ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО  САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ФИЛИАЛ  В Г. СЫЗРАНИ 
 

КАФЕДРА ЭЛЕКТРОТЕХНИКИ, ИНФОРМАТИКИ И КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 
 
 

Курсовая  работа по дисциплине

 «Информационные технологии в экономике»

На тему: «Автоматизация текущего планирования»

Специальность 080502

«Экономика  и управление на предприятии (ТЭК)» 
 
 
 

Студент гр. МЭ-465 __________ Матвеева А. П.

Руководитель  __________ Шевчук П. А. 
 
 
 
 
 
 

2010 г. 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ3

1. СУЩНОСТЬ  TЕКУЩЕГО ПЛАНИРОВАНИЯ4

2. АВТОМАТИЗАТИЯ ТЕКУЩЕГО ПЛАНИРОВАНИЯ9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ11

ГЛОССАРИЙ…………………………………………………………………….13

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ15 
 
 
 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Одной из важнейших составляющих управленческой деятельности на любом предприятии  является планирование. Вследствие несвоевременной  поставки комплектующих снижается  эффективность производства, а на складах возникает переизбыток  материалов, поступивших ранее намеченного  срока. Кроме того, из-за нарушения  баланса поставок комплектующих  возникают различные сложности  с их учетом в процессе производства и сопровождения продукции. В этих условиях актуальность автоматизации текущего планирования очевидна.

     Текущее планирование является планированием осуществления; оно рассматривается как составная часть перспективного плана и представляет собой конкретизацию его показателей.

     Текущее планирование хозяйственной деятельности предприятия состоит в разработке плана прибылей и убытков, плана  движения денежных средств, планового  бухгалтерского баланса, поскольку  эти формы планирования отражают финансовые цели организации. Все три  плановых документа основаны на одних  и тех же исходных данных и должны корреспондировать. Документы текущего плана составляются на период, равный одному году. Для точности результата осуществляют дробление планового  периода на полугодие или квартал. Текущее планирование по своей сути является непрерывным процессом, у него нет начала и конца и оно постоянно находится в движении. По этой причине текущее планирование делает акцент на самом процессе планирования. В этом - одно из его преимуществ.

     Целью данной работы является рассмотрение и изучение особенностей, структуры и преимуществ процессов текущего планирования, видов автоматизированных систем и программных продуктов.

 

       

1. СУЩНОСТЬ  TЕКУЩЕГО ПЛАНИРОВАНИЯ

 

    Существуют  такие подходы к планированию, которые в меньшей степени опираются на предсказуемую последовательность действий и которые, вместо этого, делают акцент на непрерывности процесса планирования, являющегося неотъемлемой частью обычной работы организации. Такие модели текущего планирования не имеют предсказуемых точек отсчета и окончания, а также не исходят из предположения о том, что каждый шаг процесса планирования определяет последующий. Наоборот, при данном подходе используется концепция стратегического соответствия, согласно которой различные компоненты планирования должны соответствовать друг другу и составлять единое целое. Для достижения такого соответствия каждая деталь в процессе планирования должна иметь возможность влиять на все другие детали. В результате, все составляющие планирования - формулировка миссии, определение задач, постановка целей и заданий, планы действий, реализация и оценка деятельности - должны осуществляться непрерывно таким образом, чтобы информация, поступающая из одной области, могла влиять на решения и выбор, осуществляемые в другой области [3, с. 145].

    При линейном планировании поток информации имеет тенденцию протекать в  одном направлении. Так, информация о миссии компании обуславливает  формулирование задач компании, а  не наоборот. Задачи определяют цели, цели определяют стратегию. При текущем  планировании информация передается в  различных направлениях, поскольку  каждая составляющая планирования является взаимозависимой и может влиять, а также испытывать влияние со стороны других составляющих. Миссия организации сложнейшим образом  связана с ее действиями, а также  с оценкой этих действий; с имеющимися ресурсами, которые часто определяют стратегию, а также с потребностями  клиента, как следует из определения  многочисленных задач. В итоге, информация о текущем  

планировании  должна сообщаться посредством непрерывного сбора информации, осуществляемом различными способами. Процесс сбора информации должен осуществляться непрерывно, в  то время как на других этапах планирования происходит новое осмысление первоначально  заданных вопросов [1, с. 92].

