Резерви зниження витрат в галузі торгівлі

 Резерви  зниження витрат в галузі торгівлі

Результати  огляду літературних джерел з питань управління витратами свідчать про те, що практично кожне підприємство, незалежно від галузі та видів діяльності, форми власності та розмірів має значні резерви економії витрат. Однак для того, щоб їх виявити та реалізувати, слід налагодити чітку систему управління витратами, яка базується на методології аналізу витрат та технічному забезпеченні їх розрахунку та корегування.

Аналіз виробничо-господарської  діяльності підприємств торгівлі дозволив виявити основні напрямки скорочення операційних витрат, хоча для цього слід здійснити їх подальшу деталізацію.

Метою проектування є  формування механізму зниження собівартості продукції підприємства, як у вітчизняних  умовах, так і за зовнішньоекономічної діяльності, шляхом налагодження системи аналізу витрат та впровадження інформаційної системи управління витратами.

Аналіз витрат є важливим елементом функції контролю^ який готує інформацію для обґрунтованого планування витрат підприємства і подальшого їхскорочення. У системі управління витратами аналіз завершує функціональний цикл і одночасно є його початком. Витрати підлягають аналізу як загалом по підприємству, так і по виробничих підрозділах, за економічними елементами витрат і калькуляційними статтями, видами діяльності, одиницями продукції (робіт, послуг), стадіями виробничого процесу та іншими об'єктами обліку.

При проведенні аналізу  слід фактичний рівень витрат звітного періоду порівняти з досягнутим за попередній період або встановленим планом, виявити обсяг і причини зміни витрат за складом і структурою, встановити фактори, які зумовили зростання чи скорочення витрат, виявити резерви їх можливого зниження, Аналіз передбачає дослідження витрат на виробництво продукції в розрізі економічних елементів. Такий підхід дозволяє виявити

зміни матеріале-, фондо- і зарплатомісткості (трудомісткості) відповідної продукції.

Зменшення питомої ваги матеріальних витрат при відносному збільшенні витрат на оплату праці  пов'язано зі структурними змінами у складі продукції. Окремого розгляду потребує збільшення витрат на оплату послуг сторонніх організацій. Зміна частки амортизації у загальній сумі витрат відображає динаміку фондоємності виробництва та фондоозброєності праці, а також перехід до іншого способу розрахунку амортизації.

Об'єктом аналізу собівартості за калькуляційними статтями служить  переважно собівартість всієї сукупності послуг підприємства та їх окремих  видів. Такий аналіз дозволяє встановити, за якими статтями досягнута економія порівняно з попереднім періодом, а за якими допущено перевитрати.

Особливої уваги потребують ті статті, які зазнали найбільших змін. Аналіз статей прямих калькуляційних витрат дозволяє виявити фактори, які викликали відхилення^ встановити причини та винуватців відхилень.

Значний інтерес для  керівників підприємства представляє  аналіз собівартості окремих видів послуг, оскільки вона впливає на рентабельність і економічні результати підприємства. Аналізуються види продукції, які мають найбільшу питому вагу в загальному обсягу, збиткові види продукції, а також ті, які характеризуються найбільшою рентабельністю. При аналіз собівартості слід мати на увазі, що значні перевитрати можуть бути допущені за окремими статтями калькуляції при відсутності перевитрат по собівартості продукції загалом. Необхідність аналізу кошторисів витрат на обслуговування виробництва та управління продиктована тим, що суттєву частину собівартості продукції складають непрямі витрати. При аналізі непрямих витрат порівнюють темпи зростання обсягу виробництва продукції з темпами зростання витрат на обслуговування виробництва та управління і встановлюють взаємозв'язок зміни цих темпів. Темп зростання обсягу випуску повинен випереджати темп зростання вказаних витрат. У цьому

випадку відбувається відносне скорочення витрат на одну гривну продукції, що враховується в економічних розрахунках при прийнятті багатьох господарських рішень.

Відхилення фактичних  витрат на утримання і експлуатацію устаткування від кошторисного рівня  переважно викликають два фактори: зміна обсягів виробництва і порушення кошторису витрат. Для виявлення ролі кожного з цих факторів витрати ділять на змінні та умовно-постійні, Витрати за статтями загальновиробничих витрат та витрат по виробничих підрозділах вважають умовно-постійними, їх аналіз зводиться до контролю за дотриманням кошторисів та розгляду обґрунтованості зміни запланованого рівня витрат та ступеня їх виконання, вияснення причин та винуватців перевитрат окремих статей чи кошторису загалом.

