База данных учета оборудования организации

Главной таблицей является оборудование. У каждого оборудования имеется свой материально-ответственный, но у каждого оборудования может быть несколько материально-ответственных. Поэтому получается связь один-ко-многим, т.е. от оборудования к материально-ответственному. Так как материально-ответственный могут иметь одинаковое ФИО, это все проделывается с их кодами, чтобы не было совпадений. В одной помещении может находиться несколько материально-ответственных, что дает нам связь один-ко-многим уже с другой таблицей (Помещение).

В итоге получили две связи.

1.3 Входные формы, отчеты и запросы

В базе данной формы предназначены для вывода данных на экран в удобном виде, форма может использоваться для поиска данных. Если изъять формы из MS Access, то программа превратится в заурядную СУБД, каких множество. С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В связи с таким разделением существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход.[9].

Глава II Разработка базы данных в ACCESS

2.1 Процесс и средства разработки         

         СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННОЙ 

СУБД в MS Access представляет собой совокупность средств  для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим  средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы.  

Access позволяет создать новую базу данных следующими способами: 

в процессе запуска Access без использования Мастера; 

в процессе запуска Access с использованием Мастера; 

из меню Файл; 

с использованием кнопки Создать. 

Создание базы данных без использования Мастера

Для этого необходимо: 

1)  в разделе Создание диалогового окна Microsoft Access выбрать переклю- чатель Новая база данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных;

2) в  раскрывающемся  списке  Папка  открыть  папку,  в которой  будет  храниться создаваемая база данных; 

3)  в поле ввода Имя файла указать имя создаваемого файла и нажать  кнопку Создать. По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя  dbl, если оно уже существует, то db2 и т.д. А также можно изменить имя файла. После задания имени новой базе  данных появляется окно базы данных (рис.1), можно приступать к созданию  таблиц базы данных и определению связей между ними.   

Рис. 1. «Окно базы данных» 

                  Создание базы данных с помощью Мастера 

Для  создания  новой  базы  данных  можно  использовать  соответствующий Мастер, который предложит нам создать базу данных по  заранее заготовленному шаблону. Для запуска Мастера надо: 

1)  в  разделе  Шаблоны  диалогового  окна  Microsoft Access выбрать  переключатель  На  моем  компьютере.  Появится  диалоговое  окно  Шаблоны; 

2) чтобы создать пустую базу данных надо раскрыть вкладку Общие,  выделить элемент Новая база данных и нажать кнопку ОК; 

3) вкладка  Базы  данных  позволяет  использовать  в  качестве  основы  один из шаблонов наиболее популярных баз данных. Чтобы создать базу  данных  на  основе  шаблона,  надо  выделить  ярлык  шаблона  и  нажать  кнопку ОК, далее необходимо следовать указаниям Мастера. 

При  работе  с  Мастером  создания  базы  данных  сначала  приводятся  краткие сведения о содержимом базы. Затем показываются таблицы и поля,  используемые в базе. Установив или сбросив флажки у имени поля, можно  включить или исключить это поле из будущей таблицы.  

Следующие шаги (переход к новому шагу  осуществляется  нажатием кнопки  Далее)  позволяют  выбрать  стилевое  оформление форм  и  отчетов,  задать название базы данных и определить файл рисунка, используемого в  качестве логотипа при печати отчетов. 

На  последнем  шаге  работы  с  Мастером  можно  либо  запустить  созданную базу данных, либо отказаться от ее открытия после окончания  создания. Кнопка Готово – окончание процедуры создания базы данных с  помощью Мастера.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ 

Таблицы базы данных – это фундаментальные объекты  реляционной  базы  данных,  в  которых  хранится  основная  часть  данных  приложения.  Отдельная  таблица,  как  правило,  содержит  информацию  о  конкретном  объекте,  например  сведения  о  оборудовании организации или данные  о  оборудованиях.   Таблица создается  в два этапа: вначале  определяется ее структура,  а  затем таблица заполняется данными.

Структура таблиц 

Структура  таблицы  определяет,  какие  данные  будут  храниться  в  таблице, а также правила, используемые для контроля правильности ввода,  редактирования или удаления данных.