     Модель  текущего планирования может быть наилучшим  образом изображена графически в  виде круга, который напоминает колесо со спицами (см. рис.1). Координатор планирования или координирующая группа находятся в центре данного колеса, собирая информацию и передавая ее по всему периметру колеса посредством спиц. По периметру колеса находятся различные лица, которые работают над осуществлением конкретных заданий. Одна группа может заниматься оценкой текущей деятельности, другая - анализом формулировок цели, третья - рассмотрением состава организации для формулирования новых задач на будущее, четвертая может осуществлять контакты с потенциальными учредителями, пятая группа может работать над бюджетным финансированием для осуществления конкретного плана действий.  

    

 

Рис.1. Модель текущего планирования 

 

    Для того чтобы колесо крутилось - что  в данном случае представляет собой  поступательное движение организации  в процессе планирования - процесс  координации планирования должен быть сосредоточен в центре. При этом, он предполагает три вида деятельности: сбор информации от групп планирования, находящихся по периметру колеса, обратную передачу необходимой информации данным группам и, наконец, сбор всей информации для составления логически  последовательного плана [4, с. 129].

    Текущее планирование по своей сути является непрерывным процессом. Подобно  колесу, которое выступает в качестве наглядной метафоры данного процесса, у него нет начала и конца и  оно постоянно находится в  движении. По этой причине текущее  планирование делает акцент на самом  процессе планирования. В этом - одно из его преимуществ над линейным планированием. В противовес линейному планированию, текущее планирование позволяет организации немедленно реагировать на происходящие изменения, появление благоприятных возможностей или наоборот препятствий. Организации не нужно начинать процесс планирования заново для того, чтобы прореагировать на неожиданно возникшие изменения в расстановке политических сил, в области внешнего финансирования, обеспечения кадрами или управления, которые могут открыть для организации новые перспективы и направления деятельности. Наоборот, при возникновении перемен задачи компании могут быть пересмотрены, а планы действий разработаны практически одновременно

[5, с. 174]. Роль координатора планирования заключается как раз в том, чтобы обеспечить выполнение всех указанных выше заданий, осуществление адекватного потока по обмену информации и совпадение результатов различных составляющих планирования, которые бы составили логически единое целое. Другим преимуществом текущего планирования является то, что оно поощряет постоянное участие членов Совета попечителей, персонала и клиентов организации в данном процессе. 

 

    При линейном планировании людям часто  предоставляется одна или всего  две возможности один раз в  десять лет проанализировать миссию и задачи организации. Они, как правило, тратят большую часть времени  на то, чтобы «все правильно понять»  и затем дискуссии не происходит. При текущем планировании процесс  непрерывно возобновляется сам по себе, при этом обсуждение миссии, задач, целей и стратегии компании непрерывно повторяется. Кроме того, для обсуждения стратегии не надо ждать окончания  обсуждения миссии, поскольку не существует такого понятия как прекращение  обсуждения этого вопроса. Происходит непрерывное составление и уточнение  постоянно совершенствующегося  плана. Поскольку план в любой  момент может быть пересмотрен в  процессе планирования, и поскольку  различные составляющие планирования совпадают, над планом, который уже  принят, не довлеет ощущение завершенности. Правда, при данном виде планирования мы не имеем в результате всестороннего  планового документа как при  линейном планировании, однако существует программа проведения работ, которую  периодически принимает Совет попечителей, а также формулировки задач компании, которые пересматриваются по крайней  мере раз в год, а также формулировки целей, стратегии и конкретные графики  деятельности компании, которые служат руководством для персонала компании.

