Внедрение системы управления оборотными активами

Внедрение системы управления оборотными активами

Щелгачев  Алексей, начальник  финансового отдела 
ЗАО «Управляющая компания «Брянский машиностроительный завод» 
Красовский Андрей, начальник аналитического бюро финансового отдела 
ЗАО «Управляющая компания «Брянский машиностроительный завод», канд. экон. наук 
Куршин Александр, заместитель начальника финансового отдела 
ЗАО «Управляющая компания «Брянский машиностроительный завод»

От  эффективности управления оборотными средствами зависят рентабельность и ликвидность большинства производственных и торговых предприятий. Именно поэтому на Брянском машиностроительном заводе к внедрению системы управления оборотными активами подошли очень серьезно: определили порядок расчета нормативов для каждого вида оборотных средств и протестировали его в двух цехах. Однако даже при таком подходе предприятие столкнулось с проблемами в ходе внедрения системы, что заставило руководство внести существенные коррективы в ее работу.

Описание  ситуации

В начале 2002 года запасы сырья, готовой продукции и незавершенного производства значительно превышали потребности компании. При этом существенная часть запасов была неликвидна:

сырье и материалы  — 14% в структуре оборотных активов  предприятия, незавершенное производство - 7%,

 готовая продукция - 15%.

 Для отрасли  тяжелого машиностроения, к которой  относится Брянский машиностроительный  завод, характерно использование  значительных объемов внешнего  финансирования. При этом часть  привлеченных кредитов замораживалась  в запасах и просроченной кредиторской задолженности. Поэтому было принято решение о разработке и внедрении системы нормирования и управления оборотными активами компании.

Руководству завода предстояло решить следующие основные задачи:

• сокращение запасов сырья и готовой продукции, а также затрат на их хранение;
• поиск путей реализации неликвидных запасов;
• сокращение продолжительности затратного цикла (период от момента оплаты сырья и материалов до поступления денег за реализованную продукцию);
• оптимизация размера дебиторской задолженности.

Условно процесс  создания системы управления оборотными активами можно поделить на три основных этапа:

• создание системы нормативов;
• внедрение системы мониторинга;
• делегирование ответственности руководителям подразделений.

Создание  системы нормативов

Для разработки системы нормативов на заводе была создана рабочая группа. В ее состав помимо специалистов финансово-экономической  службы вошли руководители производственно-диспетчерского отдела, управления материально-технического снабжения и коммерческой службы. Эти подразделения напрямую задействованы в управлении оборотными активами. Основная задача, стоявшая перед разработчиками, - создание методики расчета нормативов по следующим видам оборотных активов:

• запасы сырья и материалов;
• запасы продукции в незавершенном производстве;
• запасы готовой продукции;
• текущая дебиторская задолженность;
• авансы, выданные поставщикам и подрядчикам.

Рабочая группа пересмотрела структуру направлений  нормирования производственной деятельности предприятия. В результате были выделены следующие основные направления деятельности: металлургическое, тепловозное производство, производство и ремонт тепловозных дизелей, запасных частей, производство судовых дизелей, вагонов и железнодорожных платформ. Это было сделано для того, чтобы при определении нормативов учесть специфику направлений деятельности. К примеру, предпродажная подготовка тепловозов занимает значительно больше времени, чем предпродажная подготовка продукции металлургического производства.

Методика  нормирования оборотных активов

Рассмотрим методику нормирования оборотных активов  на примере запасов материалов. Норматив запасов материалов характеризует  максимально допустимую стоимость  запасов, находящихся на складе, в  любой момент нормируемого периода. На предприятии нормируются запасы по видам производств (направлений) и номенклатуре выпускаемой продукции.

Регламентированный  отчетный период на предприятии составляет один месяц. Значение норматива определяется исходя из потребности в материалах для выполнения ежемесячных планов производства с учетом среднего времени поставки. Расчет норматива по запасам материалов на конец месяца выполняется по следующей формуле:

Запасы материалов = П х М х (Т_стр + Т_тек) / 30, 
где П — планируемый объем производства продукции в данном месяце (шт.); 
М — материалоемкость нормируемого направления деятельности (определяется на основании технологических регламентов); Т_стр - период хранения страхового запаса (вероятное время просрочки поставок) (дн.); Т_тек - время поставки сырья и материалов по договору с поставщиком (дн.).

Нужно отметить, что до момента начала внедрения  системы управления оборотными активами статистики о сроках выполнения поставок и периодах просрочки не существовало. Поэтому период хранения страхового запаса и время поставки определялись на основании экспертных оценок специалистов службы материально-технического снабжения. В большинстве случаев эта информация достаточно точная. У предприятия сформировались постоянный круг поставщиков и стандартные условия поставок.

