База данных учета оборудования организации

На экране откроется окно диалога Изменение связей (рис. 9).   

Рис. 9.  Диалоговое окно «Изменение связей»  

В данном окне диалога проверить правильность имен связываемых полей,  находящихся  в столбцах.  При  необходимости можно  выбрать другие  имена  полей.  В  диалоговом  окне  установить  флажок  Обеспечение  целостности  данных, затем нажать кнопку ОК. Мы вернулись в окно диалога Схема  данных, которое принимает вид, аналогичный рис. 8. Связи между таблицами  будут установлены, и Access нарисует линию, соединяющую две таблицы, и  покажет  тип  связи  между  ними ( рис.10).  Для  вызова  окна  Изменения  связей нужно дважды щёлкнуть на линии связи между двумя таблицами.   

Рис.10. Окно диалога Схема данных с установленными связями между таблицами 

Тип  отношения  в  окне  Схемы  данных  не  будет  показан  без   установления  флажка  обеспечения  целостности  данных.  В  окне  Изменения  связей  содержится  информация  о  том,  какая  из  связанных  таблиц является главной, а также опции поддержания целостности данных.  Кроме того, в нижней части окна приводится информация о типе связи  между таблицами. 

В  верхней  части  диалогового  окна  Изменения  связей  находятся  имена  таблиц,  а  также  поля  связи  этих  таблиц.  Если  порядок  связи  установлен неверно, то нужно щёлкнуть по кнопке Отмена для возврата в  окно  Схема  данных.  Если  поле  одной  из  таблиц  определено  неверно,  нужно выбрать необходимое поле из раскрывающегося списка под именем  таблицы.

После  установки  целостности  данных  надо  придерживаться  следующих правил: 

невозможно ввести в связанное поле подчинённой таблицы значение,  отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести  пустое значение, показывающее, что для данной записи связи отсутствуют; 

не  допускается  удаление  записей  из  главной  таблицы,  если  существуют связанные с ней записи в подчинённой таблице; 

невозможно изменение значения ключевого поля в главной таблице,  если существуют записи, связанные с данной. 

Чтобы эти правила применить к конкретной связи, при её создании  следует  установить  флажок  Обеспечение  целостности  данных.  После  этого  любая  попытка  выполнить  действия,  нарушающие  одно  из  перечисленных  выше  правил,  приведет  к  выводу  на  экран  предупреждения, а сами действия выполняться не будут. 

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных  записей,  сохранив  при  этом  целостность  данных,  следует  установить  флажки: 

•  каскадное обновление связанных полей; 

•  каскадное удаление связанных записей.   

Если установили первый флажок, то при изменении ключевого поля  главной таблицы автоматически изменяется и соответствующее значение в  связанных записях.  При установленном втором флажке при удалении записи в главной  таблице удаляются и все связанные записи в подчинённой таблице.  В  окне  диалога  Схема  данных  можно  не  только  создавать  связи  между таблицами, но и выполнять следующие действия: 

•  изменить структуру таблицы; 

•  изменить существующую связь; 

•  удалить связь; 

•  удалить таблицу из окна диалога Схема данных; 

•  вывести  на  экран  все  существующие  связи  или  связи  только  для  конкретной таблицы; 

•  определить  связи  для  запросов,  не  задавая  условия  целостности  данных.

Создание SQL запросов

Язык SQL (аббревиатура Structured Query Language) – это язык структурированных запросов, стандартный язык, предназначенный для создания баз данных, добавления новых и поддержки имеющихся данных, а также извлечения требуемой информации. Язык SQL с самого начала был создан, чтобы работать с данными из тех баз, которые следуют реляционной модели[2].

Каждому запросу MS Access можно сопоставить эквивалентную инструкцию SQL. В MS Access пользователи, знакомые с языком SQL, могут использовать его для просмотра и изменения запросов в режиме конструктора, определения свойств форм и отчетов, создания специальных запросов, создания подчиненных запросов.

При создании каждого запроса MS Access автоматически составляет эквивалентную ему инструкцию SQL. Изменения, внесенные в инструкцию SQL, автоматически отражаются в бланке конструктора.

После этого вводим в таблицы данные и делаем запросы. Для этого создаем запросы через режим конструктора: добавляем нужные таблицы (связи выставим сами) и указываем поля, необходимые отобразить после запроса.

В результате на экран выведутся те поля, которые были указаны в запросе.

Можно создавать запросы с условиями отбора, или сортируя данные. К примеру, можно вывести все оборудования, фамилии материально-ответственных начинающихся на букву “С”. Для этого вводим отбор в графу “Условие отбора”. В результате появиться таблица, которая выводит всех материально-ответственных начинающиеся на букву “С”.

Чтобы войти в режим SQL в access нужно в поле конструктора запроса нажать правой кнопкой и в появившемся окне нажать “Режим SQL”.

В появившемся окне прописываем SQL запрос. К примеру, нам надо показать запрос на добавление в таблицу оборудование:

Рис. 11.  Диалоговое окно «Добавление оборудования»

В итоге с помощью такого запроса можно добавить новое оборудование в таблицу. А также можно удалить оборудование:

              Рис. 12.  Диалоговое окно «Удаление оборудования»

Запрос на обновление. С помощью такого запроса можно обновлять данные. Например:

Рис. 13.  Диалоговое окно «Обновление оборудования»

Этот запрос обновляет стоимость оборудования.

              Создание форм.

