Автоматизированные системы управления турфирмой

НОУ ВПО Уральский международный институт туризма

Факультет менеджмента туризма и гостеприимства

Кафедра менеджмента туризма

Контрольная работа

по дисциплине «Информатика»

на тему: «Автоматизированные системы управления турфирмой»

Исполнитель:

группа:

Отметка о зачете:_____________

Дата: _______________________

Екатеринбург

2012

Содержание:

Введение

I.              Автоматизированные системы управления турфирмой

II.              Рынок автоматизированных систем

III.              Система Turmate

Заключение………………………………………………………………………….26

Список использованной литературы……………………………………………...

Нужно усложнять, чтоб в результате всё стало проще,
а не упрощать,
чтоб в результате всё стало сложнее.
Веслав Брудзиньский

Введение

Современные темпы развития туристического бизнеса, т.к.  туристская индустрия является одной из самых высокодоходных отраслей в мировой экономике, указывают на необходимость активного внедрения новых методов работы, соответствующих возросшим потребностям потребителей. В этой ситуации все большее число руководителей турагентств задумывается об автоматизации своей компании. Своевременное определение спроса на те или иные туристические услуги, предлагаемые турфирмой клиенту, определение возможности оказания данных услуг с максимальной скоростью, высокой степенью качества и в то же время с достаточной рентабельностью для нормального функционирования туристической фирмы и ее развития.

Актуальность исследования заключается в том, чтобы рассмотреть в данной работе автоматизированные системы для работы с клиентами турфирмы, плюсы и некоторые минусы данных систем, разобрать на примере одной из них преимущества информационных технологий для принятия управленческих решений и работы туристических фирм в целом. Внедрение новых современных технологий предопределит успешную реализацию качественного турпродукта и конкурентоспособностью на рынке туристического предприятия. Используя преимущества компьютерных технологий, современная туристическая компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего процветания.

Основной целью крупных фирм занимающихся туристическим бизнесом и не больших турагентств - организация обслуживания туристов. Специализированное программное обеспечение экономят время персонала, упрощают работу по оформлению туристов, обеспечивают печать всех необходимых документов,  комплексный подход к разработке программ, позволяет предоставлять клиентам качественные услуги, эффективно управлять турфирмой, реагировать на стремительные изменения спроса и предложений. Туристический бизнес, да и любой другой бизнес в наше время невозможен без информационной поддержки.

Нельзя упускать важную составляющую успеха любой компании - финансовое управление и планирование. Стабильность развития турфирмы и отсутствие финансовых потрясений являются заветной мечтой многих компаний. Как этого добиться? Систематизированное управление работой с клиентами, поставщиками и внутренней работой компании дает желаемый результат.

I.     Автоматизированные системы управления турфирмой

С помощью чего можно добиться систематизации управления компанией? Ответ достаточно прост - с помощью внедрения современной технологии автоматизированного управления.

Программное обеспечение предназначено для автоматизации офиса турфирмы и учитывает все технологические операции её деятельности - от формирования пакетов услуг/программ туров и калькуляции их стоимости до реализации турпродукта, от расчета реальной себестоимости до ведения взаиморасчетов с партнерами, от оперативного учета до управленческого. Программа для автоматизации турфирмы должна имеет гибкий аппарат расчета цен, возможность определения размера комиссионных, даваемых партнерам при продаже тура, автоматическое формирование всех необходимых для оформления документов.

Для автоматизации отдельного туристического агентства необходимо использовать программное обеспечение, основанное на применении базы данных, аккумулирующей все рабочие данные в едином хранилище. Это необходимо для получения отчетов о работе агентства в любой момент времени. Кроме базы данных необходимо также иметь программу с удобным пользовательским интерфейсом, приемлемой скоростью работы, конфигурированием параметров системы, относящихся к деятельности фирмы. К таким параметрам в первую очередь относятся текст и внешний вид печатных документов, формируемых на базе рабочих данных, а также возможность управления правами доступа к различным данным системы.

      менеджерами турагентств, для работы с клиентами и поставщиками, для оформления туров, подготовки заявок туристов, выписки путевок, подготовки отчетов туроператорам:

      бухгалтерами, ведущими полный финансовый учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками (полный бухгалтерский налоговый учет и отчетность):

      руководителями, которые нуждаются в системе управления предприятием, полной и достоверной аналитической информации.

Программное обеспечение позволяет экономить на передаче и обработке данных. Нет необходимости, однажды введенные данные повторно вводить у дюжины отправляющих. Гораздо быстрее и дешевле передавать их автоматически, без участия человека. Кроме того, так исключено появление ошибок.

Парадокс, но в большинстве процессов на российском туристическом рынке львиная доля информации о заявке набирается как минимум три раза: сначала данные вводит агентство, потом туроператор, потом принимающий туроператор. При этом информация всегда одна и та же! И вот три разных человека, иногда в трех разных часовых поясах делают вид, что они работают! Между тем, еще в конце прошлого века существовали технологии, позволяющие вводить данные о заявке в одном месте и, сохраняя их на всех этапах, без ошибок, связанных с человеческим фактором, передавать по цепочке. За десятилетие эти технологии отшлифованы и помогают существенно экономить. Кстати, и о подтверждении брони принимающим туроператором агентство может узнавать практически моментально.