Для остальных видов оборотных активов значения нормативов определяются по аналогичным формулам (см. табл. 1 на с. 30).

При определении  норматива для запаса незавершенного производства разработчики столкнулись  с проблемой достоверного определения  коэффициента нарастания затрат. Он рассчитывается как отношение стоимости незавершенного производства на определенном технологическом этапе к плановой себестоимости готовой продукции. Коэффициенты нарастания затрат должны быть рассчитаны для всех этапов производственного цикла по каждому виду продукции. Для этого пришлось описать процессы каждого технологического этапа. Затем все затраты были распределены по этапам производственного цикла в соответствии с составленным описанием технологических процессов.

Другая проблема, которую пришлось решать при разработке системы нормирования завода, - отсутствие необходимых статистических данных по таким показателям, как время комплектации партии и оформления отгрузочных документов, процент реализации готовой продукции с отсрочкой платежа и процент поставок сырья и материалов на условиях предоплаты. До разработки системы нормативов такая информация не анализировалась и не накапливалась в существовавшей учетной системе. Поэтому при определении значений этих показателей были использованы экспертные оценки. В качестве экспертов выступили руководители подразделений компании.

Внедрение нормативов

После того как  был определен порядок расчета  нормативов для каждого вида оборотных  средств, проводилось тестирование предложенного подхода в пружинном  и деревообрабатывающем цехах. Руководителям этих подразделений вменялось в обязанности поддерживать оборотные активы не выше установленных норм. Как показало тестирование системы, рассчитанные нормативы достижимы и не приводят к перебоям в работе подразделений.

Таблица 1 Методика расчета  нормативов оборотных  активов

Тем не менее  внедрение системы во всех подразделениях производственного комплекса на первых этапах оказалось не столь  удачным. Фактические значения оборотных  активов значительно отличались от нормативных по ряду причин.

1. Отсутствие достоверной  оперативной информации. На момент внедрения системы нормативов часть данных о фактическом состоянии оборотных активов можно было получить только из бухгалтерского учета. Эта информация запаздывала в среднем на 15-30 дней. Отсутствовала аналитика по оборотным активам в разрезе подразделений предприятия.

2. Использование при  расчете экспертных  оценок. Для оценки ряда показателей, учитываемых при расчете нормативов, используются экспертные оценки (к примеру, размер страхового запаса сырья и материалов). Естественно, руководители подразделений, выступающие в роли экспертов, в большинстве случаев стремились завысить эти значения, действуя по принципу «запас карман не тянет». Зачастую это искажало расчетную величину нормативов оборотных активов. Оценить страховой запас на основании предшествующих периодов было невозможно, так как необходимая для этого информация никогда не накапливалась.

3. Неритмичность продаж. Например, отгрузка готовой продукции на предприятии в третью декаду месяца составляет более 70% от месячного объема. Соответственно, показатели дебиторской и кредиторской задолженности в конце месяца выше среднемесячного норматива в два-три раза.

Чтобы решить перечисленные  проблемы и максимально сократить  разрыв между фактическим размером оборотных активов и установленными нормативами, было решено внедрить единую систему мониторинга оборотных активов и перераспределить ответственность за выполнение установленных норм между руководителями подразделений.

Внедрение системы мониторинга  оборотных активов

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

• фактическими данными о размерах оборотных активов по видам продукции и подразделений;
• информацией о времени задержек поставок и платежей;
• результатами анализа отклонений от установленных нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных активов предприятия  реализован в Excel. Данные поступают  из «1С:Предприятие 7.7» и отчетов  подразделений об исполнении установленных  норм. По результатам анализа формируются  ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Надо отметить, что использование Excel для мониторинга  оборотных активов предприятия связано с рядом трудностей:

• сложности при обработке 30 тыс. наименований материалов, по которым осуществляется нормирование;
• невозможность одновременного использования системы для внесения изменений несколькими пользователями;
• дублирование операций по учету оборотных активов: данные заносятся как в «1С:Пред-приятие 7.7», так и в Excel.

Таблица 2 Диаграмма чистого  цикла предприятия

Нередко это  приводит к ошибкам и значительному  снижению оперативности предоставляемых  данных. Поэтому для текущего контроля достоверности фактических остатков оборотных активов их величина определяется косвенным методом.

Фактический остаток оборотных активов определяется на основании отчета о движении денежных средств компании по следующей формуле (руб.):

О_нк= О_нн- В_o+P_o