Автоматизація сервісно-виробничого процесу

    Водночас  інформаційна система не повинна  передбачати надмірності даних. За спостереженнями психологів, найбільший інтерес до праці виникає тоді, коли працівникові не вистачає знань для виконання роботи й це спонукає його до творчості.

    Потреба у широкому впровадженні в менеджменті  сучасних інформаційних ресурсів висуває  завдання щодо підвищення впорядкованості логічних відносин між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості мовних термінів економічної інформації тощо.

    У діяльності підприємств готельно-ресторанного бізнесу слід запроваджувати такі форми  документів, які пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечують відповідні класифікацію й впорядкування, раціоналізують технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху їх потоків.

    Аналіз  потоків інформації надає можливість визначити особливості діючої системи менеджменту, методи й стиль роботи управлінського апарату, виявити недоліки в організації управління, визначити загальний обсяг інформації, яку слід зібрати й опрацювати для забезпечення нею керівників. Аналіз потоків інформації надає змоги для створення інформаційних моделей, які відбивають технологію підготовки й маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв'язок між структурними підрозділами й особами, які беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі можуть мати форму описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

    Потоки  інформації на підприємствах ресторанного господарства вивчаються за допомогою аналізу документів, анкетного або усного опитування, спеціальних експертних обстежень і оцінок, фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників тощо. Залежно від мети і об'єкту застосовуються різні методи в певній комбінації. В процесі аналізу інформації визначається кількість застосовуваних форм первинних і зведених документів, які створюються у системі управління за місяць, кількість показників кожної форми і перерахунку на місячний потік інформації; кількість цифрових і буквених знаків у документі кожної форми тощо.

    Результати  кількісної і якісної оцінки кожного документа заносять до спеціальних карток або бланків. Найчастіше до картки записують: назву кожного обліково-планового показника, місце його створення й використання, призначення й термін подання; кількість знаків (символів), за допомогою яких записують інформацію, кількість дій (арифметичних і логічних); спосіб запису (друкування, ручний запис), частоту (повторюваність) збирання й надання інформації, трудомісткість заповнення. Матеріали кареток обстеження, що складаються на один документ, заносять до відомості «Зведена характеристика документів». До матеріалів обстеження додаються копії всіх документів і рекомендації щодо усунення їх дублювання, раціоналізації маршрутів руху документів.

    Недокументовану інформацію можна аналізувати за допомогою усного опитування, анкетного обстеження, а також фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників. У процесі усного опитування або анкетування визначають перелік інформації, що надходить до обстежуваного працівника, й вихідної від нього із зазначенням адресатів і періодичності.

    Зміст потоків інформації незалежно від  її виникнення характеризується індексацією, видом носія, обсягом потоку, щільністю  потоку, інформаційною ємкістю повідомлень  і операцій, ступенем використання інформації, періодичністю її виникнення й швидкістю руху.

    У практиці підприємств готельно-ресторанного господарства застосовують різні форми індексації інформації: цифрову - цифровий запис у документах, цифрове зображення на лічильниках, табло тощо; алфавітну - словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло тощо; символьну - умовне зображення на кресленнях, схемах, плакатах тощо. Економічна інформація найчастіше представляється у формі алфавітно-цифрових сигналів. Для того, щоб підвищити аналітичні властивості інформації й привести її у форму, зручну для обрання рішень, широко використовуються різні таблиці, схеми, графіки тощо. Завданням дослідження інформаційних ресурсів на підприємствах є визначення ступеню повноти використання інформації й розробка заходів щодо скорочення кількості даних, які надходять до апарату управління.

    У процесі вивчення використання інформаційних  ресурсів важливо визначити кількість  операцій і витрат праці (у робочому часі), закріплених за підсистемами (техніко-економічні, планування, бухгалтерський облік, фінансова робота, статистичний облік тощо). Ці дані використовуються для вдосконалення структури управління, встановлення нормативів праці й для контролю за діяльністю управлінського персоналу.

    Недоліки  в організації використання потоків інформаційних ресурсів на підприємствах найчастіше пов'язані з невдалим або не досить чітким розподілом функціональних обов'язків між працівниками апарату управління, надмірним контролем, з надходженням інформації до тих працівників, яким вона не потрібна тощо.

    Система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка формується на підприємстві, здійснює за допомогою механізму  об'єктивного інформування інформаційне обслуговування всіх керівників і фахівців різних рівнів. У цьому ж розділі розглядається інформаційне обслуговування - інформування - лише окремої категорії керівників і фахівців - менеджерів персоналу. З цих позицій і сформовані бази даних (масиви з нормативно-плановими і фактичними даними, а також спеціальні масиви), які всебічно характеризують в основному персонал підприємства (вони є частиною всього інформаційного забезпечення системи), а також вихідні форми, що віддзеркалюють дані про персонал і складаються лише для менеджерів персоналу.

    Перелік основних груп об'єктів інформації для менеджерів персоналу є такий:

    - формування змінних графіків  виходів на роботу;

    - використання робочого часу працівниками;

    - порушення трудової дисципліни  працівниками;

    - планова чисельність персоналу;

    - штатна чисельність та її укомплектованість;

    - наявність і рух працівників;

    - якісний склад керівного персоналу; 

    - навчання працівників у закладах  освіти;

    - підвищення кваліфікації працівників; 

    - відпустки працівникам;

    - установлені законодавством пільги  працівникам;

    - відношення працівників до військової служби;

    - соціально-побутові умови працівників; 

    - норми виробітку, які застосовуються  на виробництві та їх виконання  працівниками;

    - виконання норм виробітку робітниками;

    - заробітна плата працівників; 

    - тарифні ставки робітників;

    - виконавча дисципліна менеджерів;

    - інше.

