Финансовый документооборот на предприятии

   Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.).

  По  месту составления документы бывают внешние и внутренние.

  Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и др.).

  Внутренние  документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера).

  По  способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

  Движение  документов во всех случаях отражает сложившуюся организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.

  Соблюдение  сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии.

  Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров и кодов, имеющих принципиальное значение при автоматизации учетных операций в централизованных бухгалтериях.

  Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).

  В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации, подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.

  Централизация бухгалтерского учета предъявляет  высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей  из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению  показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.

  Практика  убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. 

  2.3. Хранение документов

  Согласно  Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив возложена на главного бухгалтера.

  Известно, что к некоторым первичным  документам и учетным регистрам  приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, во время документальной налоговой проверки или ревизии).

  Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

  Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
• 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

       К принципам формирования дел  бухгалтерского архива относятся следующие положения:

• первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;
• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

  Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно от квартальных и месячных хранятся годовые планы и отчеты; подлинники — отдельно от копий; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности исходя из важности документов и их взаимосвязи.

  Денежные  документы (кассовые ордера, авансовые  отчеты, выписки банка, а также  другие документы, по которым произведена выплата денежных средств) должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) хранятся подшитыми в папках во избежание их потери или злоупотреблений.

  Выдача  дел из бухгалтерского архива производится только по распоряжению главного (старшего) бухгалтера.

  Изъятие оправдательных документов и регистров  учета по требованию компетентных органов (например, суда или прокуратуры) может быть произведено на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководителя организации.

  При этом на место изъятого документа  помещается его машинописная или фотографическая копия, на которой проставляется дата изъятия.

  На  постоянное хранение в первую очередь  отбираются подлинники документов, например уставы, положения, приказы, директивы, сводные планы, отчеты, протоколы собраний и заседаний и другие документы обобщающего характера.

  При отсутствии подлинников на хранение оставляются их заверенные копии. Рекомендуется также оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также тех документов, которые быстро изнашиваются в результате частого пользования ими.

  Организация не имеет права уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если организация в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе организации решает вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.

  Для организации хранения, учета и  практического использования законченных делопроизводством документов в организации создается архив. Архив организации принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в структурном подразделении для текущей справочной работы. 

  3. Документы по финансово-расчетным операциям

  Документы по финансово-расчетным операциям  являются письменным доказательством  осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение.

  Любая финансово-расчетная операция может  осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.

  Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций. 

   3.1.Значения  документов и требования  к их составлению 

  Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т.д.).

  Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и аудиторских проверок, а также путем проверки в финансовом отделе или в бухгалтерии всех поступающих документов.

  Изучение  документов — главное звено анализа  хозяйственной деятельности, документальных ревизий, аудиторских проверок.

  Несмотря  на большое разнообразие содержания документов по финансово-расчетным  операциям, в формуляр любого документа должны быть включены следующие реквизиты:

• наименование документа;
• номер документа, число, месяц и год его выписки;
• наименование, адреса, номера счета и наименование учреждений банков организаций;
• содержание операции и основание для ее совершения;
• измерители операции в количественном и стоимостном выражении;
• сумма платежа;
• подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления в документе;
• в необходимых случаях оттиск печати организации, выписавшей документ.

      К составлению финансово-расчетных документов предъявляются единые требования. Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, объективно отражать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы.

      Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и других банковских документов.

   3.2. Примеры документов по финансово-расчетным операциям

   Счет-фактура

   Счет-фактура  – это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при  отпуске товара покупателю.

   Счета-фактуры  используются для контроля за выполнением  договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях при  акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

   Счет-фактура  содержит следующие реквизиты:

1. Наименование и адрес поставщика.
2. Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.
3. Наименование и адрес грузополучателя.
4. Местонахождение и номер расчетного счета получателя.
5. Порядковый номер.
6. Дата.
7. Перечень отпускаемых товаров.
8. Количество товара.
9. Цена.
10. Сумма.
11. Способ отправления.
12. Номер квитанции (накладной).
13. Ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка.