Визит вежливости. Подарки и сувениры

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО  ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

 

ФГБОУ ВПО «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  ИМЕНИ ИМПЕРАТОРА ПЕТРА 1»

 

Экономический факультет

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По курсу: «Этика делового общения»

На тему: «Визит вежливости. Подарки и сувениры»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Выполнил: студент 5 курса АБ,Э

                                                             Рязанов Д. А.

                                                          Шифр:07065

                                                  Проверил: Селиверстов А. Д.                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Воронеж 2012 г.

1. Визитные карточки.

Визитная карточка, деловая, профессиональная или личная, представляет обладателя или сообщает о его непосредственном прибытии. Весьма часто незнакомый человек сначала увидит визитку, а затем только человека, про которого на ней говориться, поэтому важно, чтобы визитки были выверены в каждой детали и создавали благоприятный образ вашей компании и вас самих. Невозможно создать наилучшее впечатление, используя материалы второго сорта.

Высшее руководство, понимающее в  этом толк, придерживается такого правила  для каждого служащего своей  компании; в противном случае экономия на них создает плохое мнение о  руководителе, имеющем изящные гравированные  карточки для себя и дешевые, неряшливо  отпечатанные, для своих торговых представителей.

Лучший способ проверить, безупречны ли у вас карточки, — спросить совета у опытного торговца канцелярскими  принадлежностями, но не плохонькой типографии за углом и не у любого торговца канцелярскими принадлежностями на главной улице, так как для  продажи предлагают много карточек дурного качества, хотя они могут  выглядеть нарядными и привлекательными.

Все визитные карточки следует печатать с клише на картоне хорошего качества. Это общее требование, предъявляемое  к деловым, профессиональным и личным визиткам. В остальном различия между  этими тремя группами незначительны.

В современной практике используется два типа визитных карточек: деловые  и личные, каждая из которых имеет  свои разновидности.

Деловые визитки — это неотъемлемый атрибут современного официального общения. Существуют определенные стандарты  для размещения текста на таких карточках.

Представим классический вариант: наверху по центру — название компании (организации, учреждения), в которой  работает владелец визитной карточки, ниже по центру — фамилия, имя и отчество, еще ниже — занимаемая должность, а также звание и ученая степень. В левом нижнем углу печатается адрес учреждения, в котором работает владелец карточки. Остальные сведения — номер служебного телефона, факса, адрес электронной почты, адрес web-сайта компании - размещаются в правом нижнем углу (обычно каждый элемент в отдельной строке). В пользу размещения номера телефона в правом углу говорит, в частности, следующее соображение: при наборе номера обычно визитку держат левой рукой, и если номер напечатан слева, то держать карточку становится неудобно. В тоже время для "уравновешивания" размещения элементов на поверхности визитной карточки допускается часть сведений располагать также в левом нижнем углу.

Также для важного должностного лица, президента компании, владельца  предприятия допускается указывать  свое имя выше всех остальных сведений.

На визитки государственных  чиновников наносят государственный  герб и флаг. Не соответствует нормам этикета деловая карточка без  официального адреса (исключение составляют дипломаты и высшие государственные  должностные лица). В случае, если организация имеет несколько  филиалов, на деловых визитках ее представителей могут быть указаны домашний адрес  и телефон, при необходимости, его  вписывают от руки, это даже создает  некоторую доверительность в  общении. При смене номера допускается, зачеркнув старый, аккуратно вписать  новый, а вот проводить такие  операции с адресом или должностью не стоит.

Существует две разновидности  деловых карточек: представительская  и карточка компании. На представительской  указывают имя, фамилию, должность  и полное название организации без  каких-либо координат. Используют их для  специальных и представительских  целей. Кстати, визитки бывают вообще без указания должности: такие вручаются  только дамам.

В карточку компании, наоборот, включается полная информация о наименовании и  месторасположении организации, а  также номера телефонов и адрес  электронной почты. Применяются  они на презентациях, выставках, при  вручении подарков, поздравлений от фирмы  и т. п.

Второй тип визиток — личные. Они могут содержать имя и  фамилию владельца, а также любую  дополнительную информацию, которую  человек хочет туда внести (адрес  фирмы, номера телефонов, адрес персонального  сайта, электронной почты, звание или  ученую степень). Разновидностью личной карточки является семейная визитная карточка или карточка супругов. Она  используется при знакомстве, рассылке поздравлений друзьям семьи или  прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены на таких  карточках ставится перед именем мужа, адрес указывается по желанию. Как ни странно, но детские визитные карточки тоже существуют. При их оформлении можно несколько отойти от жестких  норм взрослого мира и создать  что-то индивидуальное и интересное. Конечно, такого рода визитки не часто  востребованы в деловых кругах, но иногда они могут оказаться весьма кстати. Например, если ребенок заблудился в супермаркете или уехал в  лагерь отдыха, номер мобильного телефона родителей, внесенный в карточку, будет всегда с ним, а при необходимости, воспитатели смогут им воспользоваться.

