Автоматизация деловых процессов в офисной деятельности

     2.6. Электронный календарь. 

     Органайзеры (планировщики) - программное обеспечение  для планирования рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки. В состав программ органайзеров входят: калькулятор, записная книжка, часы, календарь и т.п. Наиболее часто подобное программное обеспечение разрабатывается для ноутбуков, персональных компьютеров блокнотного типа. Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

     2.7. Компьютерные конференции и телеконференции.

     Компьютерные  конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между  участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих  доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции  может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

     Видеотекст.  
Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста: создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах; заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках; заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

     Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает  сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой  печатной продукцией, как газеты и  журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже  о текущих сводках биржевой информации. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц. Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

     Аудиоконференции.

     Они используют аудиосвязь для поддержания  коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями  фирмы. Наиболее простым техническим  средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими  возможность участия в разговоре  более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия  компьютера, а лишь предполагает использование  двухсторонней аудиосвязи между  ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий: работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц; количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы; программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи; перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться; должны быть организованы запись конференции и ее хранение; запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

     Видеоконференции.

     Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением  видеоаппаратуры. Их проведение также  не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные  друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса. Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций: односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям; односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником; двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

     2.8. Факсимильная связь. 

     Эта связь основана на использовании  факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного  канала и воспроизводить его изображение  на другом.

     Факсимильная  связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Факсы используются очень часто. Газеты и финансовые учреждения пользуются их услугами на протяжении многих лет. Первые факсы были аналогичны звуковым модемам. Однако технологии не стоят на месте, а постоянно совершенствуются. Страница текста или фото загружается в факс и сканируется. При этом луч сканера, перемещаясь по странице, кодирует белые и темные участки изображения, которые затем цифровом виде передаются по телефонным линиям. При получении сообщения происходит аналогичный процесс, но только в обратном порядке - значения битов, представляющие коды символов, переводятся из цифровой формы в аналоговый сигнал. Факс посылает и принимает в оцифрованном виде отсканированные страницы с графическими изображениями, текстом и т. п. Поскольку факс работает только с графическими символами, компьютерная программа не может быть передана с его помощью. Модем не выполняет преобразований графических изображений в цифровой вид, а служит лишь для передачи любой цифровой информации по телефонным линиям.

     3. Методы автоматизации  офисов 

     3.1. Основные методы  автоматизации офисной  деятельности.

     Рассмотрим  основные методы автоматизации офисной  деятельности. Современные организации  представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и  выполняющих отдельные части  общей работы. Основными фазами жизни  неструктурированной информации в  офисе являются: ввод информации в  систему; хранение, навигация, поиск  и фильтрация документов; коллективная работа с документами; вывод информации из системы. Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания. При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания.

     Фирмы-производители  реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные  средства SQL-поиска позволяют формировать  смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и  обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного  содержания реализуют объектно-ориентированные  БД (например, Informix Illustra). Феномен распределенного  гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище  информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной  сети (Intranet). Каждая страница размещается  в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью  языка HTML. Структуризация документа  осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для  диалогового заполнения документа  и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео).

     3.2. Средства офисной  автоматизации и  коллективной работы.

     Самым распространённым средством офисной  автоматизации стали пакеты прикладных программ (ППП). Данный класс программных  средств наиболее представителен, что  обусловлено, прежде всего, широким  применением средств компьютерной техники во всех сферах деятельности человека, созданием автоматизированных информационных систем различных предметных областей.

     Масштабируемость - возможность поддерживать организации  любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной  сети с десятками тысяч пользователей. Полная интеграция набора разнообразных  элементов клиентских и серверных  программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда  разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика  на множестве платформ.

     Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при  помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст  или применять неделимые объекты  системы Notes. Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные  мосты для интеграции с различными прикладными программами.

     3.3. Средства управления  электронными документами. 

     В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения  порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов. Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес. Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

     Система управления документами DOCS OPEN Программный  продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет  организовать электронный архив  на предприятии. Система предназначена  для хранения, поиска и обработки  информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях  различной природы. Система построена  по современной архитектуре "клиент-сервер" . DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера  могут с успехом функционировать  на одной машине. Дополнительно в  системе есть сервер полнотекстового  индекса. В качестве сервера библиотек  может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь  работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер. Сервер документов может строиться  на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет  поддержке Novell NetWare и Windows NT. Хранение документов можно оценивать по следующим  критериям: Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе  управления хранением файлов. Документы  хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой. DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа. Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70 - 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе. Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации: нечеткий поиск по названиям документов; ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами; прямой доступ к файлам по пиктограммам; запросы в стиле обычной базы данных; поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях; логический поиск по всему тексту. Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом. Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware. К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.