    Третьим преимуществом текущего планирования является его тенденция гораздо  более оперативно приводить к  реальным действиям. Модели линейного  планирования, как мы убедились, являются достаточно медленно действующими, поскольку  исходят из того, что извлечение сути является основополагающим при  планировании, а также, что при  принятии любого планового решения необходимо проанализировать все разумные альтернативы. Хотя это и не приводит к сознательному выбору при планировании, выбор указанных альтернатив может занимать достаточно продолжительное время.

 

    

    Текущее планирование не претендует на всесторонний характер, и там, где оно проигрывает  в полноте, там оно выигрывает во временном факторе.

    Текущий подход к планированию несомненно лучше в плане рассмотрения будущей концепции деятельности организации, который позволяет Совету попечителей и персоналу использовать непрерывно протекающий организованный процесс планирования, а также постоянно держать в фокусе вопросы планирования. Текущее планирование также полезно для организаций, которым необходимо быстро реагировать на происходящие изменения. В этом одна из причин, почему совсем «юные» организации часто хорошо справляются с текущим планированием. До того, как деятельность организации стабилизируется, представляется необходимым, чтобы Совет попечителей и сотрудники организации контролировали ход событий, пользовались представляющимися выгодными возможностями и своевременно реагировали на возникающие угрозы для их компании. Для более «пожилых» организаций, особенно для тех, которые переживают кризисные ситуации или различные перестановки, возможность быстрого реагирования, связанная с текущим подходом, также является весьма полезной. И, наконец, текущее планирование своего рода дисциплинирует Совет попечителей и сотрудников организации, вынуждая их постоянно устремлять взгляд в будущее и, осознавая свою ответственность, намечать курс деятельности своей организации.

    Сам характер преимуществ текущего планирования таит в себе недостатки. Отсутствие всестороннего охвата может привести к принятию недостаточно взвешенных решений, приводящих к поспешным  действиям. Гибкость такого планирования может негативно сказаться на отношении людей к долгосрочным планам организации, а акцент на самом  процессе планирования обычно означает то, что тщательно структурированный  и хорошо документированный письменный план является как бы вторичным, и  к этому плану часто не прислушиваются [2, с. 344].

 

    

2. АВТОМАТИЗАТИЯ ТЕКУЩЕГО ПЛАНИРОВАНИЯ

 

    Для автоматизации чаще всего применяются  электронные таблицы, наиболее распространенными  являются таблицы Excel. Подобный выбор  часто связан с тем, что электронные  таблицы Excel и системы управления базами данных (СУБД) Access разрабатывались  специально для их использования  пользователями, не имеющими достаточной  квалификации в области программирования.

    На  практике это означает, что планирование будет вестись отдельными несвязанными кусками, и целостной картины  не получается. Требуется дополнительная работа по ручной обработке данных. Это, во-первых, значительно снижает  оперативность анализа, а во-вторых, отбивает желание у персонала  регулярно проводить такую работу. Данные средства не ориентированы на использование мощной системой управления распределенными базами данных [4, с. 112].

    Ряд фирм готов разрабатывать свои системы  для внутрифирменного учета, анализа  и планирования. Обычно эти системы  строятся на основе языков Borland Delphi, Borland С Builder, Microsoft Visual С, средствами Web-программирования. Программы реализуются как клиенты  базы данных, что позволяет им использовать все достоинства корпоративных  СУБД. Системы разрабатываются целостно и изначально основываются на пожеланиях финансового руководства и особенности  конкретного предприятия. Однако интеграция подобной системы с подсистемой  бухгалтерского учета слабая. К разработке собственной системы бухгалтерского учета не прибегают в связи  с большим количеством регламентированных форм и частыми изменениями в законодательстве.

    Часто пользуются готовыми программными продуктами, например «Project Expert». Программа позволяет  вести планирование в нескольких валютах и автоматически осуществляет операцию дисконтирования.