Учет дебиторской задолжности

     Таким образом, управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:

     учет  дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;

     диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;

     разработка  адекватной политики и внедрение  в практику фирмы современных  методов управления дебиторской  задолженностью;

     контроль  за текущим состоянием дебиторской задолженности.

     Политика  управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей  политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в  оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременной ее инкассации.

     Задачами  управления дебиторской задолженностью являются:

     ограничение приемлемого уровня дебиторской  задолженности;

     выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное  поступление денежных средств;

     определение скидок или надбавок для различных  групп покупателей с точки  зрения соблюдения ими платежной  дисциплины;

     ускорение востребования долга;

     уменьшение  бюджетных долгов;

     оценка  возможных издержек, связанных с  дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности

3 Понятие и состав дебиторской задолженности

     Дебиторская задолженность - это все выражаемые в денежной форме обязательства юридических и физических лиц перед хозяйствующим субъектом.

     Основная  дебиторская задолженность формируется  при расчетах с покупателями и заказчиками.

     Отношения между субъектами начинают складываться при подписании договора или устного  обязательства.

     В каждой организации разрабатывается свой прайс-лист по реализации товаров, в котором указывается цена на каждый реализуемый товар.

     При выполнении обязательства выписывается счет-фактура. Счет-фактура на оказанные услуги или выполненные работы выписывается только на основании акта выполненных работ. На реализацию товаров - на основании заявки покупателя. Согласно ст.21000 Налогового кодекса счет-фактура является обязательным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость. Плательщик налога на добавленную стоимость, осуществляющий реализацию товаров (работ, услуг), облагаемых НДС, обязан выставить лицу, получающему указанные товары (работы, услуги), счет-фактуру с НДС. Если организация не является плательщиком НДС, выписывается счет-фактура без НДС как основание для отражения доходов в финансовой отчетности. При выписке счет-фактура регистрируется и нумеруется в "Книге учета счет-фактур". Счет-фактура должна иметь № и дату. Указываются реквизиты: наименование, РНН, адрес, № свидетельства по учету НДС (если есть) и расчетный счет, наименование банка. Реквизиты указываются как поставщика, так и покупателя. Если между сторонами заключен договор, указывается № и дата заключения договора. Бухгалтеру следует указать код назначения платежа (КНП) для избежания ошибок клиентом при платежах. В счете-фактуре указывается наименование товаров (работ или услуг), количество, цена, подсчитывается оборот, ставка НДС, сумма НДС (если плательщик НДС) и подсчитывается общая сумма. Документ должны подписать 3 лица:

     руководитель;

     главный бухгалтер;

     ответственное лицо за выписку счета-фактуры.

     После проверки правильности заполнения счета-фактуры  ставится печать организации. Счет-фактура должна быть выписана не позднее даты совершения оборота по реализации.

     Согласно  ст.21000 Налогового кодекса налогоплательщики, осуществляющие реализацию электроэнергии, воды, газа, услуг связи, коммунальных услуг, железнодорожных перевозок, транспортно-экспедиторского обслуживания, банковских операций, облагаемых налогом на добавленную стоимость, вправе выписывать счета-фактуры по итогам налогового периода.

     В счете-фактуре наименование товаров (работ, услуг) должно быть составлено по отдельности. Допускается указывать общий оборот, если приложен дополнительный документ, в котором указывается перечень реализуемых товаров (работ, услуг) и если в счете-фактуре будет ссылка на этот документ. Стоимость товаров (работ, услуг) и сумма НДС в счете-фактуре указываются в национальной валюте РК, за исключением случаев реализации товаров (работ, услуг) по внешнеторговым контрактам.

     После выписки счета-фактуры выписывается накладная. Накладная выписывается в том случае, если происходит реализация товарно-материальных ценностей (товары для реализации, готовая продукция, остатки материальных запасов, основные средства). При отгрузке товарно-материальных ценностей от покупателя необходимо требовать доверенность на получение товарно-материальных ценностей. При реализации основных средств также составляется акт (накладная) приема передачи (ф. № ОС-1). Акт должен соответствовать сумме сделки по продаже активов на основании договора купли-продажи.

     В соответствии с принципом начисления, при переходе права собственности на товар предприятие, продавшее товар получает доход. При этом записывается следующая корреспонденция:

     На  договорную стоимость Д-т счета 1210 К-т счета 6010

     На  сумму НДС 14% Д-т счета 1210 К-т счета 3130

     Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которыми являются сотрудники организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования:

     административно-хозяйственные  расходы

     операционные  расходы.

     Выдаваемые  из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы в соответствии с приказом руководителя организации. Обязательными условиями выдачи денег под отчет являются: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; сметы расходов с указанием основных статей расходов с разбивкой по кварталам; расходование выданных денежных средств строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

     Расчеты с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляются на счетах 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников" и 2150 "Долгосрочная дебиторская задолженность работников". На счете может образоваться дебетовое сальдо при задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовое сальдо - при наличии задолженности организации перед работником, а также одновременно сальдо по дебету и кредиту счета.

     Размер  подотчетных сумм, выдаваемых на хозяйственные нужды, и сроки сдачи авансового отчета, а также возврата неиспользованных подотчетных сумм определяет руководитель организации. Передача другому лицу наличных денег, выданных под отчет, запрещена. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу.

     Для учета денежных средств, выдаваемых подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды и операционные расходы, организации применяют авансовый отчет, которым подтверждается расходование полученных сумм. Авансовый отчет утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. На период пребывания в командировке за работником сохраняется средний заработок. Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении, которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя.

     Размер  средств, выдаваемых на командировочные  расходы, зависит от срока командировки и места назначения:

     командировки  на территории РК;

     командировки  в государства СНГ;

     командировки  за рубеж.

     При наличии приказа о направлении сотрудника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются:

     фамилия, имя, отчество работника;

     срок  командировки;

     место командировки;

     цель  командировки.

     Кроме того, в командировочном удостоверении должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытия из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы.

     Командированному  работнику возмещаются все фактически произведенные и документально им подтвержденные расходы.

     Командированному  работнику возмещаются следующие  расходы по командировке при наличии приложенных оправдательных документов:

     расходы по найму жилого помещения, в том  числе и плата за бронирование мест в гостиницах;

     расходы по проезду к месту командировки и обратно, в том числе плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

     расходы по проезду транспортом общего пользования  к месту командировки;

     суточные  за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути;

     различные страховые и комиссионные сборы;

     сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;

     расходы на провоз багажа.

     Если  командированным утеряны проездные  билеты, то их оплата зависит от решения руководителя организации.

     Установлены нормативы размера суточных за время  пребывания в командировке. Сверх нормы денежные средства могут выдаваться подотчет только с письменного приказа руководителя организации.

     Если  сумма расходов по авансовому отчету превышает сумму, ранее выданную под отчет, то разница выдается из кассы на основании расходного кассового ордера. Неиспользованные суммы выданных авансов сдаются подотчетным лицом в кассу организации в течение трех дней с момента прибытия из командировки вместе с авансовым отчетом (не считая дней невыходов на работу по уважительным причинам).

     В случае несвоевременного возвращения  в кассу неиспользованного аванса на командировочные расходы сумма  подлежит удержанию на основании приказа (распоряжения) руководителя.

     Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество, место, цель и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер - производственный или непроизводственный - для правильного отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе представляется в том случае, если это предусматривается внутренними документами организации. Если местом командирования является страна СНГ, то работнику может выдаваться командировочное удостоверение, при командировании в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Факт пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками контрольно-пропускных пунктов о пересечении границы в загранпаспорте командируемого.