Для создания структуры необходимо: 

1.  Создать  новую  таблицу,  для  чего  можно  использовать  следующие  способы: 

щелкнуть по кнопке Создать окна базы данных; 

выполнить команду главного меню: Вставка, Таблица; 

щелкнуть  по  кнопке  Новый  объект  на  панели  инструментов  базы  данных и выбрать из появившегося меню пункт Таблица; 

дважды щелкнуть на одном из ярлыков, например Создание таблицы в  режиме конструктора. Этот способ можно применять, если установлен флажок  Новые  ярлыки  объектов  в  окне  Параметры,  которое  появляется  после  выполнения команды Сервис, Параметры; 

2. Для каждого поля ввести имя, тип данных и описание; 

3. Определить свойства для полей; 

4. Назначить первичный ключ; 

5. Создать индексы для требуемых полей; 

6. Сохранить созданную таблицу, задав ей имя. 

Щелкнем по кнопке Создать окна базы данных, чтобы начать процесс создания  таблицы.  При  этом  должна  быть  нажата  кнопка  Таблицы  для  перехода на вкладку Таблицы. Откроется диалоговое окно Новая таблица  (рис. 2), в  правой  части  которого  находится  список  вариантов  создания  таблицы: 

Режим таблицы позволяет создать новую таблицу путем ввода данных. 

Конструктор позволяет создать новую таблицу с помощью конструктора  таблиц. 

Мастер  таблиц  позволяет  создать  новую  таблицу  путем  выбора  предварительно построенной таблицы. 

Импорт  таблиц  позволяет  осуществлять  импорт  таблиц  из  внешнего  файла в текущую базу данных в новую таблицу. 

Связь  таблиц позволяет  установить  для  создаваемой таблицы связь с  другими таблицами. 

Способы  создания  таблицы,  приведенные  в  диалоговом  окне  Новая  таблица, требуют от пользователя разную степень полноты данных об именах  и свойствах полей.  

Рис. 2. Диалоговое окно «Новая таблица» 

Процесс  создания  структуры  таблицы  различными  способами  рассмотрим  на  примере  таблицы  оборудование.  На  первом  шаге  следует  определить имена полей создаваемой таблицы.

Наименование поля 

Наименование  каждого  из  полей  таблицы,  как  правило,  выбирается  произвольно,  но  таким  образом,  чтобы  отразить  характер  информации,  которая будет храниться в данном поле по следующим правилам:  

наименование  поля  может  содержать  до 64 символов,  но  не  следует  задавать слишком длинные имена; 

наименование  поля  может  содержать  буквы,  цифры,  пробелы  и  специальные  символы,  за  исключением  точки,  восклицательного  знака,  квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII 0-31; 

наименование поля не может начинаться с пробела, нельзя использовать  двойные кавычки (“,”); 

два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований; 

в качестве наименования поля рекомендуется использовать аббревиатуры  или краткие названия.

Создание таблицы в окне Конструктора 

Создание  таблицы  в  окне  конструктора  предоставляет  более  широкие  возможности по определению параметров создаваемой таблицы. Конструктор  позволяет задавать значения всех свойств параметров, характеризующих   поле. 

Активизировать Конструктор для создания новой таблицы можно либо  непосредственно из окна диалога Новая таблица, выбрав из списка вариантов  значение Конструктор и нажав кнопку ОК, либо дважды щелкнув кнопкой  мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью Конструктора. В результате  выполнения этих действий откроется окно Конструктора таблиц (рис.3),  в  котором  можно  выделить  три  основные  области:  панель  инструментов  Конструктор таблиц, область ввода имен и типов полей, область для задания  свойств полей. 

Область ввода имен и типов полей представляет собой таблицу, которая  содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип  данных  и  описание.  Панель  инструментов  Конструктор  таблиц  содержит  кнопки для активации команд, используемых при создании структуры таблицы (табл.1).

Рис.3. Окно Конструктора таблиц 

В  окне  Конструктора таблиц  в  столбце  Имя  поля  вводятся  имена  полей создаваемой таблицы. 

В столбце Тип данных вводится или выбирается из раскрывающегося  списка  тип  данных,  которые  будут  содержаться  в  поле,  для  каждого  поля  таблицы. 

В столбце Описание можно ввести описание данного поля, хотя это  необязательно, однако при работе приложения эта информация выводится  в строке состояния окна приложения и может служить справкой пользователю. 

В  нижней  части  Конструктора  таблиц  на  вкладках  Общие  и  Подстановка  можно  ввести  свойства  каждого  поля  или  оставить  значения  свойств по умолчанию. 

