Автоматизации учета труда и его оплаты

     На  закладке «Начальные данные» в окне «Валовый доход с начала года» ставится сумма дохода сотрудника, за отчетный год на момент принятия на новое место работы.  Основанием для введения этих данных является «Справка о доходах физического лица 2-НДФЛ» (Приложение 2).

     Справку 2-НДФЛ можно сформировать и распечатать  через в меню «Справочники – Сотрудники», появится список сотрудников. Курсором выделить сотрудника на которого формируется справка,  открывается курсором закладка «Налоги и доходы», выбирается из списка «Справка о доходах физического лица 2-НДФЛ», открывается окно «Передача данных о доходах в ИФНС за», выбирается год, за который мы хотим сформировать справку, заполняется дата составления, выбирается исполнитель (руководитель либо бухгалтер) и клавишей «Печать справок» выводится на печать. При необходимости печатать справки по нескольким сотрудникам можно клавишей «Подбор» составить список необходимы сотрудников, а затем выводить на печать.

     В последней закладке «Прочее» заполняется  документ удостоверяющий личность, т.е. в большинстве случаев паспорт. Строго на основании документа заполняются поля: серия, номер, кем выдан, дата выдачи. Далее, на основании прописки заполняется адрес по регистрации. С правой стороны экрана высвечивается конверт желтого цвета, при нажатии открывается окно «Ввод адреса». Как правило, в программном продукте уже находятся классификаторы (списки) регионов, районов, городов, населенных пунктов, улиц, индексов. При нажатии курсором в правой части панели на «лапку» окошка «Регионы» появится список регионов, из которого курсором необходимо выбрать нужный, отметив его синим цветом и двумя щелчками левой клавиши мыши или клавишей Enter поставить его в окно «Регион». Таким же методом заполнить остальные поля. При полном введении адреса поле «Индекс» заполняется автоматически. После нажатия кнопки «ОК» введенная информация появляется в окне «Адрес по регистрации». Если адрес по регистрации и адрес места жительства совпадают, то поле «Адрес места жительства» можно не заполнять, если же адреса не совпадают, то окно «Адрес места жительства» заполняют по схеме описанной выше. После введения информации документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). Приказ о приеме на работу выводится на печать кнопкой «Печать». Приказ подписывается руководителем организации, принятый сотрудник,  ознакомившись с приказом, ставит свою личную подпись и дату.

     Кадровые  приказы хранятся в отделе кадров до увольнения сотрудников, после увольнения передаются в архив.

     Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение.

     Для формирования данного приказа предусмотрен документ «Приказ об увольнении» (меню «Документы – Зарплата – Приказ об увольнении»). Кроме того, для ввода нового документа можно использовать кнопку «Новый приказ» в  форме списка справочника «Сотрудники».

     Ввод  нового документа «Приказ об увольнении» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией увольняемого сотрудника, в форму документа «Приказ об увольнении» будут перенесены данные этого сотрудника.

     В форме ввода нужно указать  номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.  

     Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме №Т-8 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»)

     Для автоматического начисления заработной платы предназначен документ «Начисление  зарплаты» (меню «Документы – Зарплата – Начисление зарплаты»).

     Реквизиты документы расположены на двух закладках  «Сведения о начислении» и  «Сотрудники».

     Сведения  о начислении рекомендуется вводить  в следующем порядке:

• Указать дату начисления заработной платы (дату расчетной ведомости). Обычно дата начисления приходится на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;
• Выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, сотрудникам которого начисляется заработная плата. Если рассчитываем заработную плату всем сотрудникам организации, то данный  реквизит  следует оставить незаполненным;
• Выбрать из справочника видов начислений вид начисления, соответствующий начисленному доходу. Указанный вид начисления будет использован при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете, а так же для расчета ставки налога на доходы физических лиц;
• Установить переключатель «Счет отнесения затрат на оплату труда» в нужное положение:

        - если переключатель установлен  в положении «Указать в ведомости», то в форме документа будут  открыты дополнительные поля для указания счета бухгалтерского учета и объектов аналитики. При проведении документа затраты на оплату труда будут отражены проводками с кредита счета 70 в дебет указанного счета (в нашем случае счет 20);

      -  если переключатель установлен в положение «Получить из справочника «Сотрудники», то поля для ввода корреспондирующего счета из формы документа исключаются, а при формировании проводок будут использоваться счета затрат, персонально для каждого сотрудника;

• Реквизит «Отнести начисление к расходам на продажи» применяется, если организация уплачивает ЕНВД;
• Если начисления в данной ведомости не облагаются НДФЛ, то следует включить флажок «Не облагается НДФЛ»;
• Заполнить табличную часть можно самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения. [7, c.211]

     Список  сотрудников, которым начисляется  заработная плата, размещен в табличной  части документа на закладке «Сотрудники». Для добавления сотрудника в табличную  часть документа можно воспользоваться  клавишей Insert.

