Автоматизированные информационные технологии в офисе

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Нижегородский  государственный университет имени Н.И.Лобачевского» 
 

Факультет подготовки региональных кадров 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа 

По предмету: «Информационные системы в экономике»

На тему:         «Автоматизированные информационные технологии в офисе» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:.

Группа: 5-33 ФК 1/12

Специальность: «Финансы и кредит»

Проверил: Усков А.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний  Новгород

2011 

    Содержание

Введение            1.Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения            

    1.1 Виды автоматизированных информационных технологий  

1.1.1 Информационная технология обработки данных       1.1.2 Информационная технология управления   

         1.1.3 Автоматизация офиса       

    1.2 Виды обеспечения информационных  технологий    

2. Автоматизированные  информационные технологии в  офисе   

    2.1 Microsoft Office ХР         

         2.1.1 Word          

                   2.1.2 Excel          

            2.1.3 Другие программы        

    2.2 Бухгалтерские программы        

         2.2.1 1C: Бухгалтерия        

         2.2.2 Aubi          

         2.2.3 Парус-бухгалтерия        

         2.2.4 Инфин – Бухгалтерия       

3. Автоматизированные  информационные технологии на ООО

   кафе  «Флагман»          

    3.1 Характеристика предприятия       

    3.2 Основные возможности программного  комплекса ABACUS Professional    

Заключение           

Список  литературы          

 

     Введение

    Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

    Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

    В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

    Цель  данной работы - исследование информационных технологий офиса, так как это основа эффективного управления предприятием.

    Объектом  исследования является ООО кафе «Флагман».  

 

     1.Виды автоматизированных  информационных технологий и виды их обеспечения

    Существуют  следующие виды информационных технологий:

• Информационная технология обработки данных
• Информационная технология управления
• Автоматизация офиса
• Информационная технология поддержки принятия решений
• Информационная технология экспертных систем

    Каждый  из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее. 

    1.1 Виды автоматизированных информационных технологий

    1.1.1 Информационная технология обработки данных

    Информационная  технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис.1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

    На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

                

Рис.1 Квалификация персонала по уровням управления 

    Существует  несколько особенностей, связанных  с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

    

    Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных 

    1.1.2 Информационная технология управления

    Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

    Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы  управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми  с помощью информационной технологии обработки данных.

    Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов (рис. 3).

    Для принятия решений на уровне управленческого  контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.  

    На  этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

    Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

• Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
• Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

    И те, и другие виды отчетов могут  иметь форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов:

• В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
• Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
• Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

    

    Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления  
 

    1.1.3 Автоматизация офиса

    Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

    Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными  звонками и приказами), а лишь дополнить  ее (рис. 4). Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

    Информационная  технология автоматизированного офиса  — организация и поддержка  коммуникационных процессов как  внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

       

Рис. 4 Основные компоненты автоматизации офиса 
 

    1.2 Виды обеспечения  информационных технологий

    Структура видов обеспечения информационных технологий представлена в схеме 1.

    

    Схема 1 Виды обеспечения информационных технологий 

    Математическое  обеспечение состоит из алгоритмического и программного.

    Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.

    Программное обеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО - это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач.

    Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов.