Организация и проведение делового приема

   Классический, пришедший из глубин светского этикета  способ - карточка с фамилией, которую  следует положить на самый высокий  бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей - не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо вручается каждому приглашенному при входе в зал.

   Отметим, что если гость сел не там, где  ему предписывалось, его можно  попросить пересесть. Если гость возражает - настаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул.  
Столы для рассадки гостей могут быть поставлены в помещении различным образом: буквой "П",  буквой "Ш", буквой "Т" или иначе⁷:

   Вариант 1. Буква «П»

   Вариант 2. Буква «Ш»

   Вариант 3. Буква «Т»

   Вариант 4. Нестандартный 
Можно придумать и другие способы расстановки столов, однако классические варианты предпочтительнее. 
При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться некоторыми правилами.

   Самые почетные места - это те, которые расположены лицом к свободному пространству, то есть, к входной двери. Однако одновременно с этим почетное место должно быть максимально удалено от входной двери. 
Наименее почетные места - в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки; женщин и мужчин среднего и «более чем среднего» возраста на эти места усаживать не стоит. Некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей прием организации, но одно требование непреложно - женщины должны быть в сопровождении мужчин.

   По  возможности гостей - мужчин и женщин - рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах  мужчин всегда больше.

   Рекомендуемая минимальная площадь поверхности  стола, 
выделяемая для одного гостя, - 60(70)х40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50x40 см, следует все же учитывать, что некоторые люди не смогут комфортно чувствовать себя за столом в этих рамках.

   Украшение стола и сервировка – тоже немаловажный вопрос при организации делового приема. Столы на современных деловых приемах принято накрывать скатертью. Скатерть предпочтительно выбирать белую, но она может быть также любых светлых оттенков (для торжественного обеда, сугубо вечернего приема - только белая скатерть). Рисунок на скатерти и салфетках - одинаковый, купонного характера. Некоторые фирмы заказывают специальное столовое белье с логотипом (логотип - словесная форма эмблемы или товарного знака фирмы) или плоскостным символическим обозначением товарного знака фирмы. Скатерть должна быть ниже края стола на 20-30 см. 
Накрытые столы выглядят изысканно, если посуда по цвету, рисунку гармонирует со скатертью и салфетками.  
Принято украшать стол цветами, свечами, причем хорошо, если вазы для цветов и подсвечники составляют часть сервиза или гармонируют с ним. Сервиз, как и скатерти, можно сделать на заказ, по желанию формируя состав сервиза, и, самое главное, поместить на всех предметах сервиза эмблему или логотип фирмы. 
Вообще, украшение стола и зала (цветами, гирляндами, воздушными шарами) зависит от характера приема, должностного ранга и возраста приглашенных и объекта празднования.  
Расстановка приборов на столе производится с учетом требований симметрии. Важно соблюсти все правила сервировки. 
Следует также иметь в виду, что на деловых приемах одно из правил светского этикета - обслужить сначала женщину, а потом мужчину - не действует. Как уже говорилось ранее, главное - это должностной статус, поэтому начинают обслуживание с почетных гостей, а далее обслуживают всех по очереди. 
Во время проведения самого приема следует обратить на правила поведения за столом. 
Поведение человека за столом - целая наука. Поскольку приемы являются неотъемлемой частью деловой жизни, современные школы бизнеса часто стараются обучить будущих бизнесменов правильно вести себя за столом, проявлять вежливость и предупредительность по отношению к соседям, есть не только красиво, но и «безопасно» для окружающих. 
Главная и самая общая рекомендация, которую можно дать относительно поведения и манер во время присутствия на деловом приеме: постарайтесь сделать свое общество приятным для окружающих. 
Все нормы и правила поведения за столом выработаны многими поколениями и в своей основе имеют, прежде всего, здравый смысл, а также правила гигиены, гуманное отношение к людям и т.п. 
Постараемся рассмотреть основные правила поведения за столом с учетом того, что деловой этикет имеет некоторые отличия от этикета светского. 
Так, например, имеет смысл придерживаться того темпа еды, который установился в целом за столом. Если кто-либо будет есть слишком быстро или слишком медленно, это обратит на него внимание окружающих и отвлечет их от главной цели делового приема, а главной целью, как уже говорилось, является установление и развитие деловых связей и партнерства. Манеры каждого участника приема должны быть таковы, чтобы присутствующие могли сосредоточить свое внимание именно на деловой стороне. 
Элементарные правила поведения за столом — стараться есть и пить тихо, в идеальном случае – беззвучно; не должно быть слышно стука ножей или вилок. Следует отрезать кусочки того, что лежит на тарелке, по потребности, а не нарезать сразу. Если трудно дотянуться до какого-либо предмета на столе, надо попросить его передать, а не вставать с места и, нависая над столом, с риском окунуть рукава пиджака в чужие тарелки, доставать с трудом до желанной салатницы. 
Не следует класть локти на стол (можно задеть соседа или его столовый прибор). На столе находятся только кисти рук, а локти, по возможности, прижаты к телу. За столом следует сидеть прямо, не наклоняясь над тарелкой. 
Не следует забывать и о правилах пользования столовыми приборами (а также о правилах принятия различных видов пищи). Например, вилку и нож принято держать пальцами, а не ладонью. 
Справочники по этикету рекомендуют не доедать с тарелки все до последней крошки. Однако этот совет нельзя принимать как догму. В Германии, например, сочтут, что блюдо гостю не понравилось, если он оставит часть его на тарелке. 
Современные нормы этикета предлагают положить салфетку на колени, чтобы избежать порчи одежды из-за возможного попадания на нее пищи. Но практика показывает, что о салфетке забывают, и она оказывается под ногами сидящих гостей или под столом.  
Еще несколько советов: на деловых приемах чокаться не принято. Уж если это делать, то только по отношению к ближайшим соседям по столу, остальных можно поприветствовать, слегка приподняв бокал, легким наклоном головы. 
Представители принимающей гостей организации садятся первыми, чтобы создать непринужденную атмосферу, в которой приглашенным проще тоже сесть за стол. 
Начинает есть первым тоже хозяин, чтобы подать пример. Но он не должен первым вставать из-за стола: это разрешается сделать только после того, как из-за стола встал последний гость. Не следует бояться того, что в этом случае хозяину придется находиться за столом бесконечно, как уже упоминалось ранее, - начало приема и его продолжительность обозначены в приглашении. 
Мужчина сопровождает женщину к столу, усаживает ее справа от себя, после чего может сесть сам. Право на внимание и помощь мужчины принадлежит женщине, сидящей справа от него, но женщина, сидящая слева, также не должна оставаться вне его поля зрения. Мужчина за столом должен оказывать одинаковые знаки внимания и знакомым женщинам, и женщинам, которым он не представлен. 
За столом принято вести беседу. Если число участников приема небольшое, беседа бывает общей. Если число гостей более 30-40 человек, беседуют рядом сидящие. При этом не принято переговариваться через головы соседей: если очень нужно что-либо сказать соседу, сидящему через одного человека, надо это сделать, отклонившись назад, то есть, за спиной непосредственного соседа, а не перед его лицом.