В якості узагальнюючого показника, який характеризує витрати на виробництво продукції, використовують витрати на одну гривну обсягу випуску продукції. Його динаміку визначають такі фактори: зміна собівартості окремих видів послуг, зміна цін на послуги і матеріальні ресурси, структурні зсуви у складі наданих послуг.

При аналізі витрат на реалізацію послуг враховують способи  віднесення комерційних витрат на собівартість, які залежать івід методу визначення виторгу від реалізації послуг. Комерційні витрати оцінюють за відхиленням їх фактичного рівня від запланованого у кошторисі,

Аналіз витрат на виробництво  і реалізацію продукції є достатньо складним і трудомістким, вимагає високої кваліфікації спеціаліста - аналітика. Його проведення виправдане, якщо виявляє причини відхилень фактичного обсягу витрат від витрат попереднього періоду або планового рівня витрат, винуватців перевитрат та резерви зниження витрат на підприємстві   .

В основі будь-якої системи  управління витратами лежить їх класифікація за різними ознаками, яка необхідна  для оцінки ступеня можливого впливу на ті чи інші витрати або ступеня впливу тих чи інших витрат на кінцеві результати діяльності підприємства.

Сукупність об'єктивних факторів: концентрація виробництва, вдосконалення  його технології та організації, розробка теорії нормування витрат праці і матеріальних ресурсів, розвиток методів оперативного управління виробництвом, гостра необхідність оперативного контролю витрат і регулювання собівартості - призвели до створення і розповсюдження системи "стандарт-костс". Ця система є методом нормативного обліку і регулювання витрат,

Нормативний метод є  важливим засобом управління витратами  на виробництво, оскільки забезпечує вирішення таких завдань:

• створення системи діючих прогресивних норм і нормативів і на їх основі визначення раціонального (обґрунтованого) нормативного рівня витрат (собівартості) на виробництво продукції;
• отримання інформації про витрати за нормами на окремі види послуг в розрізі калькуляційних статей і витрат;
• реєстрація і облік в оперативному порядку змін норм і нормативів, відхилень від норм за місцями і причинами їх виникнення, а також за відповідальними службами;
• контроль і узагальнення даних про фактичні втрати і непродуктивні витрати;

• розрахунок фактичної собівартості послуг на основі попередньо розрахованих нормативних витрат (калькуляції);
• збір даних про виробничі витрати для формування раціональної техніко-економічної політики на підприємствах та загалом у галузі;

• створення звітної бази для нормування і планування витрат;
• постійне підвищення достовірності, точності і оперативності обліку витрат;

- оцінка результатів роботи виробничих підрозділів і підприємств 
загалом.

У 1950-х у зв'язку з  підсиленням конкуренції, розвитком  теорії маркетингу і  поділу витрат на постійні  і змінні  сформувалася  система

"директ-костінг", в  основу якої покладено контроль  витрат у зв'язку з коливаннями  обсягу виробництва або ступеня  завантаження персоналу та устаткування. Класичний варіант системи "директ-костінг"  передбачав розрахунок тільки прямих витрат, всі з яких змінні. Використовуються також різновиди, засновані на обліку змінних витрат (прямих і змінних непрямих), а також всіх змінних витрат і частини постійних, які залежать від коефіцієнта використання виробничих потужностей. Система "директ-костінг" передбачає оцінку витрат, які безпосередньо пов'язані з продуктивністю і піддаються контролю. Визначення прямих витрат дозволяє раціональніше пов'язувати виробничу і збутову діяльність, оскільки дає чітке уявлення про зв'язок між витратами, обсягом виробництва і прибутком.

Подальший розвиток теорії і практики управління витратами  і забезпечення прибуткової діяльності підприємств привів до формування у 1970-х роках контролінгу як цілісної концепції економічного управління підприємством, яка орієнтує керівників на виявлення всіх шансів і ризиків, які пов'язані з отриманням прибутку. Контролінг заснований на принципах директ-костінгу, хоча може включати в себе елементи системи "стандарт-косте" та подібних до неї. Контролінг не обмежується контролем витрат і рентабельності випуску, а й забезпечує досягнення поставленої підприємством цілі.