     Для автоматического заполнения табличной  части нужно нажать кнопку «Заполнить». При этом в табличную часть  документа автоматически добавятся  все сотрудники, работающие в указанном  подразделении, а в колонке Начислено» будут указаны оклады данных сотрудников. После этого список сотрудников и суммы начислений можно скорректировать. Щелчком левой клавиши мыши ячейка выделяется синим цветом и готово к корректировке.

     Распечатать расчетную ведомость можно воспользовавшись  кнопкой «Печать» (Приложение 6),  документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»).

     При проведении документа в бухгалтерском  учете отражается начисление заработной платы и начисление (удержание) налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Проводки  по начислению ЕСН, взносов в ПФР  и взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются при проведении документа «Закрытие месяца» (меню «Журналы – Регламентные документы»).

     Для оформления операций по выплате сотрудникам  аванса и заработной платы по платежной ведомости предназначен документ «Выплата зарплаты» (меню «Документы – Зарплата – Выплата зарплаты»).

     В поле «На выплату» необходимо выбрать  вид оплаты: «зарплата» или «аванс».

       Если формируется платежная ведомость  на выдачу аванса, то в реквизите  «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при заполнении табличной части с помощью кнопки «Заполнить» сумма аванса будет рассчитана автоматически.

     Для отражения выплаты через банк следует в реквизите «Порядок выплаты зарплаты» указать «перечисление в банк» и заполнить реквизиты «Банк для перечисления зарплаты» и «Договор».

     Реквизит  «Подразделение» определяет список сотрудников, которым будет выплачена  заработная плата по данной платежной  ведомости. Если подразделение не выбрано, то ведомость формируется по всем сотрудникам организации.

     Для автоматического заполнения табличной  части необходимо нажать на кнопку «Заполнить». При этом в табличную  часть документа автоматически  добавятся все сотрудники, работающие в указанном подразделении, которым еще не выплачена заработная плата.

     Сформированный  документ следует распечатать (кнопка «Печать»),  сохранить и провести.

     При проведении документа автоматически  формируются бухгалтерские проводки.

     Расчетные и платежные ведомости, а также  расчетные листки по начислению заработной платы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии 7.7 можно формировать двумя способами:

     - в форме документов «Начисление  зарплаты» и «Выплата зарплаты»

     - в журнале «Учет заработной  платы» (меню «Журналы – Зарплата»).

     Расчетные ведомости и расчетные листки формируются, если в журнале выбран документ «Начисление зарплаты». Расчетные листки и ведомость формируются для всех сотрудников, которые указаны в табличном документе.

Если  в журнале выбран документ «Выплата зарплаты», то по кнопке «Ведомость» формируется платежная ведомость по форме № Т-53 (Приложение 9). Ведомость формируется для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе. 

     Чтобы получить расчетную ведомость или  расчетные листки для сотрудников, необходимо установить курсор в журнале в строку с интересующим нас документом «Начисление зарплаты» и нажать одну из кнопок «Ведомость» или «Расчетные листки» (Приложение 14), расположенных в нижней части формы журнала.

     При выплате зарплаты из кассы, одновременно с документом «Выплата зарплаты» вводится документ «Расходный кассовый ордер» для регистрации произведенной выплаты в кассовой книге (меню «Документы – Расходный кассовый ордер»). При вводе документа следует снять флажок «Формировать проводки», а объект аналитического учета по счету 70 можно оставить незаполненным.

     При заполнении документа его следует  записать и провести (кнопка «ОК»). Вывести  на печать кнопкой «Печать» форма № КО-2 (Приложение 10).

Отчетным  периодом в учете труда и его  оплаты считается месяц. Формирование отчетности происходит при проведении документа «Закрытие месяца» (меню «Журналы – Регламентные документы»). [7, c.265]

     Формирование  отчетности описано в пункте 1.3 данной курсовой, так же  приведены примеры  по организации ООО «МК-Сервис+». 

 

     2.3 Автоматизированный синтетический  учет труда и его оплаты 

     Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам. [5, c.68] Детальную картину по корреспонденции счетов можно увидеть в Журнале-ордере по счету № 70 (Приложение 7), так же в Журнале-ордере по счету № 20 (Приложение 8), главное меню «Отчеты – Журнал-ордер (ведомость) по счету». 

     Аналитический учет ведется в разрезе каждого  сотрудника, для примера рассмотрим отчет «Анализ счета 70 по субконто», главное меню «Отчеты – Анализ счета по субконто».  (Приложение 15)

 
 
 

3. Совершенствование  автоматизированного учета в