Финансовый документооборот на предприятии

 

1.2. Исполнение документов 

  Прием и первоначальная обработка поступающей  корреспонденции в организацию осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально назначенным работником. Под первоначальной обработкой надо понимать проверку правильности доставки и целостности вложений.

  Все нерегистрируемые документы, включая  адресованные в общественные организации  и с пометкой «Лично», непосредственно передают по назначению. Регистрируемые документы передают по назначению только после их регистрации.

  В процессе предварительного рассмотрения документов надо руководствоваться  следующими документами:

• положением об организации;
• положениями о структурных подразделениях;
• должностными инструкциями;
• классификаторами;
• номенклатурой дел.

 

   Документы должны быть переданы руководству или  исполнителям в день их поступления.

   Результаты  рассмотрения документов отражаются в  резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.

  Рассмотрение  документов должно производиться в  день поступления документа.

  Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.

  Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель наделяется правом созыва соисполнителей. Он несет полную ответственность за документ с момента получения и вплоть до его исполнения.

  Знакомить с содержанием документа можно  только тех лиц, которые имеют  к нему отношение. Сразу же после  получения документов с ними следует ознакомиться, обратив в первую очередь внимание на их общее количество и комплектность. Если, например, в поступившем заявлении указано «Справка прилагается», надо обязательно проверить ее наличие.

На всех документах указывают номер и  дату их отправки.

  При подготовке к отправке документы  в обязательном порядке проверяют по следующей схеме:

1. наличие и правильность адреса;
2. наличие номера и даты письма;
3. наличие ссылок на номер и дату запроса в ответных письмах;
4. наличие приложений;
5. правильность оформления приложений;
6. наличие в документах подписей руководителей организации;
7. наличие виз исполнителей на копиях;
8. наличие печатей (если они требуются);
9. правильность заверения копии.

  При обнаружении ошибок в оформлении документ возвращают для исправления. 
 

  2. Документы бухгалтерского  учета

Бухгалтерский учет является строго документальным.

  Документ — это письменное доказательство осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

  Роль  и значение документов велики. Они  служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

  Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.).

  Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

  С документацией тесно связаны  другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности счета и инвентаризация.

  Документы являются основанием для последующих  записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы.

  На  основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства

  В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

  Все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

-по назначению,

-по порядку отражения операций,

-по способу охвата операций,

-по количеству учетных записей,

-по месту составления.

  В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

  Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:

• сельскохозяйственная продукция;
• труд и его оплата;
• основные средства и нематериальные активы;
• материалы;
• работы в капитальном строительстве;
• работы строительных машин и механизмов;
• работы в автомобильном транспорте;
• результаты инвентаризации;
• кассовые операции;
• торговые операции.

 
 
 

2.1. Требования к содержанию  и составлению  бухгалтерских документов

  В соответствии с требованиями Положения  по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы), код формы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• дату составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

  Документирование  активов, обязательств и хозяйственных  операций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи  в первичных документах могут  производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.

  Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или на то уполномоченных ими лиц.

  Список  лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

  Первичные документы должны составляться в  момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

  Согласно  Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

  Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

  За  достоверность содержащихся в документе  данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть неоговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и должны быть оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. 

  2.2. Классификация бухгалтерских  документов 

  Бухгалтерские документы классифицируются по следующим  признакам:

• назначению;
• порядку составления;
• содержанию хозяйственных операций;
• способу отражения хозяйственных операций;
• месту составления;
• способу заполнения.

  По  назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

  Распорядительные документы содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.).

   Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).

   Бухгалтерского  оформления — это документы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочные и др.).

  Комбинированные документы одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).

  По  порядку составления  документы бывают первичные и сводные.

  Первичные документы составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).

  Сводные документы составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).

  По  содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

  Денежные  документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).

  Материальные  документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).

  Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).

  По  способу отражения  хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

  Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.).