Для научных и творческих работников, часто работающих дома, была создана  комбинированная визитная карточка, в которой наряду со служебными (в  левом нижнем углу) указываются и  домашние координаты (в правом нижнем углу). Правда, женщины чаще всего  ограничиваются только служебным номером  телефона. При проведении больших  мероприятий - конференций, презентаций, выставок, фестивалей, их организаторы заказывают большие визитные карточки - бейджи с указанием имени, отчества, фамилии, ученого звания, должности, названия компании, учебного заведения  или научного центра, которые представляет данный участник. Бейджи прикалывают  на левой стороне груди и носят  исключительно в здании, где проходит мероприятие. Пожалуй, бейдж - единственная визитка, на которой иногда уместно размещение фотографии человека рядом с его именем, на остальных карточках такой объект размещать не следует.

Современному человеку помимо деловых  необходимо иметь и светские визитные карточки. Во-первых, считается дурным тоном использовать деловые визитки  в светской жизни, а во-вторых, - такое  разграничение позволит вам без  лишних эмоциональных затрат либо подчеркнуть  официальность отношений, либо выразить свое особое дружеское расположение.

На светских визитках допустимо  указывать сведения о профессии, почетных и ученых званиях. Светскую визитку можно отправить в  качестве приглашения на неофициальный  прием или как сопровождение  чека врачу, нотариусу. Особым шиком  считаются визитки на пергаментной бумаге, заказанные у каллиграфа.

Такие эксклюзивные визитки должен иметь каждый мужчина, считающий  себя джентльменом, дабы отправить  их дамам с цветами или подарком.

Порядок вручения визитных катрочек.

Визитные карточки чаще всего вручают  лично. В этикете действует принцип  первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек  менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность  может проявить более вежливый, более  активный или более заинтересованный человек.

При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах  после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить  и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

Не принято вручать лично  визитную карточку с выражением благодарности  или иных чувств.

Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного  ранее визита. Карточка может открыть  посетителю дверь кабинета занятого должностного лица.

При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы  он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно назвать вслух.

Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы  быть уверенным в ее правильном произношении – произнести вслух.

Получив визитку никаких пометок  на ней в присутствии вручившего делать не стоит, также нельзя вертеть  визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе  или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого – оно  всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее –  вопиющий знак неуважения.

Во время переговоров следует  положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке  какое-либо уточнение, то лучше попросить  хозяина карточки самому сделать  это.

Если визитная карточка прилагается  к подарку, ее вкладывают в коробку  с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.

Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать  короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую  упакованы цветы.

В некоторых случаях визитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нет времени  для составления рекомендательного  письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав  на ней фамилию человека, которого рекомендует.

Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует  написать его имя и фамилию  вверху на визитной карточке, а внизу  указать наименование приема (например: "завтрак"), место его проведения, число и время.

Если на вашей визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения  на открытке и отправить, приколов к  ней визитную карточку, приглашаемому.

При перемене адреса следует послать  деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются  новые реквизиты.

Новый номер телефона можно, в крайнем  случае, вписать и от руки. А вот  вписывать от руки новую должность  считается неприличным. При изменении  должности необходимо срочно печатать новые визитки.

Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором  от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия  и должность адресата.

В один конверт могут быть вложены  визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем  углу каждой карточки карандашом или  ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

Визитные карточки, направленные в  конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер  или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

Женщины ни в коем случае не должны оставлять свою визитную карточку в  доме холостого мужчины.

После представления женщине мужчина  должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для  ее супруга, даже если супругу он не был представлен.

При проведении больших мероприятий  типа симпозиумов, конференций и  т.п. их организаторы заказывают большие  визитные карточки – бейджи, с указанием  имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или  научного центра. Бейджи прикалывают  на левой стороне груди. Их носят  только в здании, где проходит мероприятие.

В ряде пособий для деловых людей  можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку.     Солидному деловому человеку, напротив, вряд ли следует веером разбрасывать свои визитки наподобие рекламных листовок – его репутации это скорее повредит. Зато в обстановке напряженных деловых будней, когда то и дело возникают интересные перспективные контакты, карточки просто необходимо иметь при себе и активно ими пользоваться. Ведь если в ответ на предложенную карточку вы не можете достать свою, это равносильно тому, как если б на вопрос: «Кто вы такой?» – прозвучал бы ответ: «Никто».

 

 

2. Подарки и сувениры.