   Беседа  вообще является основной целью и  сутью деловых приемов. Но за столом не принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут разговаривать потом, когда закончится застолье, длящееся обычно от 1,5 до 2 часов. 
За столом же следует затрагивать общие темы - о погоде, о культуре и искусстве, причем не рекомендуется углубляться в какие-либо темы, так как это может привести к спорам и даже конфликтам.

   Полезно не только говорить в соответствии с правилами этикета, но и уметь  слушать, т.е. не прерывать собеседника, смотреть на него со вниманием и  интересом, давать ему высказать  свою мысль полностью, показать собеседнику (выражением лица, позой и т.п.), что тема разговора интересна.

   Организовывая деловой прием, важно помнить  о меню и очередности подачи блюд. 
Составляя меню (или знакомясь с тем, что предлагает персонал, который будет обслуживать прием), следует придерживаться общепринятой очередности подачи блюд: 
1. Закуска; 
2. Суп; 
3. Рыбное блюдо; 
4. Мясное блюдо; 
5. Сыр; 
6. Десерт; 
7. Кофе. 
Но эту схему можно варьировать.

   Позаботьтесь  и о десертах, и о подаваемых напитках. 
Вот общие принципы составления меню⁸: 
1. Следует учитывать калорийность подаваемых блюд, чередуя более и менее калорийные. 
2. Меню должно состоять из разнородных блюд: например, 
если одно из блюд вареное, другое должно быть жареным; если 
грибы - гарнир к мясу, то не следует подавать грибной суп, и т. д. 
3. Цветовая гамма подаваемых блюд должна быть не однообразной, а пестрой. 
4. Следует учитывать национальные особенности, а также религиозные традиции гостей и не включать в меню блюда, наносящие ущерб национальным или религиозным чувствам. 
5. Не подаются блюда из субпродуктов (печень, мозги и др.) 
6. К кофе в конце обеда не подают торты, пирожные и другие виды выпечки. 
7. Чем больше число блюд, тем меньше порция по объему. 
8. Средний вес предложенных к угощению блюд должен быть 
равен примерно 1 кг на одну персону. 
 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Деловой прием – это один из видов активного общения, используемый на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия.

   Прием в деловой сфере – это, прежде всего, служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, исполняющих роль гостей. Поэтому к приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

   Приемы  необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и был посвящен мой реферат. 
Работа по подготовке приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ  

1. Блоштейн Е.А., Линчевский Э.Э., Симонов Р.А. Этика и психология книготоргового предпринимательства: Учеб. пособие. – М.: Изд-во МГУП, 2000. – стр. 71-73

2. Ботавина Р.Н.  Этика деловых отношений: Учеб. пособие.  – М.: Финансы и статистика, 2002. – стр. 86-107

3. Горбатов А.В., Елескина О.В. Деловая этика: учебное пособие / ГОУ ВПО «Кемеровский государственный университет » - Кемерово, 2007. – стр. 107-114

4. Кузнецов И.Н.  Деловое общение и этикет: Учеб. пособие для студентов вузов.  – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – стр. 182-193, 258-276