После  описания  всех  полей  будущей  таблицы  нажать  на  кнопку  Закрыть. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы      < имя таблицы> ? надо нажать на кнопку Да.  

В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой  таблицы и нажать кнопку ОК.  

В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать  Ключевое поле сейчас? нажмем Да, если ключевое поле необходимо, и Нет в  противном случае.  

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появится  имя и значок новой таблицы. Ввести данные в создаваемую таблицу можно,  открыв таблицу в Режиме таблицы или через формы.  

Определение типа данных 

После  ввода  имени  поля  надо  определить  его  тип.  Подходящий  тип  данного позволяет уменьшить размеры базы данных, увеличивает скорость  выполнения  операций.  Для  определения  типа  используется  раскрывающийся  список в столбце Тип данных.  После щелчка на ячейке столбца Тип данных   ячейка становится полем со списком. Справа в ней появится кнопка со стрелкой  вниз, после щелчка на которой раскрывается список типов данных.   В MS Access допустимыми являются данные  следующих типов: 

• Текстовый                                        •  Логический 

• Числовой                                          •  Поле Memo 

• Денежный                                        •  Поле объекта OLE 

• Счетчик                                            •  Гиперссылка

В итоге получаются такие таблицы:

Рис. 4. Таблица «Оборудование»

Рис. 5. Таблица «Помещение»

Рис. 6. Таблица «Материально-ответственный»

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ  

В Access встроено  мощное  средство  установки  связей  между  таблицами.  Оно  позволяет  добавлять  в  схему  новые  таблицы,  устанавливать,  изменять  и  удалять  связи,  а  также  переходить  в  режим  Конструктора для корректировки свойств таблиц. 

Окно диалога Схема данных 

Создание связей между таблицами в MS Access осуществляется в окне  диалога  Схема  данных.  Перед  созданием  связей  между  таблицами  необходимо предварительно закрыть  все  открытые  таблицы. Не  допускается  создание или удаление связей между открытыми таблицами.  Для определения  связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия: 

1.  Выполнить команду Сервис, Схема данных или нажать кнопку Схема  данных на панели инструментов. Откроется окно диалога Схема данных.  

2.  Если база данных не содержит предварительно определённых связей, то дополнительно к окну Схема данных откроется диалоговое окно Добавление  таблицы.  Добавить  в  окно  диалога  Схема  данных  последовательно  связываемые таблицы. Если же окно Добавление таблицы неактивизировано,  выполнить команду Связи, Добавить таблицу  или нажать кнопку  Добавить  таблицу  на  панели  инструментов.  На  экране  откроется  окно  диалога  Добавление таблицы (рис.7).   

Рис. 7. Окно диалога «Добавление таблицы» 

3.  В  списке  таблиц  выделить  первую  добавляемую  таблицу ( например,  Материально-отвественный) и нажать кнопку  Добавить. Затем выделить  вторую добавляемую  таблицу (например, Оборудование) и нажать кнопку  Добавить и т. д. Далее нажать  кнопку Закрыть для закрытия диалога Добавление таблицы. В окне диалога  Схема данных появятся связываемые таблицы (рис.8).   

Рис. 8.  Диалоговое окно «Схема данных» 

4.  Для  связывания  таблиц  выбрать  поле  связи  в  первой  связываемой  таблице, и переместить его с помощью мыши на соответствующее поле второй  таблицы. Для связывания сразу нескольких таблиц надо выбрать эти поля при  нажатой клавише Ctrl и переместить во вторую таблицу группу выделенных  полей. 

В большинстве случаев ключевое поле (представленное в списке полей  полужирным  шрифтом)  одной  таблицы  связывают  с  соответствующим  ему  полем  внешнего  ключа ( часто  имеющим  то  же  имя)  во  второй  таблице.  Связанные поля необязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они  должны иметь  одинаковые типы  данных (из этого  правила существуют два  исключения).  Кроме  того, связываемые поля  типа Числовой должны иметь  одинаковые значения свойства Размер поля. Исключениями из этого правила  являются  поля  Счётчика  с  последовательной  нумерацией,  которые  могут  связываться  с  числовыми  полями  размера  Длинное  целое,  а  также  поля  счётчика с размером Код репликации, связываемые с полями типа Числовой,  для которых также задан размер Код репликации.