Метою створення нових  систем обліку витрат є отримання  точної, оперативної і достовірної  інформації для оперативного контролю і аналізу рентабельності окремих видів продукції, процесів. Цим цілям слугує і загальна система управління витратами (Тоtal Соst Маnagement - ТСМ), яка покликана управляти всіма ресурсами і видами діяльності підприємства, в процесі яких ці ресурси споживаються. У системі ТСМ основна роль відводиться розробці і впровадженню особливого методу обліку витрат за видами діяльності -калькулюванню на основі діяльності (Асtiviti Ваsed Соstsng - АВС). Суть даного підходу полягає в наступному: ефективним напрямком зниженням витрат є ресурсозбереження.

Коротко методологію  системи АВС можна визначити  так:

- на відміну від традиційних методів обліку, які грунтуються на 
положенні про те, що продукція, яка випускається, споживає ресурси, 
система АВС заснована на принципі: продукція споживає види діяльності, а 
виробнича діяльність споживає ресурси;

• для визначення вартості виявляються фактори, які формують витрати (так звані кост-драйвери), які зв'язують конкретні види діяльності і відповідні витрати, а також виступають мірилом діяльності, оскільки витрати змінюються пропорційно до масштабу діяльності;
• на основі факторів, які формують витрати, ресурси розподіляють між центрами виробничої діяльності, а потім відносять на конкретні види продукту.

Таким чином, для підприємств  торгівлі доцільно впровадити нормативну систему управління витратами та інформаційну систему для автоматизації обробки відповідної інформації. Перед тим, як розробляти архітектуру інформаційної системи доцільно виявити шляхи скорочення витрат підприємства та розрахувати їх прогнозні значення на плановий період з врахуванням тенденцій зростання обсягів виробничо-господарської діяльності.

Всі запропоновані заходи (1. Впровадження .нормативної системи  управління витратами. 2. Скорочення непродуктивних витрат підприємства. 3. Впровадження інформаційної системи управління витратами) шляхом скорочення витрат підприємства приводять до збільшення доходу торгівельних підприємств.

А тепер зупинимось детальніше на окремих резервах зниження витрат в галузі торгівлі.

Частина змінних витрат може бути скорочена за рахунок вдосконалення інформаційної системи підприємства. На сьогодні на оформлення відвантажуваяьних .документів у межах України витрачається в

середньому 30,7 хв., а для  закордону - 35,1 хв. Розподіл цього часу за операціями свідчить про значні резерви економії робочого часу спеціаліста відділу, а отже і витрат на оплату його праці.

Невиправдано  багато часу йде на формування і  роздрук документів, що пояснюється використанням недосконалого програмного забезпечення та морально застарілих принтерів. Вдосконалення інформаційної та технічної інфраструктури дозволить (виходячи з досвіду інших підприємств) скоротити витрати часу по цій операції як мінімум на 40%. Тобто матимемо економію часу на одній операції в межах України - 4,8*0,4=1 ,92 хв а за кордон -5,2*0,4=2,08 хв.

Крім того, на більшості  українських торговельних підприємствах  багато часу витрачається на підписання документів начальниками відділів. Це пов'язано з тим, що спеціаліст повинен особисто занести готові документи до начальника і підписати їх. Цю проблему може вирішити нова система документообігу та використання в її межах електронного підпису. Тоді спеціаліст зі свого робочого місця., використовуючи персональний код доступу та систему перевірки введеної інформації, зможе отримати підпис керівника протягом щонайбільше 1,5 хв. Таким чином, отримуємо економію по внутрішніх та зовнішніх операціях 6,8-1,5=5,3 хв.

Таким чином, якщо що протягом 2008 року на підприємстві було укладено (переоформлено) 4176 комплектів відвантажувальних документів, можна вивільнити:

4176*(1,92+5,3)+1457*(2,08+5,3)=40903,38хв. або 681,7 год.

При середній тарифній ставці спеціаліста 8,73 грн./год. отримуємо  економію фонду оплати праці в  розмірі 681,7*8,73=5951,4 грн. Разом з витратами на соціальне страхування це складе: 5951,74*1,377=8195,1 грн.