Автоматизация деловых процессов в офисной деятельности

     3.4. Средства автоматизации  документооборота.

     В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью  автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в  организациях. С помощью таких  систем можно организовать систему  электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они  ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых  являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение  бумаг внутри предприятия. Пакет  управления документооборотом Action Workflow. Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность  в организации определенных маршрутов  работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов  обработки информации и желательно осуществить последовательную или  параллельную рассылку необходимой  документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный  в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы  или групп пользователей выбрать  адресатов корреспондентов, назначить  времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выполнена  и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности  продукта Action Workflow компании Action Technologies. Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от "графовых систем", где каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

     Заключение

     Офисные системы - одна из наиболее традиционных областей применения информационных технологий во всем мире. Однако современный момент в России накладывает свой весьма характерный отпечаток и на эту  вроде бы типовую отрасль информационных технологий. Прежде всего, это вызвано  нашим весьма динамичным стилем жизни, когда завтра все оказывается  совсем не так, как было вчера. Причем меняются не только направление и масштаб деятельности фирмы, но и все и всяческие правила игры, будь, то правила ведения бухгалтерской документации, банковские атрибуты или налоговое законодательство. В таких условиях заказ системы "под ключ" или закупка готовой системы редко позволяет руководству фирмы чувствовать себя достаточно уверенно. С другой стороны, содержание большой группы программистов, которая бы могла за требуемое время (практически это значит "вчера") обновить программное обеспечение и приспособить его к новым "правилам игры", а также обучить непосредственных пользователей работе с ним весьма накладно даже для многих весьма преуспевающих фирм. Среди возможных направлений "борьбы" со сложившейся ситуацией можно отметить желание многих разработчиков сделать свои системы гибкими и настраиваемыми в очень широких границах.

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 
Артемьев В. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности, ЦБ РФ, // Ресурсы Интернет: http: // citforum.udmnet.ru / ofis / ofis96 / 101.shtml 
Боэм Б., Браун Дж., Каспар X. и др. Характеристики качества программного обеспечения / Пер. с англ. Е.К. Масловского. - М.: Мир, 1991. 
Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. - 2-е изд., стер. - М.: Наука. Гл. ред. физ.-мат. лит., 1996. 
Дейл Т. Эволюция документных баз данных. // Ресурсы Интернет: Information Technology, 2000, tomdale@erols.com. 
Закис А. Технология создания и кастомизации офисных информационных систем. Ресурсы Интернет: DataX / Florin, сервер CIT Forum, Центр Информационных Технологий, 2000. http: // citforum.udmnet.ru / ofis / ofis96 / 101.shtml 
Защита информации в персональных ЭВМ / Спесивцев А.В., Вегнер В.А., Крутяков А.Ю. и др. - М.: Радио и связь, МП "Веста", 1992. (Библиотека системного программиста). 
Использование Интернет: Пер. с англ. / Дж. Хоникат, М.Р. Браун, Т. Фронцковяк и др. - 4-е изд. - К.; М.; СПб: Издат. дом "Вильямс", 1998. - 592с.: ил. 
Кнут Д. Искусство программирования для ЭВМ.Т.1,2.-М.:Мир,1996. 
Липаев В.В. Проектирование программных средств. - М.: Высшая школа, 1990. 
Манере Г. Надежность программного обеспечения / Пер. с англ. Ю. Ю. Галимова: Под ред. В.Ш. Кауфмана. - М.: Мир, 1990. 
Мельников М. Аплодисменты вслед уходящему поезду. // Hard ' n ' Soft - 1999. - №9 - С. 26-35. 
Озерцковский С. Коммутация серверов. // Computer Weekly - 1998. - №41. 
Пермиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике, -2-е изд., доп. -М.: Финансы и статистика, 1995. 
Пилгрим А. Персональный компьютер: модернизация и ремонт: пер. с англ. - СПб.: BHV - Санкт - Петербург, 1999. - 528 с., ил.