Планирование денежных потоков

В последнее  время, когда заемные средства резко  подорожали, особенно актуальными стали  проблемы планирования и управления денежным потоками[1]. Необходимость  управления денежными потоками можно  проиллюстрировать на следующем  примере.

Рисунок 1. Возможные  проблемы при отсутствии управления денежными потоками  

Предположим, мы не планируем денежные потоки нашей  компании. Следовательно, мы не можем  предсказывать кассовые разрывы. Это  приводит к тому, что в конце  месяца у нас нет денег, чтобы  оплатить счет от нашего поставщика. Мы обещаем оплатить этот счет в следующем месяце. Такие обещания дают разные сотрудники разным поставщикам. Из-за отсутствия системы управления денежными потоками мы не можем быть уверены в том, что такая же ситуация не произойдет в следующем месяце. В результате с частью важных поставщиков мы можем испортить отношения, нарушить устоявшуюся цепочку поставок, а значит и ухудшить взаимоотношения с клиентами. 

Это лишь одна из возможных ситуаций. Недостаточное  внимание к планированию и управлению денежными потоками приводит к нехватке ликвидности, нарушениям в сроках оплаты, ухудшению взаимоотношений с контрагентами, необоснованному использованию дополнительных заемных средств и т.п.

Почему возникают  кассовые разрывы? 

Неплатежеспособность  возникает в тот момент, когда денежный поток становится отрицательным. Важно, что такая ситуация может возникнуть даже в том случае, если формально предприятие остается прибыльным. Именно с этим связаны проблемы доходных, но неликвидных компаний, стоящих на грани банкротства. Чаще всего эти проблемы являются результатом неправильно организованных платежей или нарушения условий платежей. 

Проблему неправильно  организованных платежей можно охарактеризовать на следующем примере. Специфика  отрасли может подразумевать некоторую отсрочку поступления денежных средств от клиентов. Наличие существенной дебиторской задолженности и плохая работа с ней может приводить к недостатку денежных средств для оплаты текущей деятельности предприятия. Проблема неправильно организованных платежей может быть решена только комплексно на этапах бюджетирования и на этапе оперативного управления платежами. 

Проблема нарушения  условий платежей, как клиентами  компании, так и самой компанией  решается преимущественно на этапе  оперативного планирования за счет более качественной работы с клиентами по закрытию дебиторской задолженности. Если в компании существует регламент фиксации планируемых поступлений денежных средств, то при нарушении этих планов становится возможным оперативно установить какие именно контрагенты нарушают условия платежей. Рассмотрим подробнее этапы управления денежными потоками на примере продукта «РГ-Софт: Управление денежными потоками»[2].

Основные этапы  управления денежными потоками 

Управление денежными  потоками можно представить как последовательность следующих этапов: 

1. Бюджетирование / скользящее планирование; 

2. Сбор информации  о планируемых платежах; 

3. Проверка и  утверждение платежей; 

4. Оперативное  управление платежами. 

Более подробно взаимосвязь этих этапов показана на рисунке 2.

Рисунок 2. Этапы  управления денежными потоками

Бюджетирование 

На этапе бюджетирования, исходя из плана продаж и закупок, составляются планы движения денежных средств на промежуток времени (бюджеты  движений денежных средств (БДДС)). Уже на этом этапе можно выявить потенциальные кассовые разрывы и принять необходимые меры. 

Бюджеты расходов денежных средств могут также  нести функцию ограничения «аппетитов»  подразделений. В дальнейшем все  платежи будут планироваться  таким образом, чтобы вписываться в рамки существующих бюджетов. В системе это реализовано следующим образом: если подразделение израсходовало все лимиты по данной статье ДДС, обычный пользователь не сможет провести «Заявку на расходование денежных средств» и платежный документ. 

Как правило, БДДС составляются на месяц, квартал или  год. Составление БДДС с нуля —  достаточно трудоемкий процесс, так  как требуется обработать большой  массив информации о предстоящих  доходах и расходах. Чтобы облегчить  этот процесс часто за основу берутся данные предыдущих периодов. В этом может помочь реализованный в системе помощник заполнения бюджета. 

Таким образом, использование бюджетирования движений денежных средств помогает ответить на вопросы: кто, когда, на какие цели и сколько сможет потратить денежных средств.

Скользящее планирование 

Скользящее планирование – технология планирования, предполагающая после прохождения каждого периода  деятельности изменять планы на будущее, «отдаляя» их границу на длину  пройденного периода. Например, еженедельно составлять план на ближайшие 12 недель. При этом детальность планов уменьшается пропорционально «удаленности» соответствующего периода от точки планирования. 

Такая технология планирования имеет ряд преимуществ  перед традиционным бюджетированием. Традиционное бюджетирование иногда сравнивают с планированием «в стену»: компания не видит своего будущего за пределами границ бюджета. Например, есть бюджет на год. В начале последнего месяца нам известны планы только на месяц вперед, что во многих случаях неприемлемо. Согласование бюджетов на следующий период планирования довольно долгий процесс, и многие службы компании оказываются в ситуации, когда планы известны на весьма ограниченный срок. Специалисты консалтинговой компании «KPMG» рекомендуют в таких случаях использовать скользящее планирование.

