Внедрение системы управления оборотными активами

где О_нк - остаток оборотных активов на конец периода (день, месяц, квартал, год); 
О_нн - остаток оборотных активов на начало периода; 
В_о - выручка от основной деятельности; 
Р_о - выплаты по основной деятельности.

Погрешность при  использовании косвенного метода составляет порядка 10% и считается допустимой. Появление погрешности связано  с рядом допущений, используемых в расчете. К примеру, в этой формуле не учтено поступление сырья и материалов без предварительной оплаты, но используется оплата ранее поставленных материалов, хотя на самом деле увеличения оборотных активов в этот момент не происходит.

В настоящее  время на заводе идет внедрение комплексной информационной системы, которая позволит отказаться от средств Excel и обеспечить максимальную оперативность необходимой информации. Выбор был сделан в пользу программы «1С:Управление производственным предприятием 8.0».

Помимо контроля отклонений фактического размера оборотных активов от нормативного на заводе отслеживаются величины затратного, кредитного и чистого циклов. Затратный цикл представляет собой сумму периодов оборачиваемости активов предприятия (авансы выданные, запасы материалов, незавершенного производства, готовой продукции и дебиторской задолженности). Кредитный цикл — сумма периодов оборачиваемости устойчивых пассивов, авансов полученных и кредиторской задолженности перед поставщиками. Разница кредитного и затратного циклов — чистый цикл, характеризующий период, в течение которого предприятие для финансирования производственного процесса должно использовать банковские кредиты или собственные средства (см. табл. 2). Одна из ключевых задач управления оборотными активами - максимальное сокращение чистого цикла за счет увеличения сроков предоставления коммерческих кредитов от поставщиков и сокращения времени оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности.

Делегирование ответственности  по управлению оборотными активами

Приказом по предприятию был принят вышеизложенный порядок расчета нормативных  значений оборотных активов, и в  обязанности руководителей подразделений  вменено его соблюдение.

Производственно-диспетчерский  отдел предприятия отвечает за соблюдение нормативов по запасам незавершенного производства. Управление материально-технического снабжения - за запасы сырья и материалов на складе и в цехах, за выданные авансы. Надо отметить, что учет сырья и материалов, находящихся в цехах, но не списанных, связан с рядом трудностей. Существует временной разрыв между документальным оформлением и фактическим списанием материалов в производство, что приводит к искажению отчетных данных. К примеру, проблема учета возникает при определении границы между материалами в кладовой цеха и материалами, отпущенными в производство в этом же цехе. Сейчас эта проблема решается за счет четкого описания процесса движения материалов и внедрения контроля своевременности оформления необходимых документов.

Информация по авансам, выданным поставщикам, доступная в системе «1С:Пред-приятие 7.7», также запаздывает. Полученный на склад материал проходит стадию приемки отделом технического контроля предприятия и обработки документации, которая может составлять от одного до десяти дней. Поэтому управление материально-технического снабжения формирует оперативные ежедневные отчеты по состоянию выданных авансов.

Коммерческая  служба несет ответственность за дебиторскую задолженность и  остатки готовой продукции на складах. На предприятии построен и  автоматизирован ежедневный учет остатков готовой продукции, что позволяет оперативно отслеживать эту группу оборотных активов. Автоматизация учета остатков готовой продукции представлена в локальной сети предприятия с разграничением права доступа к данной информации.

В своей работе коммерческая служба также сталкивается с проблемами оперативности данных о дебиторской задолженности.

Информация вносится в систему «1С:Пред-приятие 7.7»  со значительным опозданием (один-два  дня). Это время уходит на обработку  отгрузочных документов. На 1-е число месяца, когда осуществляется контроль исполнения установленных нормативов, в бухгалтерии может и не быть всех отгрузочных документов, соответственно данные, отраженные в системе, будут искажать реальную ситуацию. Для того чтобы иметь достоверные оперативные данные о состоянии дебиторской задолженности, коммерческая служба ежедневно формирует оперативные отчеты, которые передаются как в бухгалтерию, так и в финансовую службу компании.

Оперативные ежедневные отчеты о состоянии подконтрольных показателей подразделений поступают в финансовую службу компании, где они консолидируются и анализируются на предмет отклонений от установленных нормативов.

Анализируются также причины, повлекшие невыполнение нормативов. Выпускаются сводный  ежедневный, декадный и полный месячный отчеты, описывающие состояние оборотных активов компании. На их основании директор по экономике и финансам принимает управленческие решения в сфере управления оборотными активами компании.

