Антивірусні програми: види, призначення та функції

Розрахунки з підзвітними  особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому цей аспект облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Підзвітна особа – довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків  по відношенню до підприємства. В бухгалтерському  обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Актуальність  теми другого розділу полягає в тому, що на сучасному підприємстві обов'язково присутні розрахунки з підзвітними особами, адже це широке коло операцій, яке обов'язково повинен вміти обліковувати обліковець.

Мета другого розділу – аналіз та дослідження обліку підзвітних сум.

Об'єктом дослідження є облік підзвітних сум.

Предметом дослідження є проблеми розвитку обліку підзвітних сум, методологічні аспекти кореспонденції рахунків підзвітних сум.

 

2.1. Загальна характеристика та аспекти обліку підзвітних сум

 

За неможливості оплатити витрати через банк або касу здійснюють видачу підзвітних сум. Готівку видають  працівникам підприємства на господарські потреби й витрати у відрядженні. Підзвітні суми видають на певний строк і з певною метою.

Службове відрядження  – поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Порядок і умови відрядження  працівників визначаються Інструкцією  про службові відрядження в межах  України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України  від 13. 03. 1998 p. № 59, однак її положення дійсні в частині, що не суперечить пп. 5.4.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22. 05. 1997 p.

Підзвітні особи  – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно наказу (розпорядження) керівника підприємства.

Рахунок 37 "Розрахунки з різними дебіторами" має наступні субрахунки (табл. 2.1).

 

Таблиця 2.1

Субрахунки, що відкриваються до рахунку 37

"Розрахунки  з різними дебіторами"

№ субрахунку	Назва субрахунку	Характеристика
1	2	3
371	Розрахунки за виданими авансами	Передбачений для обліку розрахунків за виданими авансами під  поставку матеріальних цінностей або  під виконання робіт, а також  по оплаті продукції та робіт, прийнятих  замовником по частковій готовності
372	Розрахунки з підзвітними  особами	Ведеться облік розрахунків  з підзвітними особами. Цей субрахунок використовується для обліку грошових коштів, виданих в підзвіт працівникам (зі спискового складу) на адміністративно-господарські, операційні витрати та службові відрядження
373	Розрахунки за нарахованими доходами	Ведеться облік нарахованих  дивідендів, відсотків, роялті тощо, які  підлягають отриманню
374	Розрахунки за претензіями	Ведеться облік розрахунків  за претензіями, які пред'явлені постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред'явленими ним та визнаними штрафами, пенею, неустойками
375	Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків	Ведеться облік розрахунків  за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено
376	Розрахунки за позиками членам кредитних спілок	Ведеться облік розрахунків  за позиками членам кредитних спілок у кредитних спілках
377	Розрахунки з іншими дебіторами	Виникають з приводу  розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами", зокрема розрахунки за операціями, пов'язаними із здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи), усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), інші розрахунки. Для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками підприємства за товари, продані в кредит, по наданих позиках, по відшкодуванню матеріального збитку, видачі в розстрочку форменого одягу, страховому відшкодуванню страхових сум працівникам тощо

 

 

2.2. Сутність розрахунків з підзвітними особами

З каси підприємства, згідно діючого положення, можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення і тлі.), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

Як правило у складі розрахунків великих організацій  розрахунки через підзвітних осіб не охоплюють велику валову, пустку розрахунків,  проте на малих підприємствах  такий вид розрахунків займає відчутну їх частку.

Схема 2.1. "Видача підзвітних сум"

 

Переважно, готівкові  кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника  підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі  товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується,  але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ,  що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити".

Складає авансовий звіт підзвітна особа,  вказує дату і  підписується в ньому.

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів,  називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити,  і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки,  підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи  є достовірними,  суму "списують " з підзвіту,  так як працівник  вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином,  підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти,  то підприємство до моменту їх відшкодування буде мети кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Якщо працівника відряджено до іншого міста,  то йому видається відрядне посвідчення, яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв дорожніми листами. 

Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються  витрати) на оплату:

з добових;

з проїзду;

з найму житла.

За відрядженим працівником  зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком,  установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок підприємства,  що його відрядило.

На час відрядження  особи, яка працює за сумісництвом. Середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. У разі скерування працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що відрядили працівника,  за згодою між ними.

На працівника, який перебуває  у відрядженні, поширюється режим  робочого часу того підприємства, до якого  він відряджений .Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником,  але не може перевищувати 30 календарних  днів.

Термін відрядження  працівників для виконання в  межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

 

2.3. Документування господарських операцій з обліку підзвітних сум

 

Підзвітним особам готівка  видається на підставі розпорядження  керівника. Список осіб, які мають  право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби, затверджується наказом керівника.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані  подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені  суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис (див. бланк-зразок 2.1, 2.2).

 

 

Бланк-зразок 2.1

"Авансовий  звіт"

Бланк-зразок 2.2

(зворотній бік )

 

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, строк  і мета відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення.

Відрядженому працівнику видається посвідчення на відрядження. Посвідчення на відрядження – це документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Суму авансу на відрядження, що видається в підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку.

На підприємстві необхідно  вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

Важливими документами  при відрядженні за кордон є:

• запрошення приймаючої сторони;
• укладений контракт;
• інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри);
• документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна – то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто здійснив перевитрату авансової суми, яка повинна бути відшкодована працівникові без його заяви з каси підприємства. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

• суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки ту суму, яка затверджена керівником;
• суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Якщо підзвітна особа  не надала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством (схема 2.2). Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих в національній грошовій одиниці України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймаються  авансові звіти, які перевірені арифметичне, за змістом (щодо необхідності витрат та відповідності до призначення авансу) і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні на відрядження та авансовому звіті не допускаються. Авансовий звіт обов'язково підписується підзвітною особою.

 

Схема 2.2. "Повернення підзвітних сум"

 

2.3.1. Оформлення  коштів під звіт

Облік за розрахунками з  підзвітними особами ведеться на рахунку № 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані відповідно авансовим звітам і здані в касу за прибутковими касовими ордерами.

Таблиця 2.2

Структура 71 рахунка  «Розрахунки з підзвітними особами»

За дебетом	За кредитом
Сальдо початкове за рахунком 71 - це залишок боргу підзвітної особи на початок періоду	Сальдо початкове - це залишок боргу підзвітній особі  на початок періоду
Оборот по дебету - видача грошей підзвітній особі	Оборот по кредиту - списання грошей з підзвітної особи
Сальдо дебетове на кінець періоду - це залишок боргу підзвітної особи на кінець періоду	Сальдо кредитове на кінець періоду - це залишок боргу  підзвітній особі на кінець періоду

 

Витрати, оплачені з підзвітних сум, списують з кредиту рахунку 71 в дебет рахунків 10 «Матеріали», 26 «Загальногосподарські витрати» та інші залежно від характеру витрат. Повернуті до каси залишки невикористаних сум списують з підзвітних осіб у дебет рахунку 50 «Каса».

Аналітичний облік по рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними  особами» ведеться за кожної авансової  видачі.

У ТОВ рахунок 71 дебетується  в кореспонденції з рахунками: Дебет 71 Кредит 50 "Каса"

 На видану суму  відповідно при отриманні працівником  готівкових грошей на оплату послуг зв'язку.

Дебет 71 Кредит 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" Оплата підзвітною особою ТМЦ за організацію (момент надання позики)