Учет дебиторской задолжности

     При направлении работника в загранкомандировку ему выдается под отчет сумма  в валюте той страны, куда он направляется, на оплату расходов по проезду к  месту командировки и обратно, расходов по найму жилья и выплачиваются суточные за все дни пребывания в командировке. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты расходов определен Национальным Банком РК.

     Аванс выдается с учетом норм командировочных  расходов, установленных приказом (распоряжением) руководителя организации, но не ниже норм, определенных законодательством.

     Нормы суточных и расходов по найму жилья  на территории иностранных государств, в том числе на территории СНГ, и порядок их применения устанавливаются соответствующими постановлениями Правительства РК и письмами Минфина РК. Эти нормы периодически уточняются, поэтому важно своевременно проследить их изменение.

     При отсутствии на валютном счете необходимой  иностранной валюты для оплаты командировочных  расходов организация может купить ее через уполномоченные банки.

     При возвращении из загранкомандировки работник в течение 10 дней обязан представить  в бухгалтерию организации авансовый  отчет на бланке типовой формы.

     К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие факт пребывания работника в загранкомандировке и произведенные расходы:

     командировочное удостоверение или копия загранпаспорта с соответствующими отметками о местах пребывания в ходе служебной командировки. Командировочное удостоверение (при командировках на территорию стран СНГ) или копия загранпаспорта (при командировках в дальнее зарубежье) являются основанием для выплаты работнику суточных, так как именно этими документами подтверждается факт пребывания работника в командировке в местах и в сроки, определенные приказом руководителя организации;

     проездные документы (железнодорожные и авиабилеты, автобусные билеты междугородных линий  и др.), которые являются основанием для установления фактического времени пребывания в служебной командировке и определения размера суточных, а также компенсации расходов по проезду к месту командировки и обратно;

     счета гостиниц, подтверждающие фактически произведенные расходы по найму  жилья;

     другие  документы, подтверждающие произведенные  в ходе командировки расходы (за хранение груза, провоз багажа, прописку паспорта и др.).

     Авансовый отчет и приложенные к нему документы должны быть оформлены  с соблюдением всех установленных  требований по их заполнению и содержать все предусмотренные бланками документов сведения и необходимые подписи. Неоговоренные исправления в авансовых отчетах и приложенных к ним первичных документах не допускаются.

     Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем  организации. Утверждающая подпись руководителя служит указанием работникам бухгалтерии для принятия к учету представленных в авансовом отчете расходов, а дата утверждения является датой совершения операции для осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета и отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Неиспользованные суммы иностранной валюты возвращаются в кассу организации. В течение последних 10 дней указанная валюта должна быть сдана из кассы организации в банк. В банк представляется отчет об израсходованных суммах, составленный организацией.

     При изменении курса иностранной валюты к тенге по авансам, выданным в иностранной валюте, возникают курсовые разницы. Суммы в иностранной валюте пересчитываются на дату совершения операции.

     Датой совершения операции при расчетах в  иностранной валюте по загранкомандировкам следует считать:

     при выдаче работнику под отчет средств  в иностранной валюте непосредственно в учреждении банка - дату выдачи;

     при поступлении средств в иностранной  валюте на загранкомандировки в кассу организации - дату принятия к учету денежных средств;

     при выдаче под отчет денежных сумм командируемому работнику из кассы организации - дату выдачи;

     при осуществлении расчетов с работником организации при его возвращении из командировки, а также списании командировочных расходов на результаты деятельности организации - дату утверждения авансового отчета;

     при погашении задолженности по средствам, выданным на командировочные расходы, как со стороны командируемого, так и со стороны организации - дату погашения задолженности.

     Курсовая  разница при изменении курса тенге по отношению к иностранной валюте по валютным средствам, выданным в качестве аванса на командировочные расходы, учитывается по счетам 1250, 2150 между датой получения валютных средств и датой принятия авансового отчета по загранкомандировке к учету бухгалтерией организации (дата утверждения отчета руководителем организации). Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты в составе внереализационных доходов или расходов по мере их принятия к учету. Остатки средств в иностранной валюте на счетах денежных средств, средств в расчетах пересчитываются в тенге на отчетную дату составления отчетности.

     Расходы, произведенные в загранкомандировке, не имеющие документального подтверждения или в соответствии с установленным порядком не предусмотренные к возмещению, подлежат включению в размер суточных только на основании распоряжения руководителя организации. Таким распоряжением может служить подпись руководителя организации, утверждающая представленный командируемым авансовый отчет. При отсутствии соответствующего распоряжения представленные к возмещению расходы не должны приниматься к учету при осуществлении расчетов с работником по загранкомандировке.

     При наличии у командируемого лица перерасхода  по авансу, выданному в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед командируемым лицом может погашаться одним из следующих способов:

     переводом средств на его валютный счет в  уполномоченном банке;

     выдачей суммы задолженности в наличной иностранной валюте из кассы организации;

     выдачей из кассы организации эквивалента  суммы задолженности в тенге, исчисленной по курсу Национального Банка РК на дату погашения задолженности.