Личный  опыт 
 
Дмитрий Ладыгин, начальник отдела маркетинга ЗАО «Управляющая компания «Брянский машиностроительный завод» Несмотря на то что внедрение системы нормирования и контроля оборотных активов увеличивает нагрузку на руководителей подразделений, ее применение полностью оправдывает себя. Отсутствие контроля и предельных значений по различным видам оборотных активов может привести к лавинообразному росту запасов на складах и дебиторской задолженности. Основной недостаток используемой системы, когда все данные консолидируются в Excel, — запаздывание информации. Поэтому необходима полноценная ERP-система, внедрение которой уже начато. Наше подразделение контролирует запасы готовой продукции на складах и дебиторскую задолженность. Значение норматива рассчитывается совместно с финансовым управлением. Мы предоставляем данные о сроках оформления документов, времени комплектации партии, а также оцениваем процент отгрузки продукции с рассрочкой платежа. На основании этой информации финансовое управление рассчитывает значения нормативов на месяц и передает нам для исполнения. В большинстве случаев нам удается уложиться в установленные нормативы, хотя случаются и отклонения в бо'льшую сторону. Превышение среднемесячного норматива по запасам готовой продукции, как правило, связано с тем, что основная часть готовой продукции поступает на склад из производства в конце месяца.

Эффект  от проекта

Результатом внедрения  системы управления оборотными активами стало снижение затратного цикла  предприятия в среднем на 5,2 дня, что принесло компании за четвертый квартал 2004 года 19,6 млн руб.

В настоящий  момент разрабатывается новая система  мотивации, в соответствии с которой  часть вознаграждения руководителей  подразделений будет зависеть от точности выполнения поставленных нормативов по оборотным активам.

Мнения специалистов

Александр Слесарев, финансовый директор компании «МАГ КОНСАЛТИНГ» (Москва)

Предложенная  статья ярко иллюстрирует состав проблем, возникающих перед финансовой службой  при управлении оборотными средствами. Предложенный опыт можно порекомендовать использовать практически на любом предприятии. Изложенный подход отражает классическое управление оборотными активами, при котором контролируются периоды оборачиваемости основных элементов оборотного капитала, а также их размер. Подобная система управления оборотными активами использовалась на моем предыдущем месте работы - предприятии легкой промышленности со штатом порядка 5 тыс. человек. Основная проблема, с которой столкнулись авторы статьи и наше предприятие, — обеспечение оперативности предоставляемой информации. Эта задача может быть успешно решена только с внедрением комплексной информационной системы. По опыту можно сказать, что для крупных производственных предприятий реальный срок разработки методологии управления оборотными активами и автоматизации созданных регламентов составляет порядка двух лет.

Важно подчеркнуть, что управление неденежными оборотными активами не должно полностью передаваться финансовой дирекции. Информационные потоки должны замыкаться на финансовое управление в целях оперативного контроля, но собственно оперативное управление группами оборотных активов должно осуществляться менеджерами подразделений. Поэтому важно выверить оргструктуру и передать им соответствующие полномочия и права. Закрепляя ответственность по управлению оборотными активами за линейными менеджерами, важно обеспечить этот процесс адекватной мотивацией.

Николай Переверзев, финансовый директор управляющей компании ОАО «Полаир» (Москва)

Стоит обратить внимание на несколько важных моментов, которые необходимо учитывать при управлении и нормировании оборотных активов, не отраженных в статье.

При определении  норматива незавершенного производства очень важно учитывать технологические  переделы, то есть тот запас, который  обеспечит безостановочную работу всех производственных линий и станков, задействованных в производственном процессе.

Норматив дебиторской  задолженности должен устанавливаться  исходя из стратегических целей предприятия  и той стратегии продвижения  продукции, которую компания реализует  на рынке. Исходя из этого и будут определяться условия предоставления отсрочки платежа в коммерческих договорах, а не наоборот, как это происходит на Брянском машиностроительном заводе.

На мой взгляд, для решения проблем, связанных  с оперативностью предоставления информации, необходимо обеспечить соблюдение следующих основных принципов движения информационных потоков предприятия:

• единый ввод информации в учетную систему;
• отсутствие дублирования операций;
• создание четких регламентов, описывающих движение информационных потоков.

Выполнение перечисленных  правил позволит обеспечить руководство  компании оперативной информацией  независимо от используемой информационной системы.

В нашей компании управление оборотными активами реализовано  в информационной системе с распределенными базами данных, что позволяет оперативно получать информацию по всем удаленным предприятиям.

С помощью системы  можно в любой момент сформировать отчет по оборотным активам компании. В него входят данные о фактическом  размере каждого элемента оборотных активов и текущем коэффициенте оборачиваемости. К сожалению, у нас нет системы нормативов, и сейчас ведется работа по определению минимально и максимально допустимого размера оборотных активов.

Сергей  Воробьёв, руководитель финансово-экономического отдела ООО «Рельеф-Центр» (Рязань)

В нашей компании нормативы устанавливаются только для дебиторской задолженности  и товарных остатков на складах. Норматив суммарной дебиторской задолженности  определяется как сумма лимитов  по договорам отсрочки платежа. Размер лимита для каждого покупателя определяется индивидуально в зависимости от его финансовых показателей, исторически сложившихся условий работы и т. д.

Значение норматива  по товарным остаткам определяется как  процент от планового объема продаж. Значение коэффициента определяется экспертным путем с учетом статистических данных и сложившегося опыта работы. Мы пришли к выводу, что поддержание товарных запасов на уровне 50% от месячного оборота позволяет осуществлять бесперебойную работу предприятия.