Рисунок 3. Сравнение  традиционного бюджетирования и  скользящего планирования  

Процесс ведения  скользящего планирования обычно более  трудоемкий, т.к. требует регулярного  пересмотра текущей ситуации и изменения  планов, но с другой стороны при вовлечении в процесс всех заинтересованных людей дает более качественный прогноз. Для этого в системе используются т. н. «предварительные заявки», в которых указывается лишь наиболее общие реквизиты платежей: подразделение, статья, сумма. Однако этих данных вполне достаточно для составления бюджета скользящего планирования. 

Глубину (срок) планирования следует выбирать по деятельности производственно-финансового  цикла. Продукт «РГ-Софт: Управление денежными потоками» позволяет  выбрать произвольный период и количество интервалов скользящего планирования. Это позволяет получить следующие результаты, например при понедельном планировании: 

· знать предполагаемые доходы и расходы с точностью  до недели; 

· предпринять  заблаговременные шаги по предотвращению периодов неплатежеспособности; 

· отслеживать  «план-факт» еженедельно и оперативно реагировать на ухудшение ситуации (неплатежеспособность) или новые  возможности - ее улучшения (дополнительные доходы). 

Главное преимущество скользящего планирования - при приближении конца периода видно, что делать дальше.

Оперативное планирование 

Модуль оперативного планирования предназначен для планирования текущих потребностей и поступлений  денежных средств. Конечной целью оперативного планирования является, главным образом, платежный календарь, который позволяет  выявить кассовые разрывы более  точно. В продукте «РГ-Софт: Управление денежными потоками» и в типовых решениях компании 1С информацией платежный календарь составляются на основе планируемых поступлений и заявок на расходование денежных средств (далее просто заявок). В заявках сотрудники организации указывают реквизиты предстоящего платежа. 

В платежном  календаре отображаются планируемые  остатки денежных средств на начало и конец периода по каждому  банковскому счету. Однако этих данных может быть недостаточно для анализа  причин кассовых разрывов. Поэтому в решении добавлена детализация по статьям, контрагентам, договорам и др. 

Таблица 1 Пример платежного календаря

  

01.04.2009  

02.04.2009  

Банковский счет 1  

Начальный остаток   

1000  

-200  

Приход  

500  

1000  

Расход  

1700  

500  

Конечный остаток  

-200  

300  

Контрагент 1  

Приход  

500  

1000  

Расход  

  

  

Контрагент 2  

Приход  

  

  

Расход  

1700  

500  

Банковский счет 2  

Начальный остаток   

200  

200  

Приход  

50  

40  

Расход  

50  

50  

Конечный остаток   

200  

190  

Касса 1  

Начальный остаток   

100  

50  

Приход  

  

50  

Расход  

50  

  

Конечный остаток   

50  

100  
 

Отчет позволяет  расшифровать сумму движения денежных средств до конкретного документа, а значит, пользователь может быстро перейти к конкретной «Заявке» и откорректировать дату или банковский счет. В достаточно крупных организациях может обрабатываться до нескольких сот заявок в день, поэтому в системе предусмотрена специальная обработка, которая позволяет быстро изменять реквизиты нескольких заявок в одном окне, используя технологию drag & drop. 

Таким образом, модуль оперативного планирования решает следующие задачи: 

· Регистрация  планируемых расходов и поступлений  денежных средств; 

· Сверка с бюджетом, контроль остатков и резервирование средств; 

· Процесс утверждения заявок; 

· Планирование оплат с помощью удобных интерфейсов  распределения заявок по банковским счетам и дням.

Проверка и  утверждение документов 

Оперативное планирование не может ограничиваться отражением заявок и корректировкой платежного календаря. Важно провести предварительный отбор и проверку заявок. Они должны быть согласованы с ответственными лицами компании, причем процедура согласования должна быть достаточно быстрой. Для этого предназначен модуль утверждения документов. 

В каждом утверждаемом документе есть возможность выбора шаблона утверждения. Шаблон утверждения – это последовательность стадий утверждения, которая настраивается пользователем, а не программистом. Каждому пользователю назначаются бизнес-роли. Бизнес-роль определяет, что может делать пользователь на конкретной стадии утверждения, какие шаблоны он может использовать, может ли он планировать оплату документов и т. д. 

Такая гибкость не мешает системе оставаться простой  и удобной для пользователей. Они работают только с одним окном, где могут получить быстрый доступ к документам, требующих их внимания. Обработка может автоматически вызываться по расписанию. 

После утверждения  пользователь, ответственный за планирование денежных потоков, может перераспределить суммы «Заявки» между банковскими счетами, кассами или назначить другой день оплаты. 

Таким образом, механизм утверждения настраивается  очень гибко и позволяет учитывать  специфику бизнес-процессов компании и улучшает коммуникации в компании.

Отчетность и  анализ 

Анализ движения денежных потоков – это, по сути, определение моментов и величин притоков и оттоков денег. Основной целью анализа денежных потоков является, прежде всего, анализ финансовой устойчивости и доходности предприятия. Во многом темпы развития и финансовая устойчивость предприятия определяются тем, насколько притоки и оттоки денежных средств синхронизированы между собой во времени и по объемам, поскольку высокий уровень такой синхронизации позволяет пользоваться меньшими кредитами и эффективно использовать имеющиеся денежные средства, уменьшает объемы «упущенной выгоды» и т.п.