Отчет о практике в ООО ТПК «Молагроснаб»

     Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки:

1. исполнение документов;
2. контроль за исполнением документов и поручений;
3. регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам;
4. отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение;
5. систематизация исполненных документов;
6. оформление, формирование и хранение дел;
7. передача дел в архив;
8. уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

     Количество  документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро.

     Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.

     Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности  сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств  организационной и вычислительной техники и других целевых исследований. Объем документооборота характеризует своего рода “производительность” труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

     Информационный  поток — информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

     ООО ТПК «Молагроснаб» распространяет и получает информацию по следующим  каналам:

     1) Прайс (адресная рассылка)

     2) Телефон и факс (оперативная информация)

     3) Объявления на сайтах (информация в Интернете) 

     Входной и выходной документопоток представляют счета, счет-фактуры и накладные. Также фирма осуществляет перевод  и получение  денежных средств  через банк, в котором имеет  расчетный счет.

     К внутреннему кадровому документопотоку в ООО ТПК «Молагроснаб» можно отнести приказы о назначении на должности, о государственном отпуске, о премии, отпуске без оплаты.

     Финансовый  документопоток включает в себя расчетные  ведомости на зарплату, кассовую книгу, вкладной лист кассовой книги, платежные поручения.

     Складская деятельность сопровождается такими документами  как счета-фактуры, накладные, оборотно-сальдовые  ведомости по счету 41.1. 

     1.6. Применяемая техника  и технология производства

     ООО ТПК «Молагроснаб» является торговой фирмой и поэтому не имеет собственного производства. Она осуществляет торгово-закупочную деятельность. В распоряжении организации находится склад площадью       100 м . На нем хранится оборудование для продажи. Новые единицы привозятся по необходимости с предприятий Урала, Сибири, Алтайского края, Чувашии, Смоленской и Тверской областей, Москвы и Московской области. Для удобства, оборудование по складу перемещается на грузоподъемной тележке. В офисе, для осуществления своих функций, у предприятия есть телефон-факс, компьютер, принтер.

     Продажа осуществляется по следующей схеме - после ознакомления клиента с  представленным ассортиментом, согласовывается  наименование товара и цена. При  внесении предоплаты товар может  быть получен самовывозом или через предприятие грузовых перевозок (пример – «Автотрейдинг»), по  накладным и счет-фактурам.  

     1.7. Основные направления  планирования деятельности  предприятия

     Содержание  внутрифирменного планирования как  функции управления состоит в  обоснованном определении основных направлений деятельности и дальнейшего развития с учетом материальных источников и спроса рынка. Долгосрочное планирование чаще всего рассчитано на 10-12 лет и предусматривает разработку общих принципов ориентации предприятия на перспективу. Среднесрочные планы чаще всего охватывают пятилетний срок, как наиболее удобный для обновления производственного аппарата и ассортимента продукции и услуг. В них формулируются основные задачи на установленный период, например, производственная стратегия предприятия в целом и каждого подразделения (реконструкция здания, освоение новой продукции и расширение ассортимента); стратегия продажи услуг (привлечение новых клиентов, т.е. выход на новые рынки, совершенствование обслуживания и другие мероприятия, содействующие увеличению продаж); финансовая стратегия (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования, структура портфеля ценных бумаг); кадровая политика (состав и структура штатов, их подготовка и использование); определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития.

     Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки (обычно на один год) оперативных планов для компании в целом и ее отдельных подразделений, в частности, программ маркетинга, планов по научным исследованиям, планов по производству, материально-техническому снабжению. Основными звеньями текущего плана производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами. Календарные планы составляются на основе сведений о наличии предварительных заказов.

     Реализация  оперативных планов осуществляется через систему бюджетов, или финансовых планов, которые составляются обычно на год или на более короткий срок по каждому отдельному подразделению, а затем консолидируются в единый бюджет, или финансовый план предприятия.

     Благодаря финансовому прогнозированию и  финансовому планированию директор предприятия способен определить будущие  финансовые потребности компании и  определить цели, достижение которых поможет сохранить намечаемые уровни прибыльности. Если прогноз указывает на недостаток финансовых средств, директор имеет возможность сказать, когда и сколько денег потребуется компании. Это необходимо для того, чтобы определить ту финансово-кредитную политику, которая должна проводиться для успешного решения поставленных перед компанией задач.

     Разработка  бюджета требует изучения внешних  и внутренних экономических условий  работы организации, частью которых  являются возможные изменения инфляционной политики страны в ближайшем будущем.

     Необходимо  предусмотреть любые изменения  в стоимости товаров и услуг. Рынок должен быть изучен с точки  зрения изменений спроса, вызванных  ростом конкуренции со стороны вновь  открываемых предприятий.

     Организационно процесс централизованного планирования у большинства фирм осуществляется "сверху вниз". Это означает, что плановые директивы разрабатываются на высшем уровне управления, где определяются цели, основные направления и главные задачи развития предприятия и предпринимаются попытки взаимоувязать все звенья производственного механизма. Затем на более низких ступенях управления эти цели и задачи конкретизируются применительно к деятельности каждого подразделения. Это уже чисто технологическое планирование, устанавливающее пропорции и объемы предоставляемых услуг. После соответствующего согласования плановых заданий с конкретными исполнителями планы окончательно утверждаются высшим руководством.

     Чтобы иметь возможность правильно  определить цели и задачи для каждого подразделения, высшее руководство должно располагать данными о состоянии и развитии каждой службы и каждой услуги, предоставляемой предприятием. Эти данные обычно содержатся в программах маркетинга, которые кладутся в основу разработки плана во всех подразделениях.

     В ООО ТПК «Молагроснаб» существует система текущего планирования. Руководитель организации определяет количественную номенклатуру закупок и на основе предварительных заказов разрабатываются сроки реализации. Среднесрочного и долгосрочного планирования нет, поскольку это небольшая организация и средства для исследований на перспективу отсутствуют. 

     1.8. Виды контроля  деятельности структурных  подразделений

     В настоящее время практически  на любом российском предприятии  применяются те или иные формы внутреннего контроля. Однако рост предприятий, усложнение их организационных структур предъявляет более широкие требования к системам внутреннего контроля и делает особо актуальной задачу повышения их качества. Поэтому задача формирования эффективной системы внутреннего контроля должна стать одной из главных частей бизнес-стратегии организации.

     Подытоживая мнения различных специалистов в  области внутреннего контроля и  аудита, можно охарактеризовать понятие  системы внутреннего контроля (СВК) для компаний как совокупность организационной структуры управления, методик и процедур, принятых и постоянно осуществляемых головной организацией, руководителями филиалов, службой внутреннего аудита и сотрудниками компании, направленных:

     1) на совершенствование финансово-хозяйственной деятельности компании и обеспечение ее результативности;

     2) сохранность имущества и других  активов;

     3) предотвращение или снижение  степени внутренних и внешних  рисков;

     4) обеспечение полноты и достоверности  всех видов отчетности;

     5) соблюдение требований российского законодательства и внутренних регламентов компании;

     6) результат эффективности и экономичности  управления бизнес-процессами.

     Система внутреннего контроля должна обеспечивать не только сбор информации обо всех аспектах деятельности, но и принятие эффективных управленческих решений на основе ее анализа, а также обратную связь. В систему контроля включаются также известные процедуры проверки документирования хозяйственных операций, предотвращения ошибок и искажений, своевременности и достоверности бухгалтерской отчетности, обеспечения сохранности имущества, исполнения приказов и распоряжений, соблюдения российского законодательства и т. п.

     ООО ТПК «Молагроснаб» по закону не подлежит обязательной ежегодной аудиторской  проверке. Контроль за деятельностью организации осуществляют директор, его заместитель и бухгалтер. Это выражается в регулировании доходов и затрат от деятельности торгового предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Анализ динамики  показателей деятельности  объекта исследования за последние годы

     2.1. Изменение основных  технико-экономических  показателей

     Проанализируем  динамику развития основных технико-экономических  показателей ООО ТПК «Молагроснаб». Изменение объемов реализуемой  продукции по данным баланса (Приложение 1, 2, 3) представлено в таблице 2.1.

       Таблица 2.1

     Объемы  реализуемой продукции  ООО ТПК «Молагроснаб»  в 2008-2010 гг., руб.

     Сумма проданного в 2008г. оборудования составляет 3217160 руб. В следующем году наблюдался рост на 1249840 руб. в связи с получением большего количества заказов. В 2010г. произошел спад продаж на 2601000 руб., что было вызвано сложными условиями на предприятиях перерабатывающей отрасли (неурожай сельскохозяйственных культур).

     В таблице 2.2 представлены себестоимость  и отпускные цены реализуемого оборудования и запчастей. 
 
 

     Таблица 2.2

     Себестоимость и отпускные цены реализуемой продукции  ООО ТПК «Молагроснаб» в 2008-2010 гг.