Делать подарки сослуживцам  и преподносить сувениры партнерам по бизнесу - давняя традиция делового мира. Эта область этикета порождает много кривотолков, но если подарки делаются не с целью подкупа, а для создания атмосферы доброжелательности и налаживания отношений - они могут активизировать бизнес и утвердить благоприятный деловой контакт. 
Цель подарка в деловой жизни - продемонстрировать свои добрые намерения или стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг. 
Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения (правда, некоторые отечественные бизнесмены почему-то считают, что подарки должны делать им "богатые иностранцы"). При следующих встречах обмен подарками становится обязательным. 
       Лучше делать относительно недорогие подарки. 
       Некоторые примеры недорогих подарков, принятых в деловом мире: набор авторучек (или "дорогая" ручка); духи (для женщин), одеколон (для мужчин); декоративная или столовая ваза; курительные принадлежности (только для мужчин); что-нибудь полезное в дорогу (если работа человека связана с частыми разъездами); калькулятор; портфель или папка; спортивная кепка; рулетка; брелок для ключей; набор мелких канцелярских принадлежностей; ножи для бумаги; пресс-папье; кляссер (визитница). 
Хороша для подарков и печатная продукция. Книги - прекрасный и полезный подарок, но надо уметь их выбирать. Можно подарить альбом о стране, городе, высокохудожественное издание, альбом живописи, наборы открыток.   Неплохим подарком могут быть настенные или настольные перекидные календари. 
            Если вас пригласили домой, то в этом случае лучшим подарком являются цветы, в отличие от всех других подарков, без упаковки (исключение составляет дорогая "художественная" упаковка, которою в особо торжественных случаях можно не снимать). 
            В России и некоторых других странах, например Эстонии, букет должен состоять из нечетного количества цветов (четное - для печальных случаев). 
           Следует помнить, что в некоторых странах гортензии и хризантемы символизируют скорбь, а ярко-красные цветы дарят только матери, жене, невесте, т.к. считается, что этот цвет свидетельствует о любви. Если есть сомнения, проконсультируйтесь у местных продавцов. Мужчинам цветов не дарят (за исключением юбилеев). 
            При деловом визите в другую страну уместно дарить художественно оформленные изделия - небольшие скульптуры, гравюры, памятные медали, настенные тарелки и изделия народных промыслов (кроме матрешек и самоваров - они есть практически у каждого иностранца). 
            Личные вещи лучше не дарить. Исключение составляет галстук, входящий в число допустимых сувениров. 
            Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата, раритетов и изделий художественных промыслов, представляющих ценность, картин. 
            Что касается алкогольных напитков, то следует знать, пьет ли человек вообще (на западе многие не пьют, не курят), а если да, то пьет ли виски, джин, водку - то, что вы решили подарить. Исключение могут составить лишь национальные напитки. Имейте в виду, что голую бутылку без фирменной упаковки дарить считается неприличным (сейчас в продаже появились подарочные коробки и бумажные пакеты специально для бутылок). 
        Неприличным считается преподносить крепкие напитки слабому полу. 
Не дарят иконы. Не стоит дарить часы, зеркала, ножи и все острое - на Западе и на Востоке это плохая примета. Осторожным надо быть с посудой - многие опасаются таких подарков. Неразумно дарить животных. 
       Денежный подарок допустим, но не всегда уместен. Руководитель, коллеги по работе могут вручить деньги юбиляру. Друзья, близкие родственники могут преподнести деньги молодоженам. Денежные подарки вручаются всегда в конверте. 
      Подарок можно украсить монограммой с эмблемой фирмы или инициалами лица, которому предназначался подарок. 
     Чаще всего подарки делаются в связи с рождением ребенка; вступлением в брак; повышением в должности; получением награды, премии; получением ученой степени; крупным достижением в любой области; уходом на пенсию; различными датами: совершеннолетие, 30-, 40-, 50-, 60-, 75-летие; годовщинами свадьбы - 5, 10, 15, 20, 25, 30, 40, 50, 60; круглыми датами в трудовой деятельности; за сверхурочную работу, выполненную в неудобное для человека время; за срочную работу; за совершенно бескорыстную, добровольную помощь; человеку, постоянно сопровождающему вас в незнакомом городе. 
     Необходимо иметь в виду, что обычно принято, за исключением редких случаев (таких как бракосочетание, рождение ребенка), делать подарки подчиненным, клиентам, заказчикам, коллегам, обслуживающему персоналу, но не начальству. 
     Следует избегать повторения подарков (исключение - спиртные напитки). Это считается серьезным нарушением этикета. 
     На специальных встречах подарки должны иметь оттенок личного отношения. Нужно четко представлять, кому они будут преподнесены. Если, например, вы вручите президенту фирмы такой же подарок, как и вице-президенту, это будет расценено как оскорбление или, в лучшем случае, как знак вашей полной неотесанности. 
      Особенно чувствительны к нарушениям субординации японцы, корейцы, китайцы и другие представители азиатских обществ, построенных на жесткой иерархии. 
      Каждый подарок должен быть безупречно упакован, даже если это недорогая вещица или маленькая коробочка конфет. Именно упаковка создает у человека первое впечатление о подарке, точно так же, как ваша одежда и ваш служебный кабинет нередко формируют о вас первые впечатления в деловом мире. 
     Особый случай - отказ от подарка. Это очень ответственный поступок, который может быть мотивирован исключительно принципиальной позицией или бестактностью дарящего. Будьте последовательны, не принимайте подарок после долгих уговоров.