    Крім  зазначених можуть бути й інші групи  об'єктів інформації, пов'язані з  менеджерами персоналу.

    Сукупність  вихідної інформації різного характеру, що призначена для прийняття рішень у сфері виробничого підприємництва можна вважати за інформаційне забезпечення підприємництва.

    Вихідна інформація для виробничого підприємництва має два різновиди:

    1) інформація про стан зовнішнього  середовища;

    2) інформація про стан фірми  (чи наявних передумов її створення). У свою чергу, інформація першого різновиду містить дві групи:

    а) ринкова кон'юнктура;

    б) механізм регулювання діяльності фірми  владними структурами держави.

    Для характеристики ринкової кон'юнктури  залучають дані, що наводять в офіційній  літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях та ін. Доцільним і результативним є інформації у вигляді прямого опитування, анкетування та інших прийомів, що широко використовуються у практиці маркетингових досліджень. Інформацію про ринкову кон'юнктуру при створенні чи розвитку фірми можна поділити на наступні види:

    1) Характеристика ринку (ємність,  структура, насиченість відповідною  продукцією);

    2) Характеристика товару і можливості  його збуту ( призначення товару, вимоги до якості, етапи “життя”  на ринку, обсяг попиту і пропозиції та ін.);

    3) Рівень конкуренції ( наявність  конкурентів, їх кількість, потужність, фінансова стабільність, рейтинг);

    4) Рівень цін (види, аранжування  і динаміка цін на відповідну  продукцію, прогноз цінових тенденцій  у майбутньому);

    5) Можливості залучення коштів ( розвиненість  банківських, інвестиційних та  фінансових установ, види кредитів, умови кредитування, кредитні проценти);

    6) Фінансові характеристики ( курси  валют, активність фондових бірж, темпи інфляції);

    7) Можливості ресурсозабезпечення (джерела і умови постачання ресурсів, рівень цін на матеріальні ресурси, активність товарних бірж);

    8) Інші види інформації ( стабільність  макроекономічної політики, рівень  безробіття, активність іноземних  інвесторів та ін.).

    Заслуговує на увагу і класифікація інформації, запропонована Р.А. Фатхутдіновим, згідно з якою інформація поділяється за такими ознаками: по об'єкту, приналежності до системи менеджменту, форми передачі, стабільності, способу передачі, за режимом передачі, за призначенням, по стадіях життєвого циклу об'єкта, від відношення об'єкта управління до суб'єкта.

    За формою передачі інформація може бути вербальна (словесна) і невербальна; за стабільністю - умовно-постійна і умовно-змінні; за способом передачі - супутникова, телефонна, електронна, письмова тощо; за режимом передачі - у нерегламетовані терміни, на замовлення і примусова у певні терміни; по призначенню - економічна, технічна, соціальна, організаційна тощо; по стадіям життєвого циклу об'єкта - на стадії маркетингу, розробки продукції та послуг, виробництва і т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Структура автоматизованих робочих  місць в закладах ресторанного  господарства.

    Діяльність  працівників сфери керування  у даний час орієнтована на використання розвинених технологій. Організація й реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни як самої технології керування, так і технічних засобів обробки інформації, серед яких головне місце займають персональні комп'ютери. Вони все більш перетворюються із систем автоматичної переробки вхідної інформації в засоби накопичення досвіду управлінських працівників, аналізу, оцінки й прийняття найбільш ефективних економічних рішень.

    Тенденція до посилення децентралізації керування  спричиняє розподілену обробку  інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки  й удосконаленням організації безпосередньо  робочих місць користувачів.

    Автоматизовані  робочі місця (АРМ) створені на основі сучасної обчислювальної техніки є важливим елементом нових інформаційних технологій. Вони, завдяки автоматизації багатьох функцій і Безпосередньому доступу до інформаційних ресурсів, забезпечують ефективну організацію праці спеціалістів.

    Автоматизоване робоче місце - це комплекс апаратних і програмних засобів, на робочому місці, які забезпечують оперативне задоволення інформаційних і обчислювальних потреб спеціаліста. До комплексу апаратних засобів належать обчислювальне обладнання у вигляді локального або включеного до обчислювальної мережі термінального пристрою. Комплекс програмних засобів призначений для здійснення обчислювальних, довідково-інформаційних та інших функцій, необхідних для організації високоефективної роботи користувача.

    АРМ створюється для різних рівнів інформаційної системи. Організаційна структура інформаційної системи підприємства громадського харчування, яка забезпечує потреби виробничого менеджменту, може бути представлена трьома рівнями: перший рівень - це АРМ директора, другий - керівників підрозділів (цехів, залу, складу) та функціональних служб, третій - АРМ окремих виконавців (комірників, офіціантів тощо). Створення АРМ конкретних і спеціалістів є найбільш ефективною формою використання ПЕОМ. Вона, завдяки легкості спілкування, надійності і простоті обслуговування, можливості швидкості навчання, усуває психологічний бар'єр у взаємодії людини і машини.

    Кожному класу користувачів відповідає певний набір типів АРМ, орієнтованих на задоволення його функціональних та інформаційних потреб. Основним принципом створення АРМ є проблемна орієнтація комплекса, тобто його направленість на вирішення мийного класу задач, об'єднаних загальною технологією обробки інформації, єдністю режимів роботи та експлуатації.

    АРМ передбачає автоматизацію наступних аспектів діяльності персоналу: інформаційно-довідкове обслуговування різного кола Користувачів; вирішення задач з узагальнення оперативних, в тому числі і облікових даних; економічний аналіз даних, в тому числі з використанням економіко-математичних методів і моделей; ведення локальних баз даних і формування баз даних центрального АБД; автоматизацію діловодства та ін.