     Валюта  и форма расчетов с командируемым  лицом, которые связаны с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом. При этом следует учитывать, что уполномоченный банк вправе потребовать от организации авансовый отчет командируемого и документы, подтверждающие его расходы за пределами РК, для проверки правильности проведенных расчетов. При непредставлении запрашиваемых документов банк вправе отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого.

     В случае неполного использования  командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты.

     Помимо  командировочных расходов, на предприятии  часто производиться выдача денежных средств на хозяйственные нужды: для срочного закупа канцелярских товаров, литературы, бланков налоговой отчетности и других материальных ценностей, для оплаты счетов и на другие цели.

     При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

     счет-фактура;

     накладная;

     товарный  чек;

     квитанция к приходному кассовому ордеру;

     фискальный  чек.

     При приобретении товаров на рынках необходимы следующие первичные документы:

     закупочный aкт с указанием наименования рынка, даты закупа, № места, фамилии и  инициалов продавца, РНН продавца, наименования и количества закупленных материальных ценностей, а также суммы закупа, подписи продавца, подписи должностного лица рынка и печати рынка;

     товарный  чек;

     ксерокопия  патента продавца или свидетельства.

     При приобретении у частного предпринимателя  материальных ценностей необходимы:

     счет-фактура;

     накладная;

     товарный  чек;

     фискальный  чек;

     В организации должны быть установлены  сроки представления отчетов  о расходовании денежных средств  на хозяйственные нужды. Эти сроки должны быть предусмотрены в учетной политике и могут быть оформлены в виде приказа. Обычно это 5-10 дней, но может быть и более длительные период, однако он должен быть ограничен 1 месяцем.

     Данные  операции оформляются следующей  корреспонденцией счетов:

     Выдана  сумма из кассы подотчетному лицу Дебет 1250 Кредит 1010 5000 Тг

     Приобретены канцелярские товары Дебет 1315 Кредит 1250 4000 Тг

     Возвращен в кассу остаток Дебет 1010 Кредит 1250 1000 Тг

     неиспользованной  суммы

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами виден из авансовых отчетов, а синтетический учет по счетам 1250, 2150 ведется в ведомости № 7, где представлены сведения и о выдаче денежных средств в подотчет и об их расходовании.

     Для учета дебиторской задолженность  предназначены следующие счета перечня групп синтетических счетов рабочего плана счетов бухгалтерского учета:

     Сомнительным  долгом признается дебиторская задолженность  субъекта, которая не погашена в установленный срок в соответствии с договором о сроках оплаты. Если сомнительная задолженность вероятна и может быть оценена по принципу сопоставимости, возможные расходы, связанные с ней, необходимо отражать в том отчетном периоде, когда произведена реализация. Расходы, связанные с сомнительной задолженностью, отражают путем формирования резерва по сомнительным долгам, который создается в конце года на основании данных инвентаризации дебиторской задолженности и отражается на пассивном счете 1290 "Резерв по сомнительным требованиям".

     Дебиторская задолженность показывается в финансовой отчетности за вычетом резерва по сомнительным долгам.

     Если  сомнительная дебиторская задолженность  признана безнадежным долгом (истек  срок исковой давности, должник признан  банкротом), а хозяйствующий субъект не создает резерва по сомнительным долгам, то сумма может быть списана непосредственно на расходы периода в момент признания безнадежного долга.

     При образовании резерва по сомнительным долгам, предприятия вправе по своему усмотрению выбирать и предусматривать учетной политикой один из следующих методов:

     метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг);

     метод учета счетов по срокам оплаты.

     Сущность  первого метода заключается в  определении процента сумм безнадежных  долгов в общем объеме реализации для того, чтобы определить процент  образования резерва по сомнительным долгам, необходимо проанализировать объем реализации товаров, выполненных работ (оказанных услуг) и сумму неоплаченных счетов минимум за три предыдущих года, просчитать средний процент соотношения суммы безнадежных долгов и объема реализации. Затем, полученный процент применить к объему реализации в текущем периоде и, тем самым, рассчитать сyммy резерва.

     Метод учета счетов по срокам оплаты заключается  в определении процента сомнительных требований по сроку оплаты задолженности в общей сумме дебиторской задолженности.

     В отличие от метода образования резерва  по сомнительным долгам по проценту от объема реализации, метод учета счетов по срокам оплаты позволяет подсчитывать конечное сальдо резерва по сомнительным долгам и дает более подробный и точный расчет суммы резервов по сомнительным долгам. Текущий остаток резерва в последующие периоды обновляется с помощью корректирующих записей.

     Когда резерв по сомнительным долгам сформирован  в первый раз, его общая сумма  учитывается в финансовой отчетности как расходы периода.

     Если  резерв по сомнительным долгам уже  имелся, но его размер увеличился, в качестве расходов периода в финансовой отчетности указывается его суммарное увеличение за отчетный период.

     Если  резерв по сомнительным долгам уже  имелся, но его размер уменьшился, в финансовой отчетности отражается уменьшение расходов периода.