базы данных

В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и  названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы. 

Режим таблицы  используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных. Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды щелкнуть мышью по имени нужной таблицы в окне базы данных (или, выделив в окне БД имя нужной таблицы, воспользоваться кнопкой открытого окна БД). 

Из режима конструктора перейти в режим таблицы можно, щелкнув по кнопке таблицы на панели инструментов. 

В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение  между полями осуществляется с помощью  клавиши ТАВ, а также вверх  или вниз по записям с помощью  клавиш, но в большинстве случаев пользоваться мышью гораздо удобнее. 

Вследствие того, что в таблицах, как правило, содержится большое количество записей, размещение всех их на экране невозможно. Поэтом) для перемещения по таблице используют полосы прокрутки, расположенные в  нижней и правой части окна. Левее нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей таблицы. Для перехода к записям с нужным номером необходимо активизировать поле Номера записи, щелкнув по нему, или нажать клавишу F5, после чего набрать на клавиатуре новый номер записи и затем нажать клавишу <Enter>. 

Запрос - это  объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или  нескольких таблиц. Можно создать  запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц. 

По сути дела, запрос - это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в базе данных информации. Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы. 

Здесь надо вспомнить  о том, что ответы на запросы получаются путем “разрезания” и “склеивания” таблиц по строкам и столбцам, и  что ответы будут также иметь  форму таблиц. В режиме конструктора формируется вопрос к базе данных. 

Форма - это объект, в основном, предназначенный для  удобного ввода отображения данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, з формах не содержится информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма - это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц. 

В форму могут  быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение). 

Режимы работы с формой: 

•режим формы  используется для просмотра и  редактирования данных; предоставляет  дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране; 

•режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение 

формы (структуру  или шаблон формы, а не представленные в ней данные), надо открыть форму  в режиме конструктора; 

•режим таблицы  позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов. 

Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как  и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные. 

Режимы работы с отчетом: 

Режим предварительного просмотра позволяет увидеть  отчет таким, каким он будет воплощен при печати. Для того чтобы открыть  отчет в режиме предварительного просмотра, надо 

• щелкнуть по вкладке  Отчеты, 

• кнопкой выбрать  необходимый отчет в окне базы данных; 

• щелкнуть по кнопке Просмотра.  

Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета). 

Макрос - это  объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Возможно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.  

Работа с формами  и отчетами существенно облегчается  за счет использования макрокоманд. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п. Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения отдельных макрокоманд или их набора. 

Модуль - объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов. 

Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Простое выключение компьютера - плохой метод, который может привести к возникновению проблем. При работе WINDOWS приложения используют множество файлов, о существовании которых пользователь может даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жесткого диска. 

Безопасно выйти  из Access можно несколькими способами: 

• двойным щелчком  мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка главного окна Access; 

• из меню Access выбором пункта Файл Выход, 

• нажатием комбинации клавиш Alt + F4.

3.3.2 Разработка структуры  базы данных.

 

     Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или поставляет, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

     1. Работа начинается с составления  генерального списка полей –  он может насчитывать десятки  и даже сотни позиций.

     2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют  наиболее подходящий тип для  каждого поля.

     3. Далее распределяют поля генерального  списка по базовым таблицам. На  первом этапе распределение производят  по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше – на одном рабочем месте.

     4. В каждой из таблиц намечают  ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация не повторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

     5. С помощью карандаша и бумаги  расчерчивают связи между таблицами.  Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

     6. Разработкой схемы данных заканчивается  «бумажный» этап работы над  техническим предложением. Эту схему  можно согласовать с заказчиком, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.

Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику  непременно будут приходить в  голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно по этому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы.

     На  этом этапе завершается предварительное  проектирование базы данных, и на следующем  этапе начинается ее непосредственная разработка. С этого момента следует  начать работу с СУБД.    

2.2 Состав СУБД.

 

     Язык  описания данных (ЯОД) – Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается  структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.   

 Язык манипулирования  данными (ЯМД) – язык для  выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение.  

 Для различных  СУБД реализация этих уровней  языков может быть различной.  В одних случаях ЯОД и ЯМД  требует составления пользователем  программы полностью “вручную”,  в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных  СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы – генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2.3 Структура простейшей базы данных.

 

     Сразу поясним, что если в базе нет никаких  данных (пустая база), то это все равно  полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

     Базы  данных могут содержать различные  объекты. Основными объектами любой  базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

     Структуру двумерной таблицы образуют столбцы  и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

3.1  Режимы работы с базами данных.

 

     Обычно  с базами данных  работаю две категории пользователей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны – для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

     Вторая  категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.