Еще один способ, позволяющий снизить издержки, сохранив при этом эффективность — децентрализация. Сейчас можно и нужно переносить все возможные службы в регионы, где стоимость их содержания будет заметно ниже. Программное обеспечение вполне в состоянии обеспечить их доступ к единой базе данных: например, сотрудник call-центра в Барнауле вполне в состоянии сообщить агентству всю доступную информацию из базы данных, даже если эта информация касается вылетов из Самары. А бухгалтерия, имея доступ к платежам, в свою очередь вполне может находится в... Калуге.

II.  Рынок автоматизированных систем

Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Рынок Программных обеспечений предоставляет широкий выбор программ, программных комплексов и информационных систем, ориентированных на автоматизацию туроператорской деятельности.

Как известно, программное обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО – набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО.

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «Turmate», «1С-Рарус: Турагентство».

Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Основной функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а именно:

• осуществление разнообразных операций для работы с данными;

• оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;

• формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;

• определение порядка расчета тура;

• оперативное оформление заказов;

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

• контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест.

Растущая конкуренция среди туристических агентств заставляет их постоянно искать, тестировать и внедрять все новые и новые инструменты для повышения оперативности работы сотрудников, привлечения все новых и новых клиентов, учета и контроля за деятельностью, и, как результат, желания получить максимальную отдачу от используемых on-line и внутриофисных систем.

Компания «САМО-Софт»[1] - разработчик программного обеспечения для туристического рынка совместно с популярной туристической площадкой Тонкости (Tonkosti.ru) провели небольшой социологический опрос на тему «Популярность и глубина использования специализированного программного обеспечения среди туристических компаний». За две недели было опрошено и обработано порядка 1430 анкет участников туристического рынка. В ходе опроса выявлялось, какие программные продукты способствуют повышению эффективности ежедневной работы сотрудников компаний. А также, какими важными функциями должно обладать «идеальное» программное обеспечение для туристических компаний, по мнению самих пользователей.

Причиной данного опроса послужила необходимость сопоставить взгляды и потребности сотрудников турфирм, реальных пользователей специализированных программ с возможностями разработчиков и перспективами дальнейшего усовершенствования разрабатываемых программных продуктов.

Одни из основных вопросов, обращенных к профессионалам туристического рынка:

По соотношению полученных ответов четко прослеживается тенденция активной работы менеджеров туристических компаний с системами On-line бронирования, размещенными на web-сайтах туроператоров. Выбор данного инструмента для работы объясним – агенту проще забронировать подходящий тур сразу на сайте оператора, так сказать «из первых рук», но все прекрасно понимают, чтобы найти тот самый «подходящий тур», надо просмотреть многочисленные сайты туроператоров, сравнить составляющие тура, цены и только потом забронировать. Это, как правило, и отнимает большую часть времени агента с момента получения запроса от клиента. Было бы гораздо удобнее, чтобы все предложения туроператоров были в единой базе, были на 100% актуальны и были доступны для бронирования. Поэтому второе место по популярности среди турфирм занимают такие IT-решения, как поисковики. Под поисковиками принято понимать специальные выделенные сервисы, которые собирают СПО туроператоров и транслируют их агенту в выделенной единой системе. Одни из известных поисковых систем - bronni.ru, андромеда, туры.ру, ехать.ру, tourindex.ru и др. Такие системы могут функционировать самостоятельно, размещаясь на независимых специализированных сайтах. Также их можно использовать в виде различных готовых формы для размещения их непосредственно на сайтах агентств. Менеджер через поисковик с помощью стандартного фильтра может сделать запрос по важным параметрам тура и получить список подходящих под запрос туров сразу по всем туроператорам, размещающим свои предложения в системе. Часть продвинутых сервисов-поисковиков открыта для бронирования, и дополнительно агентству может начисляться повышенная комиссия за бронь. Другая часть поисковиков выступает просто в качестве информационного поисковика для отбора нужных предложений. Такие же on-line формы этих поисковиков многие агентства стараются размещать на своих сайтах, давая возможность посетителю сайта самостоятельно подобрать нужный тур и даже оставить на него заявку. С одной стороны, такие on-line сервисы удобны, так как экономят время агента и дают клиенту больше самостоятельности в выборе. С другой же стороны, не все поисковые сервисы могут похвастаться оперативным обновлением данных, своевременной обработкой поступающих броней, максимальным количеством туроператоров в системе, возможностью формировать и вести на основе данных о туристах общую клиентскую базу. А за ведение клиентской базы и по сей день отвечают так называемые back-офисные (внутриофисные) системы. Это специальные программные решения в виде простых и более сложных баз данных, которые необходимы для сбора, ведения и хранения разного рода информации о туристах, туроператорах, партнерах, учета текущих взаиморасчетов – всех тех данных, по которым необходимо постоянно вести учет, анализировать, и на основе которых можно принимать разные финансовые и управленческие решения.