Учет труда и его оплаты

       При подсчете среднего заработка  для оплаты отпуска и выплаты  компенсации за неиспользованный  отпуск учитываются все виды оплаты труда, на которые начисляются страховые взносы независимо от систематичности их выплаты: производственные премии, доплаты за сверхурочные и за работу в ночное время, надбавки за выслугу лет и т.д., при этом премии и другие премии стимулирующего характера включаются при подсчете среднего заработка по времени их фактического начисления, а годовые вознаграждения - в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода (в случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии учитываются пропорционально отработанному времени).

       Средний дневной заработок для  оплаты отпускных (компенсаций  за неиспользованный отпуск) подсчитываются  путем деления фактического заработка  за расчетный период (предшествующие 3 месяца) на 3 и на коэффициенты:

      25,25 - среднемесячное число рабочих  дней при оплате отпуска установленного  в рабочих днях;

      29,60 - среднемесячное число календарных  дней при оплате отпуска установленного  в календарных днях. В случае  если расчетный период отработан не полностью, отпуск оплачивается исходя из среднедневного заработка, определяемого путем деления заработка за фактически проработанное время:

      - на число рабочих дней по  календарю шестидневной рабочей  недели, приходящихся на проработанное  время ( при предоставлении отпуска в рабочих днях);

      - на число календарных дней (при  предоставлении отпуска в календарных  днях).

       Полученный таким образом среднедневной  заработок умножается на количество  дней отпуска (минимальная продолжительность  - 24 дня) из расчетного периода при этом исключаются праздничные дни. В случае повышения тарифных ставок (окладов) по отрасли или на предприятии при исчислении среднего заработка они, как премии и другие выплаты, корректируются на коэффициент повышения; но это не относится к изменению ставки (оклада) конкретному работнику. Кроме того, следует помнить, что из расчетного периода исключается время, в течении которого работник освобождался от работы с частичным сохранением зарплаты или без оплаты, а также время больничных; при этом в случае сохранения частичной оплаты эта часть исключается из подсчета среднего заработка.

       Пособие по временной нетрудоспособности  оплачивается работникам за счет  отчислений на социальное страхование  при заболевании (травме), связанной  с утратой трудоспособности, болезни члена семьи, санаторно-курортном лечении, временном переводе на другую работу в связи с профзаболеванием. Основанием для назначения пособий служат выданные лечащим учреждением листки нетрудоспособности.

       Размер пособия зависит от  непрерывного стажа работы: при  стаже до 5 лет положено оплатить 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет - 80%, свыше 8 лет - 100%; работникам, имеющим 3-х иждивенцев до 16 лет (учащихся до 18лет), инвалидам войны, в случае профзаболеваний и профтравм, по беременности и родам - 100% независимо от стажа.

       Начисление пособий по временной  нетрудоспособности, беременности и родам производится в зависимости от формы оплаты труда. Работникам-повременщикам пособия начисляются исходя из фактической оплаты труда за месяц, на которую начисляются страховые взносы, с включением в нее денежных премий, надбавок и доплат.

       Пособия не исчисляются за  работу по совместительству, за  дни простоя, за сверхурочное  время, за работу в праздничные  дни, не учитываются также единовременные  выплаты. Премии берутся в расчет  в среднемесячном размере.

       При сдельной оплате труда  пособие работникам исчисляется исходя из среднего заработка за 2 последних календарных месяца, предшествующих первому числу месяца, в котором наступила нетрудоспособность. Средний дневной заработок, кроме оплаты отпуска, определяется путем деления фактически выплаченных сумм в расчетном периоде на количество рабочих дней из нормальной или сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством. 

4. Документальное  оформление учета труда и его оплаты

     Документы по учету личного состава, труда и его оплаты.

     Договор гражданско-правового характера  заключается между организацией и работниками, привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может  выполнить своими силами.

     Договор составляется не менее чем в двух экземплярах : один из них выдается работнику-исполнителю, второй остается у организации. Форму договоров разрабатывает сама организация, но в ней должны быть предусмотрены все реквизиты, необходимые для документов подобного вида (наименование документа, организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации и работника-исполнителя, их подписи, место и дата составления договора, его содержание, сроки выполнения работ, сумма и условия оплаты работ, порядок ее приема, печать организации). Договор регистрируется в бухгалтерии или в отделе кадров.

     Выполненные по договорам работы оплачиваются по счету-заявлению, форму которого также  разрабатывает сама организация. В  нем указывается содержание заявления, фамилия и инициалы руководителя, на чье имя подается заявление, ссылка на договор, фамилия, имя, отчество и паспортные данные заявителя, его подпись, дата, сведения о льготах по налогам.

     Основание для оплаты работ по счету-заявлению  служит резолюция руководителя организации.

     Документы по учету личного состава, труда и его оплаты.

     Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов:

     1. Приказ (распоряжение) о приеме на  работу (Приложение №24,25) - составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием работников. На обратной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать работник, указывает, в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации.

     2. Личная карточка (Приложение №22) - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В восьми ее разделах содержатся общие сведения о работнике (Ф.И.О., дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения.

     3. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации. На оборотной стороне приказа дается справка о несданных имущественных ценностях.

     4. Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска - принимается для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

     5. Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (Приложение №23)- составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления профкома, давшего согласие на увольнение. В форме Т-8 содержится расчет по начисленным и удержанным суммам, и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

     6. Табель  учета использования рабочего времени (Ф - Т-12)  (Приложение №1,2) и расчета заработной платы и табель учета использования рабочего времени (Ф № Т-13) - применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины.

     Форма № Т-12 “Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы” применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется табельщиком (мастером) и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию.

     Форма № Т-13 “Табель учета использования  рабочего времени” применяется для  тех же целей, что и форма №  Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин. Для учета использования рабочего времени всех категорий служащих и контроля за соблюдением рабочими и служащими трудового распорядка, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду ведется табель учета использования рабочего времени по форме № Т-13.

     Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

     Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использовании  рабочего времени. Для упрощения  табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

     Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливается по листам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

     Учет  выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и  др. работники, на которых возложены  эти обязанности. Для учета выработки  применяют различные формы первичных  документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

     Учет  выработки, а вместе с тем и  выбор той или иной формы первичного документа зависит от многих причин - характера производства, особенностей технологии производства, организации  и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

     Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ  вместе со всеми дополнительными  документами передаются бухгалтеру.

     Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты проводятся обычно в  расчетно-платежной ведомости, которая кроме того, служит и документом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц.

     В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы  по ее видам, а в правой - удержания  по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

     Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40 % заработка  по тарифным ставкам или окладам  с учетом отработанных работниками дней.

     Заработная  плата из кассы в течении трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «задепонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками суммы заработной платы. Суммы, не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

     Выплаты, не совпадающие со временем общей  выдачи зарплаты, производят по расходным  кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

     Все расчеты по заработной плате с  работником бухгалтер записывает в  расчетные книжки, которые хранятся у работников и сдаются ими  в бухгалтерию только на время записи.