Психологическая характеристика стресса

Финансовый  стресс не требует разъяснений. Невозможность  оплатить счета, не обеспечение расходов доходами, затруднения в получении долга, несоответствие уровня зарплаты результатам работы, возникновение дополнительных и финансово необеспеченных расходов, эти и другие обстоятельства могут являться причиной стресса. Внутриличностный стресс заслуживает детального рассмотрения не только потому, что на него обращалось недостаточно внимания, но и в связи с тем, что он может проецироваться на различные жизненные события и влиять на особенности

отношения к  ним и поведение индивида.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Рекомендательное письмо.

 

Другая важная часть  делового этикета - служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток, прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Переписка - это общение в миниатюре, овладение ею - это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями. Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше - на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне "цветистым". Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока. Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д. Это еще одно требование к служебному письму. Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность. При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких "мелочей", как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиентов. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента - это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней. Постарайтесь начинать письмо дружески - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

 

Специалисты по переписке  делят корреспонденцию на шесть  видов:

 

1.Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.

2.Ответные письма с благодарностью.

3. Поздравления.

4. Извинения.

5.Требования и запросы.

6. Соболезнования.

Эти шесть видов писем  в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

 

Служебные записки тоже делятся на виды:

 

1. Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

2. Благодарности и поздравления;

3. Напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние, показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

 

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим  наиболее общие вопросы:

 

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него раньше какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор? Какие у него цели?

И еще один немало значащий момент: письмо должно строиться по схеме: внимание - интерес - просьба – действие. Надо только помнить, что, формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т.п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Действительно, обращение на "ты", особенно публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня интеллекта. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строго соблюдения речевых норм, как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

Деловые беседы, совещания надо стараться проводить за час- полтора часа. Если сроки совещания затягиваются – значит, оно плохо подготовлено. От этого может быть больше вреда, чем пользы. Совещания отнимают уйму времени и не оставляют времени для работы. Коллективное решение вопросов - исключение из правил, а не правило. Нет необходимости сразу всем руководителям нести ответственность за все дела. Коллективная ответственность, как правило, проваливает решение вопроса. Каждый должен отвечать за свой участок работы. Не получится толкового обсуждения вопроса, если на беседу, совещание вы пригласите 20-30 человек. Выступлений будет много, результатов, как правило, никаких. Если вы хотите решить серьезную проблему, то пригласите тех специалистов, которых она непосредственно касается. Дайте им высказаться по очереди. Первыми пусть выскажут свое мнение "нижние чины", затем дайте слово главным специалистам. Не разрешайте никому прерывать речь выступающего. Старайтесь проводить совещания регулярно: в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении (комнате, зале). В противном случае вам никогда не удастся всех собрать. Прежде чем принять решение о проведении совещания, задайте себе следующие вопросы:

Нужно ли это совещание? Что вы хотите на нем решить?

Нельзя ли решить эти вопросы лично вам?

Сколько человек, кого конкретно пригласите на него?

Сколько времени потребует обсуждение вопроса?

Для ответственного совещания, заседания свою речь, доклад готовьте сами. Не отводите себе роль озвучивающего  средства. Специалисты сразу же поймут, владеете ли вы той или иной проблемой. Завершая совещание, сами подведите итоги, соотнесите окончательное решение с поставленными задачами, корректно оцените прозвучавшие на совещании предложения. Рассмотрим еще один из деликатных моментов в деятельности деловых людей - это служебный роман. Довольно часто он, так или иначе, затрагивает каждого, кто трудится в отделе, небольшом офисе и т.д. Есть давняя русская пословица, которую, говоря современным языком, можно сформулировать так: не заводите романов с начальством, с сослуживцами до тех пор, пока один из вас не будет готов сменить место работы. Но нельзя забывать и о том, что именно место работы предоставляет наибольший шанс повстречать и хорошо узнать своего будущего спутника жизни. Как показывает практика, служебные романы превращаются в проблему обычно тогда, когда они порождают или обостряют конфликт интересов. Кроме того, последствия служебного романа зависят от общего уровня культуры конкретного коллектива, от того, какие нравы, обычаи "правят бал" в данной организации. При консервативных порядках чаще всего женщина, ставшая участницей романа на службе, в организации, офисе вызывает осуждение у окружающих. О мужчине с осуждением, как правило, говорят значительно реже. Но, по-нашему мнению, лучше всего уметь держать язык за зубами, независимо от того, нарушены ли кем-либо приличия. Сердечная сфера, сфера интимных отношений - дело настолько тонкое, сложное, что лезть в нее с советами, а тем более торопиться с осуждениями, делать служебный роман предметом пересудов - не стоит. Ну, а объекту внимания - действующим лицам служебного романа - стоит помнить, что в отдельных случаях он может подорвать репутацию или даже разрушить карьеру. Успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях вашей деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации.

 

Стандартные фразы  и выражения деловых писем.

Составитель деловых  писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

- В связи с отсутствием финансовой помощи;

- В связи со сложной экономической ситуацией;

- В порядке проведения совместной работы,

- В соответствии с Вашим письмом;

- В соответствии с  протоколом;

- В ответ на Ваше  обращение;

- В подтверждение нашей договоренности;

- В целях усиления ответственности;

- На Ваше обращение.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

- Просим оказать содействие;

- Просим выслать в  наш адрес;

- Просим принять участие;

- Прошу принять меры;

- Прошу принять к  сведению;

- Прошу довести до  сведения;

- Прошу ликвидировать задолженность.

Сопроводительные  письма обычно начинаются со слов:

- Направляем информацию;

- Возвращаем справочные материалы;

- Высылаем подписанный с нашей стороны договор;

- Посылаем справочную литературу.

Письма-подтверждения начинаются так:

- Подтверждаем,

- С благодарностью подтверждаем.

- Фирма «Крут» подтверждает.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

- Напоминаем, что,

- Напоминаем Вам, что.

В письмах-извещениях такие:

- Сообщаем, что;

- Ставим Вас в известность,  что.

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

- Оплату гарантируем;

- Качество изделия  гарантируем,

- Сроки выполнить гарантируем.

Письма-приглашения могут начинания со слов:

- Приглашаем принять  участие,

- Просим направить представителя.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям

- Ваше предложение  отклоняется последующим причинам.

- Направленный в наш  адрес проект плана совместных  действий изучен. Считаем его  неприемлемым по следующим причинам,

- На Ваше обращение о совместной работе считаем.

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

- Убедительно просим  Вас выделить 10 млн. руб. на  проведение благотворительного  марафона.

- Убедительно просим  направить в наш адрес информацию.

- Убедительно просим  Вас не задерживать ответ.

- Просим извинить за задержку с ответом.

- Надеемся, что наша  просьба будет выполнена.

В последнее время  широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких  писем такая же, как и схема  составления писем-просьб. Они состоят  из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

Рекомендательное письмо.

Целью рекомендательного  письма является предоставление объективной  и всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике или преподавателя о студенте, обычно с поручительством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от организации.

Рекомендательное письмо содержит в себе следующие разделы:

1. Заголовок.

2. Как продолжительно и в каком качестве вас знает рекомендатель.

3. Подтверждение факта работы в компании - что, где, как и когда вы делали (например: «работал с такого-то по такое-то там-то», или «участвовал в таком-то проекте в качестве такого-то»).

4. Краткая характеристика (Какие ваши ключевые достижения может отметить рекомендатель. Какие ваши сильные стороны может отметить рекомендатель).

5. Письмо должно быть на фирменном бланке компании, заверено печатью и подписью (печать необязательна, но желательна).

6. Контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.

Рекомендательное письмо (англ. "Reference Letter" или "Letter of recommendation") - это документ, который предоставляют работодатели, преподаватели или просто знакомые по просьбе тех, кто хочет перейти на другую работу или подает документы на стипендию, грант и т. д. Но, поскольку люди, которых обычно просят написать подобные письма, очень занятые, то и приходится самим претендентам писать самим себе письма о себе любимом. Поэтому необходимо не переусердствовать с похвалами, и постараться подойти к написанию объективно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 125200

Ул. Гончара 67, кв. 32

Василий Романовский

Рекомендательное письмо для Станислава Иванова 
1 июня, 2008 год

 

 

 

 

Вниманию всех заинтересованных лиц:

Мне представилась благоприятная возможность тесно сотрудничать со Станиславом в течение 6 месяцев его работы в компании “Ридан”. Он сидел за соседним столом, и мы совместно работали над несколькими проектами. Мне приятно сообщить, что Станислав проявил себя в коллективе как коммуникабельный, искренний человек и идеальный сотрудник.