Формы являются основной разработкой диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь  может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

Создаем форму с помощью конструктора. С панели элементов перетаскиваем кнопки и создаем их как ссылки на другие формы. 

Самая главная форма:

Рис. 14.  Диалоговое окно «База данных учета оборудования организации»

Создание отчетов.

Чтобы создать отчет надо:

На панели объектов окна База данных щелкнуть по ярлыку Отчеты и нажать кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет:

Рис.15. Диалоговое окно «Новый отчет»

В списке диалогового окна Новый отчет выделить конструктор и нажать ОК.

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нажать левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделить в списке необходимый элемент.

Нажать кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет. Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение вводим название нового отчета (например: Оборудование) и нажимаем кнопку ОК в итоге получим:

Рис. 16.  Диалоговое окно «Оборудование»

2.2 Интерфейс БД

Главная форма:

Рис. 17.  Диалоговое окно «База данных учета оборудования организации»

Форма под названием таблицы:

Рис. 18.  Диалоговое окно «Таблицы»

Форма под названием запросы:

Рис. 19.  Диалоговое окно «Запросы»

Форма под названием отчеты:

Рис. 20.  Диалоговое окно «Отчеты»

2.3 Справочная служба

Создание справки включает два этапа:

1.      создание HTML- страниц, содержащих справочную информацию;

2.      компиляция справки.

На первом этапе необходим редактор, позволяющий создавать html-страницы: MS Word, FrontPage, Homesite, Dreamweaver и др. Каждая тема справки располагается на отдельной html-страничке и может содержать ссылки на другие странички.

После написания текста справочной системы можно приступить к компиляции html-файлов. Для компиляции справки используется программа HTMLHelp WorkShop. Запустите программу и в меню File выберите New Project. Появится окно мастера, нажмите кнопку Next (Далее). На следующей странице введите вручную путь к вашей папки и имя без расширения - Next (Далее). На следующей странице мастера никаких галок не ставьте - Next (Далее), и появится последняя страница, на которой нужно нажать кнопку Finish (Готово).

Рис.21. «Окно проекта».

Прежде всего, необходимо собрать содержание. Для этого в окне проекта перейдите на вкладку Contents, при этом появится окошко, в котором нужно установить переключатель в пункт Create a new contents file, ввести имя файла содержания. Далее введите имя файла содержания (*.chh). Для включения нового раздела в содержание нажмите кнопку Insert heading , которая расположена в правой части окна. В появившемся диалоговом окне на вкладке General  в строке Entry title нужно ввести название раздела и нажать OK. Для добавления темы в содержание нажмите кнопку Insert a page . В появившемся окне необходимо ввести заголовок темы в поле Entry title. Затем нажмите кнопку Add, чтобы связать эту тему с соответствующей html-страничкой. В появившемся окне нажмите кнопку Browse и выберите html-файл, после чего нажмите OK.

После того как структура содержания справки будет построена, нужно перейти на вкладку Project и нажать на кнопку Add/Remove topic files . В появившемся окне следует указать html-страничку, которая должна появляться в окне справки первой.

Предметный указатель. Для построения предметного указателя следует перейти на вкладку Index, при этом появится окошко, в котором нужно установить переключатель в пункт Create a new index file, ввести имя файла предметного указателя и нажать ОК. для ввода нового ключевого слова или фразы в указатель нажмите кнопку Insert a keyword . В появившемся окне в поле Keyword наберите ключевое слово или фразу и нажмите на кнопку Add, чтобы указать соответствующую тему. Для одного и того же ключевого слова можно указать несколько тем, тогда при выборе пользователем этого слова в предметном указателе появится диалоговое окно, позволяющее выбрать одну из предлагаемых тем.

Поиск. В справку можно включить вкладку поиск, которая позволяет пользователю ввести искомое слово и найти все темы, в которых встречается это слово. Для добавления этой вкладки в проекте на вкладке Project выделите [Options] и нажмите кнопку Change a project options . В появившемся окне перейдите на вкладку Compiler и выберите флажок Compile full-text search information.

Теперь проект справки можно откомпилировать, для чего нужно нажать кнопку Save all files and compile . В результате будет создан файл справки с расширением chm.

Рис. 22.  Диалоговое окно «Справка»

2.4 Инструкция по инсталляции БД

1.      Запустить setup.exe

2.      Нажать на далее.

3.      В директории установки показать адрес, куда распаковать.

4.      Нажать далее.

5.      Нажать закрыть.

Далее можно пользоваться продуктом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы была создана база данных. БД предназначена для учета оборудования организации, которая в свою очередь имеет ряд преимуществ:

1. Экономит время;

2. Проста при эксплуатации;

3. Уменьшает физическую нагрузку.

Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. Позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Данный интерфейс помогает пользователю эффективно работать с БД, предоставляет возможность использовать все функции при обработке информации.

Справочное служба создана для ускорения и облегчения работы пользователя.

Использование базы данных учета оборудования организации облегчит работу бухгалтерам и другим сотрудникам имеющие отношение с учетом оборудования. Не будет работ с бумагами, так как вся информация будет находиться в электронном виде. Это самый удобный, качественный, эффективный способ работы с доступной информацией.
Литература

1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.

2. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.

3. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных: Пер. с англ. – 7-е изд.-М.: 2001.-1072с.

4. Токмаков,Г. П. Базы данных и знаний. Проектирование баз данных по технологии «клиент-сервер» и разработка клиентских приложений: Учебное  пособие / Г.П. Токмаков.- Ульяновск; УлГТУ, 2005. - 143 с.