Автоматизированные информационные технологии в офисе

    Фактически  ООО кафе «Флагман» осуществляет следующие виды деятельности: организует работу кафе, столовых, баров; торгово-посредническая, сбытовая, закупочная; информационно-рекламная; проведение ежедневных дискотек; организация общественного питания; проведение свадеб и банкетов; организация развлекательных программ.

    На  предприятии используются следующие  программы:

    Секретарь - Word, Excel;

    Экономический и плановый отделы – Word, Excel, Access;

    Бухгалтерия - программный комплекс ABACUS Professional.

    Программы производства нет, т.к. такового предприятие не осуществляет.

    Рассмотрим  подробнее программный комплекс ABACUS Professional. 

    3.2 Основные возможности программного комплекса

    ABACUS Professional

    Для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии ООО кафе «Флагман» используется сетевой программный комплекс ABACUS Professional.

    Благодаря высокому быстродействию и безотказной  работе с большими объемами данных, удобному интерфейсу, многофункциональности, простоте в использовании, поддержке  одновременной работы большого количества пользователей в единой сети ABACUS Professional стал незаменимым средством автоматизации бухгалтерий. Он может использоваться для любых видов хозяйственной деятельности как крупных (до 50-60 рабочих мест), так и небольших предприятий (от 1 рабочего места), включая банки и бюджетные организации.

    Комплекс  имеет открытую архитектуру и встроенные средства разработки и настройки (ABACUS Designer) и может использоваться совместно с другими приложениями и программными продуктами.

    Отличительными  особенностями программного комплекса  ABACUS Professional являются широкие возможности конфигурирования и гибкая настройка системы под особенности специфики ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, высокое быстродействие и устойчивая работа при большом количестве пользователей в сети, что является огромным преимуществом.

    Настраиваемость на любые изменения законодательства без дополнительных доработок определяет универсальность программного комплекса  для использования на предприятиях всех форм собственности:

• функциональная полнота и соответствие методике ведения учета, единая архитектура
• взаимоувязанные разделы, комплексное решение любой задачи учета;
• четырехуровневый аналитический учет, в т.ч. многовалютный;
• возможность обработки бухгалтерских проводок с детальной аналитической проработкой и поддержка сложных проводок, отражающих совокупность бухгалтерских операций
• независимость от плана счетов и структуры баланса, гибкая настройка при изменении методологии учета, конструктор ABACUS Designer (конструктор печатных форм, форм отчетности, отработки различных функций, если они не соответствуют стандартным); ABACUS Designer (AD) предоставляет в распоряжение бухгалтера средства, поддерживающие формирование произвольным образом запросов к аналитической и синтетической информации в базе данных, неограниченную работу с историей бухгалтерских проводок (добавление, удаление, корректировка), доступ к основным расчетным функциям и процедурам программного комплекса «ABACUS Professional» (ПК). Однако самое главное – это возможность создания, регистрации и выполнения новых последовательностей операций по обработке информации. Это означает, что в зависимости от изменения порядка учета на предприятии бухгалтер может менять правила и порядок выполнения операций;
• учет затрат на производство и калькуляцию себестоимости продукции, финансовый анализ;
• складской учет, списание по принципам LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out) и средневзвешенной цене;
• наличие и сопровождение справочников организаций, подразделений, валют, счетов, номенклатуры товаров, и т. д.
• система аппаратной и программной защиты информации в соответствии с правами доступа сотрудников предприятия;
• экспорт-импорт информации для использования полученных результатов в программных продуктах других фирм.

    Программный комплекс ABACUS Professional построен по модульному принципу. Его структуру составляют функциональные модули (разделы). Все разделы комплекса созданы на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы между собой.

    В основе концепции построения комплекса  лежит единое поле бухгалтерских проводок. Это означает, что все операции, выполненные в одном разделе комплекса, находят свое отражение во всех остальных разделах, независимо от того, из какого раздела осуществляется ввод документов (проводок). Все они попадают в единую базу данных, соответствующие элементы которой доступны из каждого раздела комплекса. Из основного раздела главного бухгалтера «Работы со счетами» доступна вся база данных. Это дает возможность главному бухгалтеру оперативно контролировать и обрабатывать данные различных направлений бухгалтерского учета, выполнять предварительные операции с целью подготовки вариантов баланса, анализировать и проводить финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия, составлять отчетные и статистические формы. Кроме того, такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

    В комплексе кроме возможности  синтетического учета (счет/субсчет), реализованы  дополнительные возможности аналитического учета, т.е. группировка информации по дополнительным признакам, так называемым хозяйственным операциям (ХО) и хозяйственным подоперациям (ХПО).

    На  программном уровне в концепцию  комплекса заложена идеология «файл-сервер». Все рабочие станции (рабочие места пользователей) используют одни и те же файлы баз данных, и на каждой рабочей станции проводится обработка информации (ввод, редактирование и удаление данных). При одновременном обращении к одной записи базы данных с различных рабочих станций выдаются предупреждающие сообщения, что позволяет различным пользователям корректно работать с одним и тем же разделом базы данных.

    В программном комплексе предусмотрена  возможность ведения четырехуровневого  аналитического учета. В разделе  «Работа со счетами» используются встроенные инструменты для выполнения бухгалтерских операций по любому синтетическому счету в поддерживаемом в этом счете аналитическом разрезе. Это позволяет выполнять типовые операции как над каждой записью-проводкой (ввод, коррекция, удаление, копирование информации), так и специфические действия над группой проводок (групповое списание курсовой разницы, списание в разрезе хозяйственных операций, аналитический разбор по выбираемым признакам, ведение пакетных и сложных проводок и пр.)

    В программный комплекс заложена возможность формирования и печати баланса, различных отчетных документов и справок для налоговых, финансовых и других организаций, реализована возможность формирования ведомости аналитического учета в выбираемом пользователем формате и аналитическом разрезе.

    Состав  комплекса: работа со счетами, основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные  лица, договоры и расчеты, заработная плата, отчеты, печать бухгалтерских  документов, печать сопровождающих документов, печать налоговых документов, сервис и инсталляция. 

     Заключение

    Люди  организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить  работу или задание, чтобы сократить  или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании.

    Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

   Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

   В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают  в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

    Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

    Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке. 

     Список литературы

1. Информатика. Учебник, под ред Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 1998, 768 с, ил.
2. Научные основы организации управления и построения  АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 1990
3. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 1991.
4. Суханов А.П. Информация и прогресс. - Новосибирск: Наука, 1988.
5. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2000.- 725с.
6. Справочная система Microsoft Office.
7. «Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com
8. Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004. -928.: ил.