Организация и проведение делового приема

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

 

   ВВЕДЕНИЕ

   Деловое общение включает беседы не только за столом совещаний и переговоров, но и обсуждение вопросов на деловых  приемах в сочетании с застольем. Такое общение нередко дает значительный эффект. На деловых приемах люди знакомятся друг с другом, устанавливают первичные контакты, которые впоследствии могут превратиться в деловое сотрудничество. Ведь в неофициальной обстановке партнеры могут обменяться дополнительной информацией, лучше узнать друг друга, что приносит пользу для заключения сделок и контрактов. Вот почему деловой прием - одна из важнейших форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации.

 

   1 Цель и назначение деловых приемов

   Деловой прием – это один из видов активного общения, используемый на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия. Его назначение:

• обсуждение возможностей совместной деятельности,
• получение дополнительной информации о предполагаемом партнере,
• предварительное выяснение возможного вклада сторон (долевого участия) в ходе совместной деятельности,
• предварительное обсуждение условий делового партнерства и сотрудничества,
• достижение договоренности о проведении рабочих переговоров для подготовки проекта контракта¹.

   Деловые приемы обычно не протоколируются. Решения и договоренности принимаются в устной форме. Официальный (обязательный) характер принятых решений обеспечивается участием в деловых приемах представителей руководства каждой из сторон.

   Деловой приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём может проводиться:

   а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации;

   б) по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации  фирмы-партнёра;

   в) в  порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

   Деловые приемы, хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок. 
    Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке².

   Очевидная польза от организации приема состоит  еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда  ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды.

   Многоразовые  встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация  приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

   Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров³. 
Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.

   Однако  стоит напомнить, что участие  сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. 
Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а, следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

   Если  же менеджер работает на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются. На протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль обслуживающего персонала, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании⁴. 

   2 Виды  деловых приемов

   Деловые приемы можно классифицировать следующим  образом:

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;
• приемы стоя, то есть, без посадочных мест.

   Кроме того, приемы можно разделить на:

• дневные приемы (рабочий завтрак, завтрак);
• вечерние приемы (коктейль, бокал шампанского, обед).

   Рассмотрим  конкретные виды дневных приемов:

   1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа.

   Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени. 
Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико — не более пяти человек. 
Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются.

   2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа.

   Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно или два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение).

   Стоит отметить, что обычно дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние. 
Перейдем к вечерним приемам: 
1. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов.

   2. "А ля фуршет" (в переводе с французского “a la fourchette” – «вилкой»). Продолжительность у этого вида приема та же, что и у "коктейля", время начала приема - также около 17 часов.

   Этот  прием проводится стоя, но есть следующее  отличие: на 
приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, то есть, держа тарелку в левой руке, а вилку -  в правой.

   Одежда  на двух последних видах приемов  должна быть: для мужчин обычный  костюм, но более темного цвета, для  женщин – нарядные костюмы, возможны яркие украшения.

   3. Буфет-обед («Шведский стол») - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5—3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку один длинный стол в данном случае неудобен, принято расставлять несколько небольших столов на 4-6 человек. 
4. Обед - самая торжественная форма приема. На обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются). 

   3 Правила  организации и проведения деловых  приемов

   В международном этикете довольно подробно регламентирован порядок организации и проведения приемов. В России придерживаются международных норм и правил проведения деловых приемов.

   Подготовка  приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

   Прежде  всего, следует подготовить приглашения. Обычно они выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки. В приглашениях дата отправления и подпись не ставятся. Рассылать их лучше за 10-12 дней до мероприятия.

   Первые  строки приглашения дают информацию о том кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием (используются обороты «приглашает» или «имеет честь пригласить»).

   Иногда  фирма-хозяйка отправляет приглашение  другой фирме без указания фамилий приглашенных. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список приглашающей фирме. Однако первым лицам фирмы всегда посылаются именные приглашения.

   Во  второй части приглашения указывается форма приема, когда он состоится и где.

   Приглашение, как правило, содержит просьбу о  подтверждении намерения присутствовать. Принято эту просьбу обозначать заглавными буквами R.S.V.P. (в переводе с французского “repondez s’il-vous-plaot” – «Ответьте, пожалуйста»). Все общепринятые условные тексты (такие, как представленный выше) всегда пишутся на французском языке (Франция считается «страной галантности», хоть родиной этикета и является Италия). Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских⁵.

   Ответить  на приглашение и подтвердить  свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение  суток со дня получения приглашения. При этом подтверждение можно сделать по факсу или телефону, а вот отказ должен быть оформлен в письменной форме с кратким указанием причины отсутствия.

   Приглашение печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы – виньетки, цветы и т.д. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и использованием обязательных «формул вежливости» - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

   После того, как определен состав участников обеда и им разосланы приглашения, составляется план размещения гостей за столом, который требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения  гостей. От этого основного правила не может быть никаких отступлений, так как нарушение старшинства гостей может быть воспринято не просто как невежество, но и как сознательное оскорбление гостю⁶.

   Итак, перейдем к правилам рассадки гостей.

   При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки. 
Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или даже сотен человек, а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

   Современные организации часто имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа гостей. В небольшом зале неразумно устраивать приемы для большого числа гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно в большом, просторном зале. 
Строгих норм нет, но оптимальным будет расчет - не менее 10м² на человека, включая и место за столом. 
Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных.